Metode apa yang tersedia untuk menunjukkan kepada kolega keuntungan dari solusi database + aplikasi di atas Excel?

Saya bekerja di perusahaan di mana ada spreadsheet Excel di mana-mana. Karena kolega saya bukan pemrogram, saya yakin mereka belum merenungkan bahwa mungkin ada cara yang lebih baik / lebih mudah / lebih produktif dalam mengelola data mereka. Secara alami, saya menganjurkan aplikasi yang dapat memanfaatkan fitur yang Anda temukan di basis data relasional dan ujung depan interaktif, yang disesuaikan dengan kebutuhan berbagai alur kerja yang saat ini didistribusikan melalui spreadsheet yang berbeda.

Masalah yang saya miliki adalah bahwa saya telah mencoba menjelaskan manfaat dari sistem semacam itu kepada berbagai pihak, tetapi tidak benar-benar menulisnya dari awal. Saya kesulitan meyakinkan mereka, atau bahkan hanya mengeksposnya ke rumput yang lebih hijau. Orang-orang pada umumnya memahami Excel (bahkan jika mereka bukan pengguna yang kuat) tetapi mungkin menjadi kabur ketika kata 'database' muncul atau Anda mulai berbicara tentang 'kode'.

Adakah yang bisa menyarankan metode, dengan bukti bagaimana alur kerja ditingkatkan dengan beralih dari spreadsheet ke aplikasi yang sebenarnya?

Ketika orang mengelola data, ada tiga cara yang secara fundamental berbeda mereka dapat menambah nilai:

1. Komputasi
2. Penyimpanan dan Pengambilan
3. Penerusan dan Berbagi.

Untuk komputasi pada tingkat aritmatika sederhana, Anda tidak bisa mengalahkan Excel. Bahkan jika Anda seorang programmer yang berpengalaman, Anda dapat membuat spreadsheet dalam waktu yang sangat singkat untuk menulis dan men-debug program komputer. Anda bahkan dapat mengelompokkan data ke dalam tabel dan menggunakan fungsi pencarian untuk mendapatkan beberapa keuntungan yang Anda dapatkan dengan kueri. Tabel pivot dan fitur grafik membuat peringkasan data menjadi sederhana dan mudah.

Untuk penyimpanan dan pengambilan di tingkat file / dokumen, Excel sama bermanfaatnya dengan MS Word atau MS Access. Untuk pengambilan pada tingkat kueri SQL, MS Access bekerja jauh lebih baik daripada Excel, meskipun Access sangat terbatas karena Anda akan tahu jika Anda pernah membandingkan Access dengan DBMS kekuatan industri.

Untuk berbagi data, Excel sangat primitif. Sebagian besar toko yang mengadopsi Excel dengan penularan mengalami masalah pada saat ini. Pertanyaan Anda menunjukkan bahwa ini adalah kasus di toko Anda.

Ada beberapa masalah dalam memperkenalkan basis data di tempat yang tidak siap untuk basis data. Salah satunya politis. Orang-orang yang memanfaatkan spreadsheet mereka mungkin mengenali masalah sistem yang luas, tetapi mereka sangat senang dengan kontrol yang mereka miliki atas sepotong kecil data mereka sendiri. Anda dapat mengharapkan penolakan jika Anda mencoba untuk mengganti manajemen pusat dan kontrol untuk solusi desentralisasi yang Anda miliki sekarang. Beberapa perlawanan itu dibenarkan.

Lain adalah biaya database. Seperti yang telah dinyatakan dalam respons lain, kerugian dari basis data mungkin lebih besar daripada kelebihannya.

Lain adalah kredibilitas database. Orang yang memasukkan data ke dalam basis data biasanya melakukannya karena itu pekerjaan mereka atau mungkin untuk mendapatkan sesuatu untuk diri mereka sendiri, seperti menempatkan pesanan di situs web. Mereka tidak melakukannya karena semangat komunitas. Setidaknya, tidak banyak. Tanpa input yang baik, database tidak akan pernah mendapatkan kredibilitas.

Solusi yang saya kerjakan sekarang di situs di mana spreadsheet hanya menangkap adalah membangun database prototipe di MS Access. Ada kelemahan yang jelas untuk hal ini: orang mungkin belajar hal yang salah tentang database, sesuatu yang harus mereka lepaskan pada tahap evolusi selanjutnya. Saya juga berpikir bahwa fitur pelaporan Access sangat kurang. dan jika Anda berpikir tentang pengguna bersamaan, Anda harus berpikir di luar Access meskipun Access membuat kemajuan dalam hal itu.

