Saya telah mewarisi produk dengan desain tidak konsisten dengan nomor komponen yang sama. Apa yang saya lakukan?

Saya sekarang bertanggung jawab atas lini produk perusahaan saya telah pengiriman selama satu dekade. Salah satu insinyur produk sebelumnya adalah ... haruskah kita katakan, kurang teliti tentang keberlanjutan dan dokumentasi yang tepat. Kami telah mengirimkan ratusan unit, dari beberapa varian desain, dengan nomor komponen yang persis sama . Manual saat ini hanya mencerminkan satu varian, yang berarti banyak pengguna tidak dapat menggunakannya. Dan kami memiliki banyak contoh di mana pengguna telah mencoba untuk memesan ulang unit dengan nomor bagian, hanya untuk menemukan bahwa apa yang kami kirimkan tidak sesuai dengan apa yang sudah mereka miliki.

Jelas, ini mengerikan. Seseorang tidak mengubah spesifikasi atau antarmuka pengguna suatu produk tanpa juga mengubah nomor bagian. Kami akan menghindari hal-hal seperti itu di masa depan. Tapi pertanyaan saya adalah tentang masa lalu.

Kami memiliki, di atas kertas, dokumentasi yang menunjukkan varian desain apa yang sesuai dengan setiap nomor seri. Pemikiran saya adalah membuat spreadsheet, dan memberi nama setiap varian secara retroaktif, sehingga kami setidaknya dapat mendukung pengguna yang memanggil atau memesan ulang. Kami kemudian akan membuat manual yang tepat sehingga pengguna dapat, berdasarkan nomor seri mereka, memahami operasi unit yang mereka miliki.

Tapi saya hanya mengada-ada solusi itu. Terpikir oleh saya bahwa mungkin ada metode formal, standar industri untuk menangani hal-hal seperti itu. Apakah ada cara yang benar secara prosedural untuk menangani basis instalasi yang ada?

Saya tidak berpikir ada jalan keluar standar formal dari kekacauan ini.

Berita baiknya adalah bahwa paling tidak melacak perubahan berdasarkan nomor seri. Menciptakan model yang berbeda setelah fakta tampaknya tidak ada gunanya karena pelanggan tidak akan tahu model apa yang mereka miliki. Dari tampilan pelanggan, ini semua adalah satu model tetapi berbeda berdasarkan nomor seri. Dokumentasikan seperti itu.

Anda bisa membuat manual yang berbeda untuk rentang nomor seri yang berbeda jika perubahannya besar, atau memiliki bagian sesekali dalam manual yang hanya berlaku untuk rentang nomor seri tertentu.

Pastikan bahwa pelanggan dapat dengan mudah menemukan nomor seri unit yang mereka miliki. Ini harus dijabarkan dengan sangat jelas tepat di awal manual. Ini harus memperingatkan pelanggan bahwa ada variasi yang signifikan antara nomor seri, dan bagaimana tepatnya mengidentifikasi nomor seri unit mereka, dan kemudian secara konsisten menggunakannya di seluruh manual ketika perbedaan harus dicatat.

Mungkin ide yang baik untuk meletakkan bagan di bagian depan manual yang secara singkat menunjukkan fitur yang ada di mana rentang nomor seri. Anda kemudian dapat juga menyebutkan nama masing-masing varian, seperti A, B, dll, lalu merujuknya pada bagian lain dari manual. Anda bahkan dapat menyarankan kepada pelanggan bahwa mereka melingkari varian yang mereka miliki, atau meninggalkan tempat yang sangat jelas untuk menulis huruf varian mereka di dalam sampul depan sehingga mereka dapat dengan mudah membalikkannya ketika berhadapan dengan bagian yang berbeda dengan varian.

Melacak berbagai versi produk dengan nomor seri adalah ide yang bagus, tetapi berhati-hatilah untuk membuat standar juga. Bertahun-tahun yang lalu ketika bekerja untuk sebuah pabrik elektronik dalam pelayanan dan perbaikan, saya menemukan dua unit; satu adalah nomor seri 0024, yang lain adalah 00024. Mereka telah berubah dari nomor empat digit menjadi lima digit dan dalam proses menciptakan duplikat (kecuali untuk jumlah nol terkemuka). Untuk menghindari kebingungan di masa mendatang, kami mengganti label empat digit menjadi 0024A. Mungkin bukan jawaban terbaik, tetapi berhasil. Anda mungkin perlu melakukan hal serupa. Saran untuk mendokumentasikan berbagai versi dalam satu dokumen dengan subbagian dan catatan adalah saran yang bagus, jika dilakukan dengan benar.

Cara formal untuk menghindari situasi seperti ini disebut manajemen konfigurasi . Bahkan dengan proses formal semacam itu ada kesempatan bahwa rekayasa mengalami skenario seperti itu. Salah satu yang terbaru adalah Takata Air Bag Recall . Karena itu ada banyak contoh untuk menangani skenario seperti itu, tetapi satu ukuran tidak cocok untuk semua.

Berikut adalah beberapa saran untuk mengatasi masalah saat ini juga menghindari situasi di masa depan:

1. Pelanggan Anda adalah raja, jadi lacak dan dokumentasikan semua pelanggan yang terpengaruh.
2. Perbaiki desain menggunakan praktik rekayasa suara. Merevisi semua teknik dan dokumentasi lain untuk mencerminkan perubahan.
3. Beri tahu semua pelanggan tentang situasi dan tindakan perbaikan yang dimaksud.
4. Kembangkan dan rencanakan untuk mengingat materi yang cacat dan ganti materi dengan desain yang direvisi. Industri otomotif dan medis sering memiliki penarikan. Ini mungkin tempat yang baik untuk mulai mencari ide.
5. Jadilah proaktif sebagai lawan menjadi reaktif. Bergantung pada basis industri dan pelanggan, kemungkinan kewajiban dan litigasi perlu dipertimbangkan.
6. Menerapkan sistem manajemen konfigurasi yang baik. Sistem ini harus menangkap permintaan perubahan teknik, mengimplementasikan perubahan, dan memberi tahu perubahan kepada pelanggan (ECN - Pemberitahuan perubahan teknik)
7. Jika tidak ada, pertimbangkan untuk melembagakan sistem kualitas tipe tertentu.

Referensi :

• Manajemen konfigurasi
• ISO 9000 - Manajemen kualitas