Membuat departemen TI? [Tutup]

Tidak yakin apakah ini tempat terbaik untuk menanyakan hal ini, tetapi saya benar-benar dapat menggunakan beberapa saran / saran. Saya baru saja dipekerjakan di sebuah perusahaan kecil (10 karyawan di perusahaan, ditambah sekitar lima di luar lokasi) yang pada dasarnya tidak memiliki departemen TI. Saya awalnya disewa untuk membantu apa yang dilakukan perusahaan secara teratur (berbagai jenis verifikasi), tetapi karena mereka tahu saya memiliki gelar ilmu komputer, saya telah diberi tugas untuk membuat departemen TI. Saya sekarang bekerja dengan pengembang dan perlu mengatur semua perangkat lunak / perangkat keras untuk seluruh kantor. Saya tidak yakin bagaimana cara melakukannya. Saya mencari saran tentang pengaturan, organisasi, hal-hal yang perlu ditanyakan, dll.

Beberapa spesifik:

Pengembangan kami adalah PHP dan Java (yang terakhir saya punya pengalaman dengan)

Kami menggunakan Windows 7 yang menjalankan Windows 7, dan sistem telepon Konnect.

Kami menggunakan, saya percaya, keamanan iolo (tapi saya bahkan tidak yakin tentang itu).

Baru-baru ini saya memesan beberapa staples yang hilang; alas mouse baru, keyboard yang lebih baik, speaker, dll, tetapi saya harus bekerja dari bawah ke atas dengan mengatur perangkat lunak dan memiliki lemari penuh misc. perangkat keras dan kabel, bersama dengan server di tempat kami (saya benar-benar belum melihatnya).

Saya juga perlu mengatur sistem pesan antar kantor, serta remote log-in bagi saya untuk bekerja dari rumah. (Saya berencana menggunakan logmein) Gagasan selain beban Zip-ties? Apa cara pengorganisasian favorit Anda, atau solusi terbaik?

Anda tidak menyebutkan apa-apa tentang anggaran, jadi saya akan menganggap yang terburuk dan memberi tahu Anda bagaimana saya akan melakukannya dengan murah. ;)

Pertama, saya akan melihat apa yang diperlukan dari departemen. Layanan apa yang mereka harapkan Anda berikan? Lalu saya mulai dengan mencari tahu bagaimana saya bisa menggunakan personel yang ada untuk membantu saya dalam menciptakan departemen, karena banyak pekerjaan untuk satu orang untuk mengatur, menginventarisir, menulis kebijakan dan prosedur, dll. Jadi, apa keterampilan orang lain ? Apakah seseorang tampaknya tidak begitu sibuk dan memiliki keterampilan berorganisasi yang hebat? Hmm, luar biasa. Saya akan menempatkan mereka untuk menginventarisir semua yang Anda miliki. Jika tidak ada yang tersedia, itu masih tugas pertama untuk Anda. Cari tahu apa yang Anda kerjakan dan lihat bagaimana cara terbaik Anda menggunakannya untuk mencapai persyaratan yang ditetapkan untuk departemen Anda. Kemudian merumuskan rencana aksi,

Kemudian, dengan rencana itu, saya akan melewati hierarki perusahaan hanya untuk CYA .

Hal-hal yang akan saya lihat dalam rencana itu adalah:

1. Bisakah Anda menggunakan perangkat keras dan lunak yang ada, atau Anda perlu menganggarkan untuk barang baru.
2. Apakah Anda memiliki tenaga kerja? Jika tidak, bagaimana Anda bisa mengotomatiskan hal-hal sehingga Anda tidak terlalu sibuk dengan tugas-tugas kasar.
   3. Akhirnya, bagaimana Anda akan berbaur 1 dan 2 bersama-sama untuk membuat proyek seefisien mungkin.

Pada dasarnya itulah yang akan saya mulai. Saya kemudian akan mengatur semua peralatan yang tersisa menjadi tumpukan usang dan berpotensi berguna di tumpukan masa depan dan mendapatkan otorisasi untuk membuang tumpukan usang. Percayalah, jika belum disentuh dalam 6 bulan tidak akan pernah disentuh lagi dan Anda akan menimbunnya sampai neraka membeku dan dalam lingkungan bisnis kecil (setidaknya dalam pengalaman saya), ruang di premium.

