Sangat sulit untuk bekerja dalam kondisi "siap, tembak, bidik" ini. Bagi saya sepertinya Anda menerima persyaratan dari orang yang sangat tidak aman, yang pendapatnya berubah setiap kali orang yang lebih tinggi menyarankan ide konseptual.
Dalam situasi seperti ini, saya merasa berharga untuk menunggu SETIDAKNYA satu jam sebelum menanggapi email. (Saya akan mengabaikan teks, kecuali mengirim pesan teks telah banyak menggantikan email oleh organisasi Anda secara keseluruhan.) Baca, mungkin, tetapi tidak merespons. Dengan cara ini Anda dapat menghabiskan waktu Anda berfokus pada pekerjaan aktual yang perlu Anda lakukan, bukan diskusi tentang urgensi acak yang mungkin menjadi tidak relevan besok, atau bahkan dua atau tiga email kemudian. Dalam pekerjaan terakhir saya, jika ada sesuatu yang BENAR-BENAR mendesak, seseorang akan datang dan berbicara langsung dengan saya, dengan asumsi saya belum melihat email-email itu (jika Anda bekerja dari jarak jauh, panggilan telepon dengan percakapan dua arah yang sebenarnya mungkin adalah setara).
Ketika Anda memiliki percakapan tatap muka atau telepon, akan sangat membantu untuk mengulangi apa yang orang tersebut minta dengan kata-kata Anda sendiri, dan kemudian ajukan pertanyaan Anda tentang persyaratan dan prioritas baru. "Jika saya mengerti dengan benar, Anda mengatakan bahwa kami harus berhenti bekerja pada Prioritas Utama Saat Ini X dan sekarang fokus pada Prioritas Y Menit. Itu adalah perubahan besar. Bisakah Anda menjelaskan perubahan dalam bisnis? Saya mungkin perlu melakukan lebih banyak latar belakang berfungsi daripada hanya mengubah UI. Apakah akan ada perubahan dalam proses bisnis lain, seperti penagihan atau inventaris (misalnya)? Apakah Anda akan mengharapkan elemen data baru ini muncul di semua laporan bulanan? " Juga berguna untuk mengatakan sesuatu dengan efek "Anda mengerti bahwa jika kita melanjutkan upaya baru ini, itu akan menunda pelepasan Prioritas Utama Saat Ini X setidaknya (seminggu, sebulan,
Jika ini benar-benar darurat, pemohon harus dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam ini, atau segera merujuk Anda ke seseorang yang bisa. Jika ini bukan keadaan darurat yang sebenarnya, percakapan seperti ini akan memaksa pemohon melambat dan menentukan seberapa pentingkah perubahan itu, mengingat mereka perlu memberi Anda lebih banyak informasi. Seringkali mereka akan melihat bahwa apa yang sudah ada di dalam pipa lebih penting, atau setidaknya tidak layak untuk dihentikan, dan permintaan baru dapat masuk dalam daftar.
Jika perubahan dianggap perlu, saya merasa berguna untuk menuliskan apa yang diminta dan pemahaman Anda tentang perubahan dalam email, dan mengirimkannya ke pemohon semula, menanyakan apakah mereka setuju dengan ruang lingkup perubahan, lagi, sebagai klarifikasi. Dengan cara ini Anda telah menulis dokumentasi tentang apa yang perlu dilakukan, dan mengapa itu diminta, jika ada pukulan balik mengapa Anda tidak lagi bekerja pada Prioritas Utama Saat Ini X, atau perlu menjelaskan mengapa tenggat waktu asli tidak berjalan harus dipenuhi.
Mudah-mudahan ini akan meningkatkan hubungan Anda dengan pemohon, karena Anda menunjukkan pengetahuan Anda, dan memastikan bahwa Anda mengerjakan apa yang mereka inginkan, tetapi Anda jujur tentang apa yang diperlukan untuk melakukan perubahan. Dengan bertanya tentang permintaan itu secara terperinci, mereka melihat bahwa Anda berpikir ke depan, dan mempertimbangkan hal-hal yang semula mungkin tidak mereka miliki.