Hai, saya bekerja sebagai desainer grafis utama / printer di toko tanda. Kami memiliki aliran pekerjaan konstan yang tidak berhenti. Tekanannya berfluktuasi tetapi cukup konstan.

Saya ingin mendengar jika ada yang memiliki saran atau sistem yang dapat saya terapkan untuk membantu mengelola dan merasa terkendali dalam manajemen dan proses desain.

Saat ini saya berkencan bekerja pada hari saya menerimanya dan memesan tumpukan dari kerangka waktu terpendek hingga terpanjang. Direktur saya meminta agar saya berusaha menyelesaikan pekerjaan dalam waktu 2 hari, tetapi saya tidak mengikuti.

Bagian besar tidak hanya saya juggling tugas pencetakan proyek tetapi juga memberikan waktu untuk pekerjaan mendesak yang terus mendorong tumpukan.

Adakah saran atau cara lain yang telah menangani beban kerja di sana? Ini adalah pekerjaan desain pertama saya yang telah saya jalani selama 3 1/2 tahun dan saya hanya merasa mungkin ada beberapa cara yang lebih cerdas di luar sana untuk membuat hari-hari saya tidak terlalu menegangkan!

Jawaban yang mudah akan mendapatkan desainer lain tetapi itu tidak sepenuhnya terserah saya :)

Apakah Anda pernah mencoba yang seperti Trello ?

Trello adalah alat yang bagus untuk mengatur tugas-tugas dalam proyek dan sangat ramah pengguna. Dan gratis untuk penggunaan dasar. Ini dirancang untuk perusahaan yang mempraktikkan Agile Development, tetapi ini bagus untuk siapa pun yang ingin melacak apa yang terjadi di setiap titik dalam pengembangan proyek (saya menggunakannya pada pekerjaan harian dan untuk proyek pribadi saya sendiri).

Contoh cara mengatur:

1. Buat Dewan baru untuk setiap klien.
2. Di Dewan itu, buat Kolom untuk melacak langkah-langkah kemajuan.
3. Dalam Kolom kartu langsung untuk setiap proyek / tugas.

Contoh bagaimana Anda dapat melacak kemajuan pada proyek tertentu ( item tebal adalah nama kolom):

• Proyek Diterima: Di sinilah proyek dimulai. Ketika tugas baru diterima, seseorang membuat kartu untuknya, dan menambahkan perancang kepadanya yang akan mengerjakannya. Anda juga dapat menambahkan label khusus atau bahkan tanggal jatuh tempo ke kartu yang berubah warna saat tanggal semakin dekat.
• Brainstorming: Ketika seseorang siap untuk mengerjakan tugas, pindahkan kartu ke kolom ini, kemudian lakukan beberapa brainstorming dan tambahkan foto apa pun dari seshe atau sketsa boarding putih yang mungkin Anda miliki.
• Mock-up: Pindahkan kartu ke sini, dan setelah Anda memiliki beberapa comp rendah kesetiaan Anda dapat melampirkannya
• Revisi: Pindahkan kartu ke kolom ini untuk menunjukkan bahwa perancang sedang dalam proses memasukkan umpan balik dari klien atau rekan. Anda dapat menambahkan komentar tentang apa yang dibahas dalam rapat atau melalui telepon. Komentar bertanda waktu, sangat berguna jika Anda perlu kembali lagi nanti.
• Pra-Pers: Jika proyek Anda sedang dicetak, pindahkan kartu ke sini untuk menunjukkan bahwa perubahan tidak lagi dilakukan, dan file sedang disiapkan untuk pers.
• Selesai: Kolom terbaik! Ketika kartu bergerak di sini, ada sejarah komprehensif tentang segala sesuatu yang telah terjadi selama masa proyek. Dan jika Anda telah membuat papan untuk setiap klien, Anda memiliki toko serba ada yang terorganisir untuk kembali dan melihat semua yang telah Anda lakukan untuk mereka.

Itu hanya sebuah contoh. Anda juga dapat memiliki satu papan besar dan menggunakan kartu baru untuk setiap proyek klien +. Apa pun yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Saya sarankan bermain-main dengannya (karena gratis) untuk melihat apakah itu cocok untuk alur kerja dan gaya Anda.

Banyak, banyak, banyak bulan lalu saya memiliki pekerjaan di lingkungan produksi yang membutuhkan perputaran cepat "desain". Saya menggunakan tanda kutip karena pada kenyataannya jauh lebih banyak pengaturan huruf dan tata letak atau produksi daripada desain yang sebenarnya.