Setelah rencana Anda bergulir, perhatikan apa yang Anda lakukan dan terus bertanya "mengapa saya melakukan ini?". Efisiensi adalah kunci untuk mendapatkan departemen yang berjalan lancar dan otomasi berguna jika Anda kekurangan tenaga kerja atau pertunjukan tunggal.

Sejauh apa perangkat keras dan sistem yang Anda gunakan, ini adalah preferensi pribadi tetapi saya lebih suka menggunakan nama merek (seperti Cisco IP Phones dan desktop Dell) yang memiliki sistem pendukung untuk mendukung Anda. Jika tidak, Anda akan terjebak dalam dasar-dasar departemen TI. Anda mungkin juga intranet dengan sistem tiket helpdesk sehingga orang tidak menyumbat email atau ponsel Anda meminta bantuan.

Sejauh sistem pengiriman pesan, ada beberapa sistem pesan antar-kantor open-source yang layak yang saya sukai. Anda dapat beralih dari Pidgin ke RabbitMQ (gratis untuk penggunaan komersial juga). Atau sebagai rumah PHP / Java Anda selalu bisa menggulirkan milik Anda sendiri.

Saya menyadari ini bukan jawaban yang sangat lengkap, tapi mudah-mudahan ini awal dan mungkin berguna. Saya memiliki pengalaman melakukan persis apa yang Anda lakukan dan berada di rumah di perusahaan saya saat ini melakukan ini dengan anggaran kecil. Hati-hati, itu akan memakan waktu dua kali lebih lama dari yang Anda kira. Saya pikir saya akan bangun dan berjalan dalam 6 bulan, tetapi setelah 9 bulan saya sekitar 60% dari jalan!

Ini tentang urutan yang akan saya lakukan:

1. Pelajari tentang semuanya. Ini tanpa diragukan lagi adalah langkah yang paling penting. Bicaralah dengan para devs tentang apa yang berjalan di server dan bagaimana mereka berinteraksi, baca manual untuk sistem telepon, ikuti kabel di sekitar. Minta beberapa karyawan untuk membuat Anda daftar cepat perangkat lunak yang sering mereka gunakan, dan baca di program-program itu jika mereka bukan hal yang Anda kenal. Pastikan Anda memahami siapa penyedia layanan TI, dan tahu siapa di perusahaan yang berurusan dengan tagihan tersebut dan memiliki akses ke akun tersebut. Namun, inilah hal yang paling penting untuk diketahui: cari tahu siapa yang bertanggung jawab atau memahami setiap sistem, sehingga jika Anda tidak memahaminya, Anda tahu siapa yang harus ditanyakan.
2. Inventarisasi segalanya, jadi Anda memiliki gagasan tentang apa yang Anda miliki dan apa yang Anda butuhkan. Cari solusi inventaris sumber terbuka, seperti Tracmor (versi SaS berbayar tersedia di tracmor.com ).
3. Analisis kebutuhan Anda. Apakah karyawan kekurangan komputer? Apa saja penuaan dan perlu diganti? bekerja dengan atasan Anda untuk mengetahui anggaran Anda dan membuat rencana untuk mengganti atau membeli perangkat keras baru untuk memenuhi kebutuhan saat ini.
4. Cari tahu apakah ada masalah yang perlu diperbaiki saat ini. Bicaralah dengan semua karyawan (tatap muka jika Anda bisa, tidak ada banyak) dan lihat apakah mereka mengetahui adanya masalah dengan lingkungan TI saat ini. Buat rencana untuk memperbaikinya.
5. Siapkan komunikasi. Ini perusahaan kecil, jadi ini mudah. Pastikan semua karyawan tahu siapa Anda dan mereka dapat melaporkan masalah kepada Anda. Minta semacam cara resmi dan terekam bagi mereka untuk melakukannya. Jika Anda suka, Anda dapat mengatur pelacak tiket, atau hanya meminta mereka mengirimi Anda email dan menyortir email.
6. Sekarang Anda dalam pemeliharaan. Terus pelajari lebih lanjut tentang sistem, habiskan waktu luang Anda menggali lebih dalam, dan perhatikan apa pun yang berjalan di bawah optimal.
7. Dan ini bagian yang menyenangkan: mulailah meningkatkan sumber daya TI. Cari tahu apa yang menurut karyawan mungkin membuat pekerjaan mereka lebih mudah atau lebih efisien, dan cari solusi. Ada banyak produk di luar sana (banyak di antaranya FOSS) yang mengklaim mereka akan meningkatkan bisnis Anda, mencari yang mana menurut Anda benar-benar akan, dan membuat rencana untuk menerapkannya.

