Kantor tanpa kertas (atau kurang dari sebelumnya) - Alat apa yang Anda gunakan? [Tutup]

8

Alat apa yang telah berhasil dipegang bisnis Anda yang telah meringankan beban kerja kertas? Secara khusus saya bertanya sehubungan dengan SMB 25-100 orang. Apakah Anda menggunakan alat akses sekali pakai khusus? Apakah Anda berhasil menggunakan Infopath? Sudahkah Anda mengintegrasikan formulir standar ke halaman HTML / PHP / RoR di intranet Anda?

Pekerjaan apa; apa yang tidak?

untagged

— SirStan
sumber

4

Pertanyaan bagus, meskipun mengingatkan saya pada kutipan, "Kantor tanpa kertas sama realistisnya dengan toilet tanpa kertas." (Keith Davidson)

— Evan

1

Ada alasan mengapa divisi printer HP masih merupakan penghasil terbesar!

— PowerApp101

Pemindai flatbed / "mesin pdf" berarti Anda dapat menyingkirkan item kertas setelah selesai (misalnya: setelah tagihan dibayarkan)

— p858snake

Menyingkirkan kertas tidak sama dengan menghilangkannya.

— John Gardeniers

4

Keuntungan kertas:

Timbangan ini sesuai dengan ukuran meja Anda.
Mudah dibaca (tidak berkedip).
Mudah untuk diangkut tanpa memerlukan baterai / listrik untuk beroperasi

Jadi untuk membuat kantor Anda lebih sedikit kertas, Anda perlu memberikan cara yang lebih baik:

Pengaturan multi monitor
LCD berkualitas baik
Jangan mengharuskan orang untuk pindah atau memberikan metode tampilan yang berlimpah (pikirkan rapat).

Karena dokumen listrik sangat mudah dikerjakan, lambat laun orang tidak akan repot-repot mencetak barang karena tidak ada untungnya bagi mereka. Cara terbaik untuk membuat orang melakukan sesuatu adalah membuat alternatif (pilihan Anda) lebih mudah daripada apa yang mereka lakukan sekarang.

— Martin P. Hellwig
sumber

4

Ini tidak benar-benar menjawab pertanyaan seperti yang diajukan, tetapi pengamatan jangka panjang. Selama beberapa tahun (hampir sepanjang impian kantor tanpa kertas), saya telah mengamati bahwa semakin sulit sebuah perusahaan mencoba menciptakan benda mitos yang kita sebut kantor tanpa kertas semakin besar kemungkinan penggunaan kertas meningkat. Setiap kali seseorang menciptakan alternatif elektronik untuk kertas, saya melihat pengguna akhir mencetaknya.

misalnya, sistem faks jaringan kami mengirimkan faks yang diterima sebagai email kepada orang yang tepat. Setiap satu dari faks tersebut kemudian dicetak sebelum dibaca. Para pengguna memberi tahu saya bahwa mereka tidak suka membacanya di layar.

Jauh lebih sukses daripada mencoba membidik apa yang saya yakini sebagai tujuan yang tidak dapat dicapai, adalah daur ulang kertas. Dengan kata lain, terima saja kertas itu bagian dari proses dan daur ulang sebanyak mungkin.

— John Gardeniers
sumber

Saya juga bertanya-tanya apakah dampak dari begitu banyak komputer, LCD, peningkatan konsumsi daya, cap-ex untuk membeli semua peralatan mewah ini, benar-benar menghancurkan manfaat (ekonomis dan lingkungan) dari kantor tanpa kertas yang keluar dari air ...

— Mark Henderson

Sangat benar, maka komentar saya di atas "Dan setelah semua itu, apa yang diselamatkan?". Kita juga harus memperhatikan sistem yang menyebabkan kebencian di antara para pengguna, karena hal itu selalu berakhir dengan cara yang mahal.