Ini benar-benar posisi yang tak ternilai bagi karier saya secara keseluruhan. Itu memberi saya pijakan yang kuat dalam produksi yang hanya melayani saya dengan baik selama bertahun-tahun. Jadi, meskipun mungkin lebih banyak produksi daripada desain, ada banyak yang bisa dikatakan untuk menghabiskan beberapa tahun di lingkungan seperti itu.

Ketika saya bekerja di posisi ini, saya biasanya memuntahkan 70-100 proyek setiap hari . (tidak berlebihan, saya terus melacak) Memang banyak di antaranya sederhana "letakkan nama pada templat kartu nama" atau hal-hal semacam itu. Tetapi ada segunung pekerjaan dan hanya saya yang harus menjalani semuanya. Ini sebelum zaman internet, kembali dengan 8MB RAM adalah BESAR (ya MEGAbytes). Dengan Photoshop 3/4, Illustrator 7/8 dan QuarkXPress 2/4 (YUCK!) ... Jadi ... sudah cukup lama. Sistemnya lebih lambat dan semuanya membutuhkan waktu lebih lama sehingga membuat rekan kerja yang terbiasa memberi saya ruang bernapas memang membutuhkan usaha.

Apa yang saya pelajari untuk membantu dalam organisasi ....

1. SETIAP pekerjaan harus memiliki tiket kerja yang menjelaskan apa yang diperlukan. Tiket ini harus diisi oleh rekan kerja yang meminta pekerjaan. Tiket yang tidak lengkap atau tidak jelas hanya akan menunda produksi dan penundaan dipahami karena rekan kerja, bukan saya. Ini berfungsi untuk mendapatkan tiket kerja yang akurat dan jelas sebagian besar waktu.
2. Tiket pekerjaan ditumpuk sebagai yang pertama diterima, pertama selesai, tidak ada pengecualian . Tiket baru ditempatkan di bagian bawah tumpukan.
3. Saya, secara pribadi, tidak pernah melompat tumpukan. Apa pun yang ada di atas ... adalah apa yang saya kerjakan selanjutnya tidak peduli apa itu atau apa yang saya "rasa" sukai. Tiket pekerjaan teratas adalah yang harus dilakukan selanjutnya dalam semua kasus.
4. Di posisi saya, saya memiliki 6 orang yang mengajukan tiket kerja. Saya memberi masing-masing orang itu hanya 2 peluang "terburu-buru" per minggu. Ya, Anda akan berulang kali mendapatkan permintaan untuk "melompati garis" tetapi semua yang dilakukan adalah menyebabkan tumpukan. Jadi dengan memberikan 2 peluang untuk meminta terburu-buru, mereka menggunakannya dengan hemat daripada untuk setiap tiket.
5. Kesalahan / koreksi karena kesalahan saya selalu diperlakukan sebagai proyek terburu-buru dan diselesaikan "berikutnya". Jadi, tidak pernah ada lebih dari satu hari keterlambatan koreksi. Jenis kesalahan ini paling umum adalah hal-hal seperti kesalahan ketik atau ketidakselarasan - perbaikan cepat dan mudah.
6. Kesalahan / koreksi karena tiket kerja yang salah selalu selesai pada pukul 10:00 hari berikutnya. Jadi tidak pernah ada penundaan sebanyak itu juga. Tapi kesalahan ini mungkin memerlukan lebih dari perbaikan kesalahan ketik cepat.

Selain mengelola aliran pekerjaan, menjaga struktur file yang terorganisir dengan baik di komputer juga penting . Bagaimana Anda mengatur berbagai hal tidak sepenting seberapa intuitif organisasi itu bagi Anda. Anda perlu memastikan Anda menggunakan konvensi penamaan file dan direktori yang memungkinkan Anda menemukan sesuatu dengan cepat. Jangan beri judul semua file kartu bisnis "BusCard1.indd" yang tidak membantu. Gunakan pengidentifikasi unik di semua nama file - nama perusahaan + tipe file (yaitu McDonalds_BusinessCard.indd) atau apa pun, asalkan tidak generik. Ini memungkinkan Anda untuk mencari lebih akurat dan mengidentifikasi konten file hanya dengan judul file.

