Mencari Waktu untuk Tugas-tugas Penting tetapi tidak Mendesak [ditutup]

OK, ini adalah pertanyaan non-teknologi, tapi saya pikir ini berkaitan dengan banyak sysadmin, terutama di toko-toko kecil.

Ada banyak tugas yang tidak terkait dengan proyek, atau operasi sehari-hari yang tidak menambah nilai yang terlihat bagi organisasi, tetapi tetap penting. Saya sedang memikirkan hal-hal seperti Mendokumentasikan Jaringan atau Proses, Meneliti alat / teknologi / proses baru, pengembangan bawahan, pengarsipan dokumen.

Semua ini penting, tetapi karena itu tidak berakhir pada Gantt Chart, atau langsung mengakibatkan bos Anda meneriaki Anda jika Anda melewatkannya, dapatkah hal lain diabaikan.

Bagaimana Anda memastikan bahwa Anda menutupi ini?

Saya telah mencoba menambahkannya ke sistem manajemen tugas saya, menjadwalkan janji temu berulang dalam kalender saya untuk hal-hal seperti "Riset Teknologi Baru". Tapi ini cenderung sangat mudah untuk diabaikan / dicoret minggu ini, dll.

PS, saya suka manajemen kalender tag, seperti yang dikatakan orang-orang di Manajer-Alat , Anda dapat mengelola kalender Anda, tetapi waktu adalah konstan, Anda tidak dapat mengaturnya untuk membuat lebih / kurang atau untuk mengubah seberapa cepat / lambatnya berlalu.

Karena ini subjektif, saya pikir saya hanya akan membuang yang paling membantu saya. Semua dari mereka dapat ditemukan di tempat lain, dikutip dari "Bagaimana melakukan manajemen waktu yang lebih baik!" artikel, dll. Itu hanya membantu saya . Mereka mungkin tidak selalu membantu ANDA.

yaitu Mileage Anda Bervariasi.

Juga, sementara itu tidak selalu merupakan jawaban langsung dan ringkas untuk pertanyaan yang ada, saya percaya bahwa ketika digunakan, mereka berkontribusi secara keseluruhan untuk meningkatkan manajemen waktu, yang memiliki efek keseluruhan langsung membantu saya meluangkan waktu, untuk menyelesaikan tugas-tugas penting-namun-tidak-mendesak.

1.) Latih semua orang untuk melakukan pekerjaan Anda. Berarti; jika Anda berada di tim beranggotakan 5 orang, dan ada satu orang yang tahu MS Exchange, satu orang yang tahu LAN, perutean, dll. Seorang gadis yang tahu AD dan core MS Administration dan satu orang yang tahu Linux / Unix, dan Anda re the LAN / router dude .. Sebarkan pengetahuan Anda di sekitar. Mungkin gadis AD ingin tahu bagaimana protokol spanning-tree bekerja. Mungkin si Exchange ingin tahu bagaimana paketnya dapat dari "a" ke "b" ke "c" dan kembali. Bekerjalah dengan mereka untuk membuat mereka mendapatkan pengetahuan dasar yang bagus. Dengan melakukan ini, Anda akan lebih cenderung pergi ke mereka untuk meminta bantuan ketika Anda tergenang air dan bisa ' Sepertinya saya tidak punya waktu untuk menyelesaikan hal-hal kecil tapi penting seperti dokumentasi dan daftar proyeksi penyegaran peralatan kepada bos Anda yang ia butuhkan, oh, katakanlah .. Kemarin. Jika Anda telah melakukan pekerjaan yang baik untuk melatih rekan-rekan Anda, maka Anda dapat meminta, dan mengharapkan bantuan yang sangat besar dengan memberi label ulang pada switchport tersebut atau memverifikasi SNMP pada perangkat Anda dan bahwa mereka semua terhubung ke sistem pemantauan Anda.

Yang sedang berkata, bersiaplah untuk sama-sama mempelajari beberapa pekerjaan mereka juga, dan untuk alasan yang baik. Ini akan membantu Anda memahami dari mana mereka berasal dan memberi mereka kebebasan yang Anda nikmati.

2.) Tetapkan `jadwal email 'untuk Anda sendiri dan batasi pemeriksaan email Anda pada waktu-waktu tertentu dalam sehari. Katakan empat atau lebih, jika Anda bekerja di lingkungan email yang sangat lalu lintas dan sibuk. Fokus pada apa yang secara langsung berlaku untuk Anda dan apa yang membutuhkan perhatian segera. STICK ke jadwal "periksa email saat ini".