— John Gardeniers

Cerita yang bagus juga bahwa sebuah perusahaan memindahkan proses kertas ke versi elektronik. Dokumen-dokumen dipindai pada awal proses. Satu departemen di tengah proses memutuskan untuk tetap berbasis kertas, artinya dokumen dicetak, karyawan membuat catatan pada dokumen, dan kemudian dokumen (dengan catatan) dipindai lagi. Sidenote: aplikasi untuk membuat catatan pada dokumen elektronik tersedia untuk departemen. Secara umum, bagi kami alur kerja elektronik lebih cepat daripada jika kami masih menggunakan kertas.

— Peter Schuetze

2

Sayangnya saya belum harus menghapus perusahaan saya, namun ini tidak berarti saya belum melihat masalah ini.

'beban kerja kertas' cukup umum.

turun ke 'apakah ada sistem elektronik atau sistem-in-tandem yang akan memenuhi kebutuhan departemen apa pun, dan siapa pun yang berinteraksi dengan departemen itu'.

Ketika saya pertama kali mulai di sini, kami tidak memiliki sistem tiket TI, jadi saya telah mengaturnya, yang telah menghentikan (sebagian besar) orang menulis post-it di meja dan monitor saya. : P

Saya bukan seorang analis bisnis yang terlatih, tetapi dalam mengerjakan proses di sini, itu terjadi, apakah Anda memiliki proses konkret untuk jenis permintaan di departemen Anda?

dan secara konkret, maksud saya diagram alur. ya, jangan ngeri, mereka luar biasa.

sampai Anda dapat mengatakan "Jika saya mendapatkan permintaan untuk tipe X, jika menurut saya itu ide yang bagus, siapa yang harus saya setujui, dengan info apa, atau sebagai alternatif, apa proses formal untuk menolak X X".

Jika Anda tidak memiliki bagan alur tentang cara kerja sistem, bagaimana Anda bisa berharap untuk membangun sistem elektronik di sekitarnya?

TAPI

jika Anda mendapatkannya, paket yang telah saya lihat, yang terlihat SANGAT menarik adalah http://phpformgen.sourceforge.net/ itu terlihat cukup fleksibel untuk menangani informasi yang Anda inginkan, dalam format apa pun.

baik itu mengirim email, memperbarui catatan dalam database atau menulis ke file output.

Semua penelitian lain yang saya temukan telah mengarahkan saya ke alat-alat berpemilik yang terlihat disatukan oleh perusahaan-perusahaan yang relatif kecil, tidak ada yang tampak hebat, dan kebanyakan dari mereka bekerja di sekitar ASP dan terlihat relatif tidak didukung.

sunting: juga, satu-satunya hal yang tidak dilakukan phpformgen adalah otentikasi. tetapi begitu formulir dibuat, jika Anda tahu apa yang Anda lakukan dengan PHP dan LDAP, saya yakin itu bisa diterapkan.

— posty
sumber

2

Kami punya papan tulis digital. Proyektor memproyeksikan ke papan tulis dan ketika Anda menulis di atasnya dengan pena khusus (ada empat warna berbeda) itu benar-benar menggambarnya di PC dan memproyeksikannya ke papan tulis seolah-olah itu benar-benar menulis di atasnya.

Jika Anda memiliki proyektor yang bagus, itu brilian, dan Anda benar-benar dapat menggunakannya memiliki layar sentuh yang besar selama presentasi (itu benar-benar mengesankan orang). Di akhir sesi, cukup simpan papan tulis ke bitmap atau SVG dan mulai lagi. Tidak ada brainstorming yang lebih umum di atas kertas, dan tidak ada penanganan ganda mengetik catatan papan tulis.

— Mark Henderson
sumber

Mereka keren. Tetapi semua solusi yang saya gunakan sejauh ini tidak bekerja dengan baik dengan kecepatan menulis saya yang biasa. Setelah terbiasa dengan latensi, itu sangat bagus, sebelum itu lucu atau mengganggu penonton.

