Sepanjang karir saya, saya telah menemukan beberapa pengguna yang merupakan penimbun email ...
Saya mengelola lingkungan 100 pengguna di mana pengguna sebelumnya memiliki kuota 100mb dan solusi CyAP / Postfix Cyrus dasar. Itu menyebabkan banyak surat yang disimpan secara lokal dan masalah terkait dengan retensi data dan kehilangan surat setelah kegagalan PC.
Saya segera pindah ke Exchange 2010 dengan MailArchiva(untuk penemuan / pengarsipan) dan telah bersenandung selama hampir satu tahun dalam pengaturan ini. Semua yang masuk dan keluar diarsipkan dan disimpan untuk tujuan kepatuhan. Saya awalnya menetapkan batas kotak pesan 3GB per pengguna. Beberapa pengguna membutuhkan ruang ekstra untuk set email yang berfungsi dan dapat membenarkannya, jadi saya telah membuat beberapa pengecualian. Namun, saya memiliki satu pengguna yang sangat buruk (tetapi penting) yang Kotak Masuknya saat ini 22.000 item, di mana 14.000 belum dibaca. Mungkin bukan jumlah pesan, tetapi sifat email; banyak laporan, pernyataan, dan lampiran PDF yang besar. Ini juga pengguna Blackberry, jadi saya curiga mereka membaca email secara selektif, berdasarkan subjek. Pengguna telah mencapai batas 3GB untuk pertama kalinya dan tidak mau memangkas kotak surat. Saya merawat 3.000 barang yang dihapus untuk menjaga surat tetap mengalir, tetapi saya bingung tentang cara mendidik pengguna tentang cara mengatur email mereka. Saya dapat melembagakan kebijakan yang ketat dan menjadi orang yang sok, atau saya bisa duduk bersama pengguna dan membantu menyortir dan membersihkan surat. Either way, itu tidak membahas masalah sebenarnya tentang bagaimana membantu pendidikan.
Adakah yang punya tip tentang bagaimana menghadapi situasi seperti ini? Saya ingin beberapa contoh pedoman. Jika Anda menggunakan kebijakan di perusahaan Anda, jenis kebijakan apa yang membantu orang tetap terkendali?
Saya menemukan bahwa orang menggunakan surat secara berbeda, tetapi merupakan tantangan untuk memaksa mereka masuk ke cara organisasi tertentu. Saya bahkan mungkin bukan contoh terbaik, tetapi saya juga tahu apa yang harus disimpan dan apa yang harus dihapus.
Pembaruan - Pertempuran pertama telah usai, karena saya dapat menjaga pengguna di bawah batas kotak surat Exchange dengan pemangkasan yang wajar. Namun, saya pergi untuk membangun kembali komputer pengguna dan menemukan file PST lokal 17GB dengan lebih dari 6.500 subfolder! Pengguna telah menyalin (tidak memindahkan) pesan ke dalam array subfolder; kadang-kadang dengan satu pesan disalin / diajukan ke beberapa folder. Garis bawah (_) dan awalan (az) digunakan untuk mengontrol urutan tampilan folder di dalam file!Pengguna juga telah CC'ing sendiri pada email keluar sehingga memiliki catatan pesan Kotak Masuk untuk kemudian diajukan ke salah satu subfolder PST lokal. Ini merupakan penyalahgunaan teknologi yang absolut dan merupakan cara yang menakutkan untuk mengatur data perusahaan. Saya menyerahkannya kepada pemilik untuk mengatasi situasi, karena sekarang menjadi tanggung jawab perusahaan.