3.) Memecah tugas menjadi potongan waktu jangka pendek untuk dihabiskan untuk mereka. Yaitu multitask, tetapi jangan bekerja terlalu keras pada satu tugas dan tersedot ke dalamnya, atau terbakar. Kerjakan selama 20-30 menit atau lebih, kemudian beralih ke hal lain. Menjaga ketertarikan Anda sangat penting untuk keberhasilan multitasking. itu sama sekali terlalu mudah bagi kita untuk terjebak dalam pemecahan masalah WSUS dan menghabiskan berjam-jam mengejar satu kode hex-error yang sulit dipahami demi satu.

4.) Beristirahatlah sesekali. Sebenarnya bangun dan berjalanlah. Dapatkan darah mengalir. Ambil air. Jernihkan pikiran Anda, (apa yang baru saja Anda fokuskan secara langsung) dan pikirkan sesuatu yang lain. Anda akan terkejut betapa menyegarkannya ini dan seberapa baik dan cepat itu membantu Anda fokus pada tugas selanjutnya.

5.) Periksa sumber daya di internet untuk Manajemen Proyek. Biasanya ada tips dan trik hebat di sana yang secara langsung menangani pertanyaan seperti milik Anda, bersama dengan keterampilan manajemen waktu secara umum. Anda akan terkejut.

6.) Ini terdengar aneh, tapi usahakan malas. Pelajari cara mengotomatisasi, mengotomatisasi, mengotomatisasi. Jangan buang waktu Anda mengulangi tugas berulang-ulang. Pelajari cara melakukannya dengan skrip jika Anda bisa. Saya kira cara yang tepat untuk mengatakan ini adalah, "bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras".

7.) Gunakan daftar tugas yang SEDERHANA dibagi menjadi harian, mingguan dan bulanan. Prioritaskan tugas dengan cara yang sama dengan, "kritis", "tidak-kritis" dan "jangka panjang". STICK ke daftar. Perbarui, jangan biarkan basi. Jadikan itu hal pertama yang Anda lakukan setiap pagi dan hal terakhir yang Anda perbarui sebelum Anda pergi. Ini membuat keajaiban untuk kesinambungan pemikiran, dll.

8.) Jika Anda bekerja di organisasi yang sangat rapat dan Anda merasa waktu Anda dihabiskan berton-ton rapat sia-sia setiap minggu, gunakan filosofi ini; Jika diundang ke rapat, apakah itu langsung berlaku untuk Anda, atau apakah Anda pemangku kepentingan utama? Jika tidak, pertimbangkan bagaimana waktu Anda bisa dihabiskan dengan lebih baik. Terutama jika Anda mendapatkan ringkasan notulen rapat yang dikirim melalui email. Undangan rapat biasanya (dalam email) datang dengan opsi, 'Terima, Tentatif, Tolak'. Jangan takut, Anda bisa menggunakannya.

Saat menghadiri rapat, jika tidak ada agenda yang jelas atau yang ditampilkan dalam lima menit pertama, segera tinggalkan rapat. Keluar. 9 kali dari sepuluh, itu akan mengoceh selama satu jam atau lebih, tanpa poin. Ini sama dengan mengirim tim orang ke toko kelontong tanpa daftar. Yang mereka hasilkan adalah campuran bahan makanan yang campur aduk. Sama seperti apa yang akan Anda hindari dari pertemuan itu.

Lagi pula, periksa lagi referensi PM di luar sana di internet. Mereka layak.

HTH ..

Getting Things Done adalah buku yang bagus, sangat membantu, bahkan jika Anda tidak menerapkan sistem lengkap. GTD adalah komitmen yang sangat panjang, jangan sampai kewalahan.

Inilah pengantar singkat untuk GTD.

Tetapi tidak ada sistem yang sempurna. Sangat mudah untuk melupakan MENGAPA Anda mencoba untuk terorganisir, jika sistem organisasi Anda mengambil alih semua waktu luang Anda.

Peta bukan teritori.

Untuk buku yang lebih spesifik tentang domain, periksa: Manajemen Waktu untuk Administrator Sistem oleh Limoncelli. Yang akan memberikan beberapa tips lebih mendalam.

Saya pribadi juga menggunakan todo.sh . Yang merupakan script bash todo besar. Ini juga satu-satunya skrip bash yang saya tahu adalah unit yang diuji dan di bawah kendali revisi.

Saya menemukan bahwa cara terbaik untuk menyelesaikan tugas-tugas ini adalah dengan membuat sistem penjadwalan, sehingga A) Anda tidak menghabiskan seluruh waktu Anda untuk masalah sehari-hari yang muncul dan B) Anda memesan waktu untuk dokumentasi dan masalah back-office lainnya yang perlu dijaga.