Di dunia sekarang ini .. Saya membayangkan sebagian besar tiket pekerjaan yang saya miliki sekarang adalah email. Jadi, saya mengatur alamat email khusus untuk tiket kerja saja dan mengonfigurasi beberapa folder kotak masuk ... Baru, Selesai, Tertunda, Terburu-buru. Semua email tiket baru akan diarsipkan di folder baru, kemudian dipindahkan ke orang lain. Urutkan direktur baru dalam urutan menurun dan email apa pun yang ada di atas daftar adalah proyek selanjutnya yang harus diselesaikan.

Saya tidak tahu bahwa semua ini akan membantu Anda secara khusus. Begitulah cara saya menangani berbagai hal. Satu hal penting yang saya pelajari adalah berbicara jika Anda merasa terlalu banyak didorong. Tidak ada yang akan memutuskan untuk memberi Anda hari ekstra untuk sesuatu. Kemungkinan besar semua yang Anda sentuh diinginkan HARI !!!!!!!!. Jadi terserah Anda untuk menetapkan harapan. Buat orang terbiasa dengan 2 hari turnaround pada tiket baru karena beban kerja Anda, dan 1 hari pada pengeditan, koreksi, atau pembaruan ... maka pada akhirnya Anda mungkin bisa membuat mereka menyesuaikan diri dengan turnaround 3 hari untuk yang barutiket. Ini akan memberi Anda sedikit ruang bernapas. Kebenaran dari masalah ini adalah saya masih menangani hal-hal seperti ini hari ini .. proyek-proyek baru selalu ditetapkan dengan beberapa hari atau minggu untuk pengiriman awal - sementara pengeditan, koreksi, atau pembaruan untuk proyek-proyek yang ada selalu diselesaikan sesegera mungkin.

Itu tidak berarti saya membatalkan semuanya begitu ada koreksi / pembaruan. Namun, ketika saya sedang mengerjakan proyek baru dan saya sampai pada titik di mana saya perlu istirahat darinya atau saya perlu memberikan beberapa ruangan jadi saya bisa melihatnya dengan mata "segar", saya mengambil koreksi / pembaruan dan memuntahkannya. Saya hanya tidak memulai proyek "baru" sampai proyek "baru" terakhir siap dan tidak ada koreksi / pembaruan yang tersisa untuk dilakukan.

Saya juga punya kebiasaan menghabiskan satu atau dua jam pertama hari melakukan pekerjaan kasar seperti koreksi / perubahan / pembaruan. Karena estetika mungkin sudah dipilah, ada sedikit daya kreatif yang dibutuhkan untuk itu. Jadi, ini secara tradisional merupakan cara yang baik bagi saya untuk mendapatkan hal-hal yang lebih kreatif di kemudian hari.

Tidak ada gangguan

Yang paling penting adalah: Anda tidak perlu repot sepanjang hari oleh permintaan salesman, telepon dan gangguan lainnya. Jika Anda bekerja dengan tim, salah satu tim harus menjadi manajer dan mengurus semua hal ini.

Tidak hanya gangguan menyebabkan buang-buang waktu, tetapi mereka juga menyebabkan kesalahan karena mereka mengalihkan perhatian Anda dan tim Anda. Dari pengalaman saya, ini adalah faktor besar yang mempengaruhi produktivitas. Jika Anda perlu banyak menjawab telepon, itu perlu diubah; orang perlu membiasakan diri menulis kepada Anda, berbicara dengan manajer atau menggunakan sistem folder yang saya sebutkan di poin berikutnya. Itu sangat penting.

Folder

Setiap proyek harus memiliki folder dengan nomor. Semua file harus dinamai sesuai untuk pengambilan cepat saat diarsipkan atau saat Anda perlu mengerjakannya.

Setiap folder harus diisi oleh penjual dengan instruksi yang jelas; harus ada tempat untuk ukuran, warna, tanggal diterima, tanggal pengiriman dan catatan tentang file yang sudah disediakan. Jika terburu-buru, ini harus disetujui oleh departemen estimasi atau siapa pun yang menetapkan harga untuk proyek. Kalau tidak, Anda akan berakhir melakukan rush yang tidak terlalu terburu-buru.

Ketika Anda menerima folder, jika instruksi ini tidak jelas atau tidak lengkap, manajer (atau Anda) harus mengirimkannya kembali ke wiraniaga dengan catatan tentang apa yang hilang. Folder ini kembali pada akhir baris! Seiring waktu, orang-orang penjualan akhirnya menjadi lebih berhati-hati karena mereka menderita kurangnya perawatan dan perhatian; tetapi Anda akan menghemat banyak waktu dengan cara ini dan alur kerja Anda tidak akan berhenti atau melambat karena ini.