Buatlah rencana dan pantau mereka : memiliki banyak tugas yang harus dilakukan bisa membuat Anda kewalahan, jadi pertahankan dengan sangat baik dan prioritaskan. Ketika Anda memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan kapan, itu tidak terlalu menegangkan.

Berkomunikasi : Pastikan karyawan lain tahu cara menghubungi Anda, dan tetap terhubung dengan cara kerja dan cara kerja dapat bekerja lebih baik. Di toko teknis, 'klien departemen' Anda mungkin memperbaiki sebagian besar masalah mereka sendiri, yang bisa menjadi berkah sekaligus kutukan. Beri tahu mereka untuk memberi tahu Anda ketika mereka menghadapi masalah dengan sistem, dan untuk memberi tahu Anda bagaimana mereka memperbaikinya jika mereka melakukannya (dengan cara itu Anda tahu cara memperbaikinya jika itu terjadi pada orang lain).

Ada banyak alat gratis yang bisa menjadi teman terbaik Anda. Lihat ke Spiceworks , versi gratis yang didukung iklan minimal akan spider jaringan lokal Anda, masuk ke semua komputer, dan inventaris perangkat keras dan perangkat lunak mereka. Ini melacak semua ini dan mengawasi masalah (perangkat lunak kedaluwarsa, perangkat keras yang gagal, dll). Keseluruhannya sementara ia memiliki sistem pemecahan masalah yang sederhana.

Saya yakin Anda telah melihat jutaan iklan untuk itu, tetapi Splunk benar-benar adalah alat yang berguna untuk mendiagnosis server tersebut, dan gratis untuk lingkungan yang kecil. Jika staf pengembang belum menggunakannya, mereka mungkin akan menemukan itu alat yang berguna bagi mereka juga.

Lari, lari ke bukit!

Apakah Anda benar-benar tahu apa yang Anda hadapi? Demikian kata saya - seorang Manajer TI yang telah bekerja di industri ini selama lebih dari 20 tahun.

Saya tidak meragukan kemampuan Anda, tetapi cukup sulit bagi seorang veteran berpengalaman untuk masuk ke sebuah perusahaan dengan infrastruktur TI yang mapan dan mengambil alih manajemennya, apalagi memiliki infrastruktur ganda tanpa infrastruktur DAN Anda sedang belajar Manajemen TI dengan cepat .

Sekarang, dengan catatan yang lebih formal: organisasi Anda tidak sebesar itu, saya kira mereka memiliki kepercayaan pada kemampuan Anda dan Anda melakukannya untuk ...

1. Identifikasi tujuan bisnis jika Anda belum melakukannya.
2. Identifikasi sistem dan layanan utama yang membantu bisnis melakukan apa yang mereka lakukan dan pastikan semuanya didokumentasikan - Anda harus memiliki Prosedur Operasional Standar untuk bisnis yang kritis, peristiwa reguler dan Rencana Operasi Utama yang mencakup SOP + Pemulihan Bencana dan Rencana Kesinambungan Bisnis .
3. mengidentifikasi pemangku kepentingan utama (staf dan pemasok) dalam semua aspek dari apa yang Anda lakukan di sana dan menjaga mereka tetap dalam lingkaran, mencari mereka: saran, keinginan, keprihatinan dan pengalaman.
4. Identifikasi risiko dan eksposur yang berorientasi pada IT yang akan menghentikan bisnis dari melakukan apa yang mereka lakukan.
5. Beri nilai pada biaya tidak melakukan bisnis untuk periode waktu apa pun.
6. Identifikasi sumber daya apa yang sudah Anda miliki di rumah untuk mengurangi risiko (cadangan, kit cadangan, situs jarak jauh dll.).
7. Identifikasi kekurangan dalam mitigasi risiko dan berapa biaya untuk memperbaiki lubang tersebut.
8. Lihat apakah Anda memiliki anggaran untuk mengurangi risiko dan memutuskan apa yang memungkinkan Anda lakukan.
9. Hanya ketika Anda memiliki rencana yang solid untuk semua hal di atas, Anda bahkan berpikir tentang menerapkan hal-hal baru dan membuat lebih banyak perubahan di luar hal-hal yang perlu Anda lakukan untuk hal di atas. Beberapa tugas bisa tumpang tindih, tetapi fundamentalnya juga harus benar.