Dalam hal ini, saya akan sangat merekomendasikan Getting Allen Allen's Getting Done (GTD). Sistem mengelola daftar TODO yang terus berubah sangat cocok dengan cara administrator dan manajer bekerja. Saya telah menggunakannya selama 3 tahun sekarang dan waktu saya jauh lebih produktif, dan saya tidak pernah merasa seperti saya tidak memiliki pegangan pada semua masalah kecil yang harus ditangani.

Maaf jika ini terasa seperti infomersial, tetapi bukunya benar-benar bermanfaat.

Saya suka teknik "hanya menangani satu kali": bila memungkinkan, singkirkan hal-hal yang ada dalam daftar tugas Anda sesegera mungkin.

• Ketika Anda mendapatkan beberapa formulir dari HR di kotak masuk Anda, lakukan segera dan kirimkan kembali.
• Jika Anda mengisi timesheets di perusahaan Anda, begitu Anda mulai, jangan berhenti sampai selesai.
• Untuk mendokumentasikan proses, waktu berikutnya sedikit lebih lambat dan Anda melakukan proses, ketik proses saat Anda pergi (atau perbarui dokumen jika itu yang perlu dilakukan).

Untuk tugas-tugas dokumentasi lainnya, meskipun mereka menambahkan sedikit waktu untuk pekerjaan itu, Anda harus membiasakan diri melakukannya. mis. jika Anda memiliki spreadsheet koneksi switch / patch-panel, Anda harus meluangkan waktu untuk memperbaruinya setiap kali Anda melakukan perubahan, jika tidak Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu kemudian menyelesaikan masalah. Demikian pula, kami menjaga panel patch kami sangat rapi dengan banyak pita velcro dan butuh sedikit lebih lama untuk melakukan kembali semua velcro ketika kami mengubah koneksi patch, tetapi itu sepadan karena Anda dapat melihat di mana semuanya berada.

Bagaimana kalau mengganti "Riset Teknologi Baru" dengan item yang lebih spesifik, mis

Luangkan 15 (atau 30) menit untuk meneliti SELinux dan bekerja untuk menjawab salah satu dari:

• Bagaimana cara menginstalnya?
• Mode operasi apa yang paling sesuai dengan lingkungan saya dan bagaimana cara mengkonfigurasinya?
• Bagaimana cara menafsirkan entri log-nya?
• Bagaimana cara membuat aturan?

Demikian pula untuk "Mendokumentasikan Jaringan" dll.

Saya suka "organisasi pribadi" sebagai moniker untuk hal semacam ini.

Ada dua hal yang terpisah di sini. Yang pertama adalah mendapatkan sistem di tempat dan cukup disiplin untuk mengikutinya. Ada banyak sistem di luar sana .. GTD mendapat banyak pers. Secara pribadi, saya menggunakan hybrid Franklin dan GTD. Memiliki kerangka kerja untuk menangkap hal-hal yang perlu Anda lakukan dan membuat Anda mudah memprioritaskan dan menjadwalkannya. Saya menduga bahwa ini adalah di mana Anda mogok .. seperti yang Anda catat, Anda menjadwalkan kemudian mencoret.

Yang kedua adalah memiliki cara dalam kerangka kerja itu bahwa kuadran 2 hal { penting tapi tidak mendesak } benar-benar mendapat perhatian. Kuadran 2 adalah tempat yang nyata, bernilai abadi bagi organisasi (dan bagi Anda secara pribadi), dan biasanya hampir tidak mendapatkan perhatian yang cukup.

Anda dapat mulai dengan tidak memikirkan (atau merujuk) mereka sebagai tugas "saya" .. jika itu tidak penting bagi organisasi Anda tidak boleh melakukannya pada waktu perusahaan. Jika ya, mereka harus dilipat ke dalam campuran. Jika itu benar-benar tentang Anda .. terapkan prinsip yang sama pada waktu Anda sendiri.

Cara terbaik yang saya temukan adalah memperlakukan hal-hal ini seperti proyek lainnya . Setiap sistem organisasi pribadi yang baik memiliki proses untuk menangkap dan memasukkan tugas-tugas dari proyek. Ambil ideal amorf (katakanlah, Konfigurasi Server Dokumen) dan pilah menjadi tugas-tugas terkecil (Buat dokumen kosong, konfigurasi jaringan dokumen, bagikan dokumen, dll.) Yang dapat Anda turunkan. Kemudian sertakan beberapa tugas itu dalam rencana harian / mingguan Anda, dan temukan cara setiap minggu , untuk menyelesaikan pekerjaan kecil itu. Perhatikan bahwa saya katakan setiap minggu, tidak setiap minggu. Ini semacam pemulihan .. hari ini yang terpenting, Anda bekerja sistem Anda hari ini, dan besok Anda khawatir tentang besok.