Saya suka tiga hal tentang Access: sederhana, cepat, dan murah untuk menghasilkan prototipe primitif. Hampir tidak ada kurva belajar, terutama jika Anda sudah memahami analisis data dan komposisi tabel.

Kedua, ini tidak terlalu menakutkan daripada DBMS besar yang tersentralisasi. Saat pengguna diperlihatkan cara membuka tabel Access di tampilan tabel, dengan hanya mengkliknya, mereka kehilangan ketakutan mereka terhadap tabel. Dan fakta bahwa satu file menyimpan data, definisi data, dan aplikasi membuat hal-hal sederhana bagi orang yang tidak berpikir dalam hal sistem.

Ketiga, ini berfungsi baik dengan Excel dan Word. menyalin tabel atau kueri ke dalam spreadsheet Excel semudah mengklik tombol.

Sebelum saya bisa sampai ke titik ini, saya harus mengatasi sikap agak angkuh yang saya miliki tentang Access. Ini bukan SQL Server atau Oracle. Tapi itu memang ada gunanya, selama Anda memahami keterbatasannya

Setelah mengatakan semua ini, Anda masih akan dihadapkan dengan tugas monumental ketika tiba saatnya untuk memindahkan toko Anda dari banyak basis data kecil ke dalam basis data terpadu berskala besar tunggal, dengan manajemen profesional dan sumber daya bersama.

Saya ingin menambahkan beberapa ide / pemikiran ke jawaban bagus @ WalterMitty.

Dia benar karena itu sangat tergantung pada tujuan dari file Excel. Namun saya akan menambahkan bahwa jika mereka berisi aturan DAN data yang kompleks, Anda dapat berpikir tentang memanfaatkan kekuatan mesin aturan. Aturan mesin seperti Drools , OpenRules atau OpenL Tablet memungkinkan Anda untuk menggunakan file Excel untuk menyimpan aturan bisnis, dan (setidaknya untuk Drools yang saya tahu), untuk memperbarui aturan ini on-the-fly.

Ini adalah cara yang sangat baik bagi orang-orang yang berpikiran bisnis untuk tetap mengendalikan ... bisnis mereka, dan untuk memisahkan bisnis dari setan yang merupakan pekerjaan Anda, atau setidaknya pekerjaan departemen TI. Saya pikir orang-orang bisnis akan setuju bahwa penyimpanan, pemeliharaan, dan cadangan harus diambil dari bahu mereka. Anda harus menakuti mereka sedikit dengan bagian cadangan sebenarnya:

• Apa yang akan terjadi jika hard drive orang itu tiba-tiba mati?
• Apa yang akan terjadi jika file rusak, dihapus, secara tidak sengaja me-reset?
• Jika kami bermigrasi ke Excel 2013 dari Excel 2007, apakah semuanya akan baik-baik saja?

Sekarang, jika Anda pergi ke sana, pikirkan juga fakta bahwa jika Anda menambahkan basis data, tugas Anda adalah menjaga kesehatan dan integritasnya. Artinya, Anda harus memikirkan cara, atau / dan menyiapkan infrastruktur TI Anda untuk menyimpan cadangan data. Meskipun tidak secanggih Oracle, atau database IBM, Microsoft Access dapat menghasilkan cadangan (meskipun saya tidak yakin ini bisa otomatis).

Terakhir tetapi tidak kalah pentingnya, jika mereka menerimanya, jangan lupa bahwa Anda akan membutuhkan seseorang untuk menganalisis data bisnis, menyusun basis data, menyiapkan rencana migrasi, memperbolehkan pelaku bisnis untuk mengirimkan rencana evolusi, dll. Bergantung pada jumlah data, mungkin proyek TI dengan ukuran tertentu, dan Anda kemungkinan besar akan bertanggung jawab untuk itu . Bersiaplah! :-)

Ketika Anda mencoba meyakinkan orang tentang manfaat menggunakan sistem yang berbeda, Anda harus menghindari mencoba membujuk mereka.

Saya tahu itu terdengar sangat aneh.