Ok, Anda dapat menyimpan di beberapa keyboard cadangan dan tikar mouse, tapi bagaimana ketika AC mulai meneteskan air ke beberapa kit di ruang server (jika ada) - kami memilikinya minggu lalu dan harus menerapkan kontinjensi ketika suhu naik ke 30C dan semua server mulai terdengar seperti mereka akan lepas landas saat mereka mengendarai kipas pendingin mereka begitu keras.

Anda tetap tenang dalam krisis, bukan !?

Semoga itu berjalan dengan baik.

Ini untuk pendekatan strategis. Perusahaan kecil sering tumbuh banyak dalam jangka waktu yang sangat singkat. Ini akan menjadi kerangka kerja bagi Anda untuk tidak mendapatkan kejenuhan jika situasi seperti itu terjadi.

Karena saya berasal dari sekolah bisnis (manajemen TI), jawaban saya mungkin berbeda dari apa yang saya baca di sini sejauh ini. Saya akan menggunakan pendekatan strategis alih-alih teknis. Anda juga dapat memaafkan keterampilan menulis saya karena bahasa utama saya adalah bahasa Prancis. Ini mungkin tidak berlaku secara langsung karena perusahaannya sangat kecil, -ini bukan kerangka kerja untuk pasukan IT satu orang - tetapi memulai cara yang baik Anda akan siap untuk pertumbuhan. Ini terinspirasi oleh kerangka kerja ITIL untuk manajemen layanan TI, yang digunakan oleh korps besar di seluruh dunia.

Dari sudut pandang saya, langkah pertama dalam "penciptaan" departemen TI bukanlah untuk mengetahui apa yang dimilikinya tetapi untuk mengetahui apa yang ditawarkannya (atau dari sudut pandang lain apa yang dibutuhkan departemen / unit bisnis lain dari Anda). Departemen TI menawarkan layanan . Setelah ini, Anda harus selalu dapat merencanakan, mengevaluasi, mendapatkan anggaran, dan memberikan layanan yang baik (kadang-kadang dengan menolak poin bagus beberapa pekerjaan vs sumber daya yang tersedia untuk departemen TI) (berbicara dalam bahasa bisnis: semuanya mungkin jika Anda memberi saya 2.000 pria dan arus kas tak terbatas).

Mengambil premis itu, Anda harus mulai dengan mendapatkan layanan apa yang diharapkan dari departemen Anda . Ini mungkin apa saja yang terkait dengan TI (pada tahap ini, mungkin tampak bahwa mereka meminta lebih dari apa yang layak, lebih baik untuk mengetahuinya di awal dan mendapatkan beberapa sumber daya daripada mendapatkan kejenuhan yang bagus) beberapa contoh:

korporasi lebar: - jaringan telepon VoIP yang berfungsi; - infrastruktur TI yang berfungsi (intranet, LDAP / direktori aktif, email, printer, dll.) - infrastruktur cadangan; - workstation yang bekerja;

untuk departemen tertentu: - perangkat lunak (akuntansi, pembelian, penagihan, inventaris, SDM, manajemen pengetahuan, dll.) - Dukungan TI;

Anda kemudian dapat menulis beberapa perjanjian tingkat layanan (SLA) untuk layanan yang Anda harapkan untuk ditawarkan. Itu kontrak. Ini akan membantu Anda mengevaluasi sumber daya apa (waktu, uang, manusia) yang Anda perlukan untuk memenuhi tugas Anda. Ini juga akan memastikan bahwa setiap pihak menyadari apa yang mereka dapatkan. Ini akan melindungi Anda dari tugas yang berlebihan karena perencanaan Anda hanya didasarkan pada layanan tersebut dan jika seseorang datang dan meminta Anda, misalnya, untuk mengelola 6 server baru maka Anda tahu Anda akan mendapatkan lebih banyak tambalan untuk diterapkan, lebih banyak cadangan, dll. Dan Anda akan membutuhkan lebih banyak sumber daya. SLA dapat mencakup waktu aktif, jendela perawatan, insiden aknowledge_time response_time resolution_time, dan kesepakatan tentang metrik yang digunakan untuk mengevaluasi layanan yang diberikan oleh departemen TI Anda.