Ini tidak akan membuat Anda sampai di sana, tetapi ini adalah awal. Pada akhirnya, ini adalah perpanjangan yang relatif kecil dari disiplin untuk mempertahankan suatu sistem. Tetapi itu adalah bagian yang mengubah Anda dari "menyelesaikan pekerjaan" menjadi "membuat segalanya lebih baik".

EDIT - tanggapi komentar dari penulis asli.

Jelaskan - diskusi ini BUKAN tentang hal-hal yang "nilai organisasi rendah". Anda seharusnya tidak membuang waktu untuk tugas-tugas yang tidak penting kecuali Anda tidak memiliki hal lain untuk dilakukan. Dilema ini (dan jawaban saya) adalah tentang tugas-tugas yang bernilai organisasi TINGGI , tetapi tidak peka waktu.

Satu strategi tambahan, yang saya ingat memikirkan komentar. Saya telah menemukan bahwa hampir semua tugas Quadrant 3 (urgensi tinggi, kepentingan rendah) dapat diabaikan atau ditangguhkan sampai nyaman. Kuncinya adalah mengetahui barang-barang penting mana yang penting dan mana yang tidak.

Saya pikir itu adalah satu hal yang sangat penting untuk dilawan dengan itu, Apakah Anda melakukan segmentasi tugas yang baik,

Gambarlah sebuah lingkaran yang terbagi dalam empat bidang, untuk setiap bidang dalam lingkaran beri atribut

1. VI- LU Sangat penting kurang mendesak
2. VI - VU Sangat penting sangat mendesak
3. LI - VU Kurang penting sangat mendesak
4. LI - LU Yang kurang penting kurang mendesak

Kemudian Anda dapat dengan baik segmen pekerjaan dan, lakukan lintas bekerja untuk gambar yang lebih baik di mana waktu hilang. Beberapa waktu saya berkata pada diri saya sendiri untuk dua tugas VI LU. Anda dapat mengambil satu LI - LU.

Secara umum mereka mengatakan bahwa posisi satu dalam daftar saya harus ditujukan kepada investor, pemilik, dan orang-orang yang membuat keputusan besar tetapi tidak terburu-buru,

Langkah ke-2 adalah untuk manajer Top yang tugasnya adalah fireplug

3 dan 4 adalah untuk peringkat yang lebih rendah dari pengusaha

Saya menemukan saya akhirnya belajar teknologi baru pada "waktu saya" dan saya melihatnya sebagai "pendidikan berkelanjutan" dan sesuatu yang baik untuk karir saya.

Jadikan melakukan hal-hal ini sebagai bagian dari tugas yang menghasilkannya.

Menginstal perangkat lunak baru? Sertakan mendokumentasikannya sebagai bagian dari rencana untuk menginstalnya.

Pengembangan Staf - ini bisa menjadi hal yang sedang berlangsung di seluruh semua tugas baru selain dari satu atau dua hal pelatihan khusus, dan ini penting dan karenanya pantas diberikan waktu yang mereka butuhkan.

Dokumen yang harus dilakukan? Sertakan itu di bagian rencana untuk tugas yang menghasilkan dokumen.

Memblokir sejumlah waktu tertentu untuk administrasi setiap hari - jika Anda tidak membiarkan backlog berkembang maka mengikuti itu akan mudah.

Tidak ada waktu untuk penelitian? Ini juga merupakan bagian penting dari pekerjaan, bukan tambahan sepele. Jika Anda tidak punya waktu untuk itu maka Anda kekurangan sumber daya atau Anda memiliki masalah lain jika Anda terus - menerus diseret menjauh dari hal-hal seperti ini untuk melawan api.

Mungkin bukan jawaban yang ingin Anda dengar, tetapi saya telah menemukan bahwa saya mendapatkan lebih banyak waktu untuk pekerjaan semacam itu yang saya dapatkan lebih tua - orang hanya memberi Anda lebih banyak waktu dan tidak terlalu 'gombal' pada Anda.

Jika Anda menunjukkan bahwa Anda selalu senang mengambil omong kosong dari orang maka mereka akan terus melakukannya, setelah Anda lebih tua Anda mendapatkan lebih sedikit orang yang mencoba ini sehingga Anda dapat memilih dan memilih cara terbaik untuk menguntungkan organisasi Anda.

Dan ya saya tahu kita seusia :(