— Peter Schuetze

Yang kami punya hampir tidak ada latensi - Anda harus menjadi penulis tangan yang sangat cepat;)

— Mark Henderson

1

Untuk mencatat saya menggunakan Evernote - Saya telah memindai kartu nama dan tagihan serta menyimpan semua catatan saya. karena memiliki sinkronisasi online saya dapat menjangkau semua catatan "kertas" saya dari semua mesin saya serta perangkat lain dengan akses web.

— Dror Helper
sumber

1

Ketika saya diberi tanggung jawab untuk mengurangi penggunaan kertas saat menjalankan TI di SMB yang mempekerjakan sekitar 130 orang, saya menggunakan teknik novel berikut:

Saya melengkapi ruang cetak perusahaan dengan Server Faks / Cetak berbasis Linux / Samba. Semua printer terpasang pada ini, serta Fax-Modem untuk faks masuk (yang disimpan ke File-Share sebagai TIFF alih-alih dicetak langsung). Saya kemudian memastikan selalu ada "masalah" dengan server ini (cukup mudah dilakukan dengan 'tidak sengaja' mencabut kabel dll. Memastikan para penggemar kami bertempur dll.).

Staf sangat cepat membiasakan diri mengandalkan email, pdf, doc, xls dan membaca hal-hal di monitor mereka! Saya juga berulang kali menolak permintaan dari satu departemen untuk membeli mesin fotokopi, alih-alih memberi mereka pemindai desktop, dan menyuruh mereka untuk mencetak barang hanya jika mereka benar-benar membutuhkan salinannya !!!

Pada akhirnya, kami benar-benar tidak pernah memerlukan fungsionalitas print-logging dari print-server (yang seolah-olah itu tujuan awalnya).

Ingatlah bahwa pengurangan catatan kertas menempatkan peningkatan tanggung jawab penyimpanan file, pengambilan, dan uptime. Kami akhirnya berinvestasi lebih banyak ke penyimpanan NAS untuk berbagi file, server cadangan yang berlebihan, sistem ERP, dan penyimpanan email pihak ketiga yang dapat diandalkan di luar kantor yang mampu memiliki lampiran besar dan ukuran kotak masuk tanpa batas.

— rwired
sumber

Dan setelah semua itu, apa yang diselamatkan?

— John Gardeniers

1

@ John Gardeniers Pertanyaannya bukan tentang penghematan biaya dengan pergi ke kantor 'tanpa kertas'. Itu adalah pertanyaan tentang metode melakukan tugas seperti itu.

— RateControl

Saya tidak mengacu pada hanya biaya. Ada banyak "pengeluaran" lain dalam latihan semacam itu.

— John Gardeniers

Pendekatan yang cukup licik. Saya suka itu.

— Peter Schuetze

1

@ John Apa yang disimpan? Planet!!

— Nick Kavadias

0

Saya suka jawaban Posty dan Anda juga harus ingat jawaban dari Martin P. Hellwig.

Secara umum bermuara pada, Untuk apa proses saat ini masuk akal untuk beralih dari kertas ke kertas.

Karena saya tidak tahu di industri mana Anda bekerja, saya tidak bisa merekomendasikan solusi. Dan bahkan jika saya tahu industri, solusinya masih harus sesuai dengan alur kerja / budaya perusahaan. Untuk perusahaan IT, masuk akal untuk menghapus manajemen persyaratan, manajemen masalah, dan melepaskan proses manajemen. Nama umum adalah Bugzilla, Jira, OCNS, atau inStep . Secara umum, analisis jejak kertas Anda (cara apa yang Anda dokumentasikan dan bagaimana mereka mentransformasikannya) dan cari peluang (bisnis) untuk menghilangkan kertas. Tujuan utamanya adalah membuat bisnis Anda lebih efektif, menjadi lebih efisien, lebih cepat, ... dan tidak mengurangi kertas dengan biaya berapa pun.

— Peter Schuetze
sumber