Sekarang Anda (dan pelanggan Anda: departemen lain) tahu apa yang harus Anda lakukan, Anda pasti ingin tahu apa yang harus Anda lakukan. Waktu inventaris , lihat posting di atas. yang terbaik adalah bahwa basis data aset Anda diperbarui secara otomatis. Menggunakan alat bantu / skrip untuk memasukkan data seperti firmware server, perangkat lunak, database, dan versi OS, dll. Karena ini adalah perusahaan kecil, ini masih dapat dilakukan dengan tangan. Basis data ini, sebut saja basis data item konfigurasi (CMDB) akan tetap ada di corp Anda. Anda akan menggunakannya ketika kerentanan kritis ditemukan untuk mengetahui host mana yang rentan, untuk melakukan pembelian Anda, untuk mengevaluasi kebutuhan tambalan, untuk mengingat alamat IP spesifik host.wtf, lisensi mulai dan berakhir tanggal (dengan pengingat 1 bulan sebelum kedaluwarsa ), kontrak perawatan, dll.

Anda sekarang tahu apa yang harus dilakukan, bagaimana mengukurnya dan apa yang Anda miliki. Karena setiap departemen berjalan dengan anggaran , departemen TI Anda perlu yang terhormat. Mengevaluasi dan menulis anggaran, tergantung pada perusahaan Anda mungkin diminta untuk melakukannya secara trimester. Jika Anda serahkan pada orang lain ... semoga sukses.

Ada lebih banyak tetapi ada yang bekerja selama 3-4 bulan penuh dalam hal ini ... setidaknya, karena Anda tidak memiliki manajer untuk melakukannya untuk Anda dan Anda memiliki tugas tetap yang harus Anda penuhi juga. Semoga ini membantu Anda.

Kiat acak:

• lakukan pekerjaan Anda : artinya lakukanlah, jangan membeli, jangan lakukan listrik, jangan perbaiki mesin kopi. Misalnya: menyiapkan pesanan pembelian, dapatkan penawaran dari pemasok tetapi meninggalkan pesanan dan menindaklanjuti seseorang yang sudah melakukan ini.

Untuk sistem pengiriman pesan, kami menggunakan aplikasi Google. Anda dapat menggunakan nama domain Anda sendiri untuk akun gmail, percakapan dapat dicatat jika diinginkan, dan Anda dapat menggunakan hampir semua klien obrolan yang Anda inginkan.

Seperti yang disebutkan orang lain, inventaris adalah hal besar. Perangkat keras dan perangkat lunak. Lisensi dokumen (!).

Jika Anda membuat sesuatu yang baru, dokumentasikan hal itu. Jika Anda mempelajari sesuatu yang baru, dokumentasikan. Jika Anda mengetahui bagaimana layanan saat ini berjalan, dokumentasikan. Dengan kata lain, anggap ini sebagai awal perpustakaan dokumentasi Anda .

Bekerja dengan manajemen untuk menemukan kebutuhan apa pun yang mereka miliki (karena mereka tidak memiliki departemen TI) kemudian memprioritaskan kebutuhan itu. Kemudian dapatkan persetujuan mereka untuk penentuan prioritas.

Anda akan menjadi orang yang tepat, jadi pada dasarnya Anda harus memahami cara kerja semuanya, dari jaringan, administrasi server, hingga dukungan desktop.

Setelah semua itu, Anda dapat mulai khawatir tentang keamanan, kebijakan dan prosedur, ekspansi, siklus akhir perangkat keras, pembelian, dll, dll, dll. Anda akan sangat sibuk!

Ini bagian taktisnya. Ini mengingat perusahaan Anda bisa tumbuh cepat. Ini adalah perbedaan antara bekerja untuk Anda atau bekerja untuk sebuah perusahaan (baik, itulah yang saya pikirkan).

