Kami mengalami masalah di tempat kerja: kami mencoba menjadwalkan pekerjaan agar kami dapat menilai skala waktu dan mendapatkan tanggal tenggat waktu.
Masalahnya adalah sulit untuk merencanakan suatu proyek tanpa mengetahui semua yang akan terjadi.
Misalnya, saat ini kami telah merencanakan semua proyek kami hingga awal Desember, namun pada saat itu kami akan mengadakan berbagai pertemuan internal dan eksternal, telekonferensi, dan pekerjaan tambahan. Semuanya baik dan bagus untuk mengatakan bahwa sebuah proyek akan memakan waktu tiga minggu, tetapi jika ada gangguan selama seminggu, maka tanggal penyelesaiannya akan didorong mundur satu minggu.
Masalahnya adalah 3 kali lipat:
Ketika kami menjadwalkan proyek skala waktu diambil secara harfiah. Jika kami memperkirakan tiga minggu, batas waktu ditetapkan untuk waktu tiga minggu, klien diberitahu, dan tidak ada ruang untuk perpanjangan.
Pekerjaan sementara dan dengan demikian berarti kita kehilangan waktu produktif mengerjakan proyek.
Kadang-kadang klien tidak memiliki waktu yang kami butuhkan untuk melakukan pekerjaan itu, sehingga mereka kadang-kadang datang kepada kami dan mengatakan mereka membutuhkan proyek yang dilakukan pada akhir bulan bahkan ketika kami berpikir bahwa pekerjaan itu akan memakan waktu dua bulan - Belum lagi kami sudah memiliki pekerjaan yang harus dilakukan.
Kami memiliki bagan Gantt yang kami coba isi dengan semua proyek yang kami miliki dan kami mengisi lembar waktu, tetapi mereka tidak dibandingkan dengan bagan Gantt sama sekali. Ini membuatnya sulit untuk mengatakan, "Yah, kami menjadwalkan 3 minggu untuk proyek ini, tetapi kami telah kehilangan satu minggu di sini sehingga batas waktu harus mundur seminggu."
Juga tidak profesional untuk tidak memenuhi tenggat waktu yang telah kami komunikasikan kepada klien.
Bagaimana orang lain menghadapi situasi seperti ini? Bagaimana Anda mengelola perencanaan proyek? Berapa banyak waktu "ekstra" yang Anda jadwalkan untuk proyek untuk menjelaskan pekerjaan non-proyek yang terjadi selama proyek? Bagaimana Anda menangani masalah dukungan, bug, dan lainnya? Hal-hal yang tidak dapat Anda pertanggungjawabkan selama perencanaan?
MEMPERBARUI
Banyak jawaban bagus terima kasih.