Yang juga nyaman tentang instruksi adalah Anda dapat memverifikasi pekerjaan Anda sendiri dengan lebih mudah. Instruksi harus ditulis dengan cara poin-poin, seperti 1.2.3.4 .... Setelah Anda melakukan satu baris instruksi, Anda dapat memberi tanda centang di sebelahnya. Dengan cara ini Anda tidak melupakan apa pun. Instruksi tidak perlu ditulis dalam paragraf besar atau akan membingungkan.

Cara Anda dapat membuat "folder" ini adalah dengan menggunakan amplop coklat normal atau membuat yang kebesaran yang dapat Anda gunakan kembali; dan di masing-masing menggunakan 17x11 "lembar dicetak dilipat 2, dan bidang cetak dan garis-garis pada mereka sebagai brosur yang akan diisi oleh orang-orang penjualan Anda. Setiap set bukti harus memiliki folder sendiri untuk menghindari kebingungan. Dan semua ini lembaran harus mudah ditemukan di amplop, dengan cara ini Anda selalu memiliki referensi jika Anda perlu memverifikasi sesuatu dari bukti / permintaan sebelumnya.

Mengisi kertas kadang-kadang tampak menjengkelkan tetapi ketika Anda memiliki barang yang ditulis, Anda memiliki bukti dan Anda juga memiliki referensi yang dapat Anda percayai jika ingatan Anda gagal. Apalagi dengan banyak tekanan, sangat membantu menggunakan sistem dengan jejak kertas seperti ini. Ini juga memaksa departemen lain untuk melakukan pekerjaan mereka dengan benar sehingga Anda tidak perlu membuang waktu untuk melakukan "teka-teki" atau menghabiskan waktu untuk hal-hal yang seharusnya tidak Anda lakukan. Anda tidak perlu berdiri untuk mengganti papan, Anda cukup mengisi folder Anda dan meletakkannya dengan buktinya.

Buru-buru

Tidak ada cara Anda bisa menghentikannya dan beberapa perusahaan menghasilkan uang besar hanya karena mereka dapat memberikan terburu-buru yang tidak bisa dilakukan orang lain. Mungkin saja Anda bekerja untuk salah satu dari mereka! Jadi, satu-satunya hal yang dapat Anda lakukan adalah memastikan Anda memiliki alur kerja yang efisien dan tidak ada proyek yang memperlambatnya.

Tetapi ada beberapa batasan untuk apa yang bisa dilakukan. Yang perlu dilakukan terlebih dahulu adalah mengevaluasi berapa banyak proyek yang dapat dilakukan dalam sehari dan berapa banyak terburu-buru yang perlu dilakukan juga.

Biasanya, departemen estimasi Anda atau orang-orang yang telah menetapkan harga untuk pekerjaan harus TAHU berapa jam yang seharusnya dihabiskan untuk setiap proyek dan Anda juga harus diberitahu tentang hal itu. Logikanya, jika Anda bekerja 8 jam sehari, mereka harus merencanakan sekitar 5-6 jam maks proyek normal dan meninggalkan Anda 2-3 jam untuk kesibukan. Apalagi jika Anda menghitung waktu makan siang dan berhenti. Dengan cara ini Anda akan memiliki waktu untuk sejumlah proyek yang perlu dilakukan hari itu dan masih akan memiliki waktu ekstra untuk keadaan darurat yang tidak terduga. Dan jika Anda tidak terburu-buru suatu hari, Anda hanya akan memulai proyek di hari berikutnya! Begitulah cara Anda akan selalu menyelesaikan semuanya tepat waktu.

Manajer Anda tidak dapat memberi Anda 14 jam kerja dalam sehari dan menambah kesibukan, dan berharap Anda tepat waktu; pada titik tertentu, kualitasnya akan menurun dan / atau Anda akan terbakar! Lagi pula, itu tidak masuk akal; Anda tidak dapat membuat waktu, Anda hanya dapat menggunakannya dengan lebih baik! Jika mereka menginginkan ini, mereka perlu merekrut lebih banyak desainer atau manajer sehingga Anda dapat bekerja dengan tenang dan penuh waktu di proyek-proyek tersebut.