----> Manajemen Persediaan

Dapatkan ruang yang dipesan dan dikunci untuk inventaris TI Anda. (3 kunci redundansi, mungkin ruangan, loker, ..?) Cobalah untuk membaginya di lokasi (kotak, rak, gunakan apa pun untuk membagi ruang).

Buat konvensi penamaan untuk perangkat keras dan lokasi Anda.

Dapatkan labeller (seperti P-Touch) dan beri label setelah konvensi.

Simpan inventaris. Akuntan mungkin sudah memiliki perangkat lunak yang dapat membantu Anda melacaknya dan ini memiliki nilai tambah yang akan membantunya melakukan penyusutan inventaris. Hindari notepad atau Anda akan membayarnya satu hari. Excel / Free Office Calc dengan aturan integritas data mungkin cocok karena dapat diimpor dalam aplikasi inventaris masa depan dengan mudah. Lansweeper adalah freeware yang bagus untuk ini (memerlukan MS SQL Server).

Perbarui INVENTORY ANDA. Saat memindahkan barang, saat mendapatkan barang baru, dll. Atau mendidik pengguna untuk melakukannya.

----> Perpesanan antar kantor, akses jarak jauh, dll.

Jangan, jangan, lupakan, cadangannya . Dan uji cadangan Anda. Ok titik ini dibuat. Tergantung pada infrastruktur TI Anda saat ini, LogMeIn mungkin bukan solusi terbaik. Apakah ada firewall, proksi, dll. Jika tidak, Anda akan memerlukan ini jangan mempercayai pengguna.

Pendekatan yang lebih profesional adalah dengan mengatur VPN aman ke server administratif Anda dan / atau intranet untuk komputasi jarak jauh.

Untuk perpesanan antar kantor, apa saja, Anda harus mencari sesuatu yang dapat Anda kendalikan . Apa yang disarankan oleh Ryan M. terlihat seperti itu. Jika seseorang dipecat, itu tidak menyenangkan jika ia dapat berbicara dengan pelanggan saat ia berada di perusahaan.

----> Organisasi

Rumuskan daftar periksa karyawan baru tentang apa yang perlu Anda lakukan dan tanyakan kepada HR atau siapa pun yang menyewa untuk mengirimi Anda email sebelum karyawan baru tiba. Tidak menyenangkan mengetahui hari pasti kedatangan karyawan dan Anda memiliki aplikasi macet dan menunggu pesanan tiba untuk membuat nama pengguna dan kata sandi, dll. Untuk kedatangan baru itu. Dan kemudian, saat mencetak kertas untuk pria baru, printer macet.

Pelajari cara menggunakan agenda atau PDA atau Outlook atau yang seperti ini. Ada beberapa kerangka kerja untuk penggunaan yang seperti 'Getting thing Done'. Anda akan mendapatkan permintaan dari seluruh planet dan kadang-kadang bahkan dari planet lain. Jadwalkan tugas-tugas seperti 'mengambil inventaris' dan 'menguji cadangan'.

Tulis dokumentasi tentang apa yang Anda lakukan secara teknis saat melakukannya. Dan mengembangkan sistem pengarsipan untuk pengetahuan.

Gambar diagram proses bisnis . Anda bisa menggunakan kerangka kerja BPMN misalnya. Jadi semua orang tahu bagaimana hal-hal dilakukan, alur kerja dan mudahnya melatih orang baru.

Meminta permintaan email Jangan menerima untuk melakukan hal-hal ketika ditanya saat Anda melakukan sesuatu yang lain.

Persiapkan formulir untuk permintaan yang paling umum. Anda akan memastikan Anda mendapatkan semua informasi yang Anda butuhkan pertama kali dan tidak akan kehilangan waktu untuk meminta perincian yang Anda butuhkan. Anda dapat merujuk ke 'permintaan paling umum' sebagai 'Permintaan layanan'. Saya tahu birokrasi tetapi Anda dapat menambahkan nomor unik untuk itu, sehingga Anda dapat dengan cepat merujuk ke 'saya akan memerlukan formulir Win-102 untuk ini'.

Dapatkan vulcan mereka tidak memiliki emosi dan ingatan yang baik.

Mengikuti semua prinsip itu akan menghindarkan Anda dari banyak masalah. Tunjukkan ini kepada atasan Anda dan minta kenaikan gaji. Dua kenaikan gaji, karena Anda melakukan 3 pekerjaan.