Jika bos Anda meminta Anda permintaan khusus, Anda melakukannya tetapi mereka tetap cocok dengan sistem seperti yang disebutkan di atas. Sangat normal dia melakukan ini dan harus dianggap sebagai terburu-buru; tetapi jika Anda dapat dengan bebas berbicara dengannya dan bertanya kepadanya apakah itu dapat dilakukan sebagai proyek normal, dia akan dengan senang hati memberi Anda lebih banyak waktu untuk permintaan ini. Ini urusannya dan dia ada di sana untuk mendapatkan uang.

Susunan acara

Seperti dijelaskan di atas, setiap proyek harus memiliki periode waktu yang tepat yang dihitung untuk masing-masing proyek. Anda dapat menggunakan bagan Gantt jika dapat membantu Anda memvisualisasikan alur kerja dengan lebih baik tetapi terus terang, itu adalah sesuatu yang harus digunakan oleh departemen yang menyiapkan pekerjaan untuk Anda. Dengan alur kerja 2 hari yang cepat, hampir tidak ada gunanya membuang waktu memperbaiki grafik.

Satu hal: Jangan berjanji terlalu banyak untuk menyenangkan orang lain. Jadilah realistik. Saya tidak tahu bagaimana lingkungan tempat Anda bekerja, tetapi biasanya semua departemen akhirnya meminta para desainer untuk permintaan tambahan atau lebih banyak perhatian pada proyek mereka sendiri. Anda harus berhati-hati tentang hal ini dan tetap mengikuti jadwal folder Anda sendiri dan menghormati tanggal pengiriman untuk proyek yang direncanakan akan dilakukan dan kesibukan yang sebenarnya. Kalau tidak, Anda akan berakhir dengan menghukum diri sendiri dan rekan kerja lainnya yang terorganisasi dengan baik.

Penamaan file

Ini adalah sistem yang bekerja dengan sangat baik:

Apa konvensi penamaan file yang Anda gunakan untuk kontrol versi?

Ketika saya dulu bekerja di bawah aliran tugas lama dan baru yang konstan, alat terbaik saya adalah Gmail, Finder di OS X, catatan notebook, dan InDesign.

Di Gmail , klien saya (atau mungkin direktur Anda) akan mengirim saya email dengan tugas. Email memiliki tanggal dan kadang-kadang bahkan tenggat waktu, jadi itu nyaman. Anda juga dapat membuat folder, itu nyaman juga. Jika Anda terus mengatur email Anda ke dalam folder, atau mungkin meninggalkan yang untuk tugas sedang berlangsung di atas kotak masuk Anda, saat Anda menyalakan komputer di pagi hari Anda melihat email dari pekerjaan yang sedang berlangsung dan mungkin tenggat waktu sebagai baik.

Di Finder OS X , saya biasanya memberi tanggal pada setiap folder yang saya buat, dan membuat folder untuk setiap tugas baru. Misalnya "2015-08-05-Client-name-project-name". Memberi nama seperti ini sangat penting karena itulah cara Anda dapat mencari komputer Anda untuk segala sesuatu yang dibuat di "2015-08" misalnya, dan dengan mudah mengurutkan hasil berdasarkan nama atau tanggal yang dimodifikasi. Selain itu, Anda dapat membiarkan folder dengan pekerjaan yang sedang berjalan terbuka di Finder Anda, karena Finder membuka kembali folder yang dibiarkan terbuka saat startup.

Dalam InDesign , yang merupakan tempat sebagian besar pekerjaan terjadi untuk banyak desainer, banyak proyek dapat dibuka secara bersamaan. Dan, seperti halnya Finder, ia membuka kembali proyek yang sedang berjalan setiap kali Anda menutup dan membuka kembali aplikasi. Oleh karena itu, Anda dapat memiliki 15 proyek di tab secara berdampingan di InDesign dan beralih dari satu proyek ke proyek lainnya hingga selesai. Jika mereka terbuka di tab, itu berarti mereka belum selesai, di sana, di bawah mata Anda. Setelah selesai mengekspor dan mengirimkannya ke printer, Anda dapat menutup tab.

Akhirnya, menyimpan catatan dalam buku catatan juga merupakan cara yang baik untuk mengatur. Buatlah daftar semua tugas yang sedang berlangsung, tulis batas waktu untuk masing-masing tugas, dan hapus atau hiasi dengan penanda besar saat selesai. Dengan cara ini Anda hanya akan melihat apa yang harus dilakukan. Kadang-kadang tulis kembali di lembar baru tzsks saat ini atau setelah pertemuan dengan bos Anda.