Tapi yang saya maksud adalah ini:

Orang-orang suka menggunakan sistem saat ini. Ini bekerja untuk mereka. Mudah digunakan dan cepat untuk melakukan perubahan. Untuk membujuk orang menggunakan sistem lain, perlakukan mereka seperti orang dewasa:

Lay out pro dan kontra tentang excel dan pendekatan database. Jelaskan konsekuensi jangka pendek dan jangka panjang masing-masing. Jika Anda dapat menyebutkan semua manfaat KEDUA dan masih membujuk orang untuk berubah, maka Anda telah membuat argumen yang cukup meyakinkan. Kuncinya adalah membiarkan MEREKA membuat keputusan bahwa pendekatan basis data lebih baik berdasarkan fakta dan konsep yang telah Anda sajikan.

Masalah yang kami miliki adalah lembar excel yang berbeda dengan tujuan berbeda tetapi dengan kontak yang sama. Kemudian ketika kontak mengubah alamat mereka, akan sulit untuk menyinkronkan semua excel dan sementara alamat mereka diubah dalam excel sheet 1, dia masih akan menerima email karena excel sheet 2 tidak diperbarui.

Kami memecahkan ini dengan database pusat klien.

Saya bekerja untuk sebuah organisasi yang memiliki spreadsheet di semua tempat, sebagian besar karena sumber daya TI yang terlalu berlebihan. Mereka akan memindahkan ini ke aplikasi jika itu mungkin - itu tidak mungkin.

Salah satu hal yang saya lakukan setelah saya meninggalkan organisasi itu dibuat alat untuk menghasilkan program pemeliharaan tabel C # / SQL Server dari lembar kerja Excel. Itu mengasumsikan header kolom adalah nama kolom untuk keperluan konstruksi tabel dan pelabelan lapangan. Namun, ini adalah instrumen kasar. Itu akhirnya digunakan untuk hal-hal yang tidak ada hubungannya dengan Excel.

Masalah-masalah yang kami temui dalam beberapa kategori:

• Validasi: Ketika aturan validasi rumit, orang harus menyimpan prosedur di kepala mereka. Dimungkinkan untuk merancang spreadsheet dengan pernyataan 'jika' di semua tempat, selama orang-orang mengerti bagaimana ini bekerja.

• Berbagi: seperti yang ditunjukkan di tempat lain, jika satu orang memiliki spreadsheet berbagi jaringan terbuka untuk membaca / menulis, pengguna lain hanya dapat membaca. Kami tidak berada pada titik di mana kami dapat membuka spreadsheet dalam mode kolaborasi. Itu adalah hal lain yang tidak bisa ditangani oleh orang-orang TI pada saat itu.

• Konsistensi skema: Dalam situasi saya berada di kami memiliki spreadsheet untuk setiap negara bagian: formatnya umum tetapi keadaan menurut data negara bepergian dalam file terpisah. Jika seseorang menggunakan kolom secara kreatif maka setiap orang harus menyetujui penggunaan ini, yang tidak selalu dijamin.

Spreadsheet selalu berbagi jaringan dan server didukung setiap malam, jadi tidak ada yang menjadi masalah. Ada juga kemungkinan yang berbeda dari salah satu dari mereka secara tidak sengaja diemail ke tujuan yang bukan miliknya. Sementara kemungkinan kerusakan nyata sedikit dalam kasus ini, organisasi itu adalah di mana 'memimpin dengan contoh' sangat penting untuk kredibilitasnya. Jenis kekacauan itu akan memalukan.

Saya melihat iklan di Craigslist di mana seseorang membutuhkan "Excel Guru". Saya meneruskan ini kepada seorang teman yang berada di antara pekerjaan, dan dia menemukan bahwa perusahaan memiliki sistem estimasi kontrak konstruksi yang beroperasi di lokasi di seluruh negara bagian. Seseorang di sini secara sewenang-wenang memperbaiki sistem untuk 'membuatnya bekerja lebih sesuai gaya mereka'. Apa pun gaya itu, itu telah menyebabkan banyak kerusakan. Dia menghabiskan beberapa hari memperbaikinya. Hampir tidak dia menyerahkan pekerjaannya dan mendapat bayaran mereka memanggilnya kembali untuk memperbaiki yang lain di kota lain. Kisah yang sama: seseorang secara sewenang-wenang 'memperbaikinya' untuk melakukan apa yang mereka inginkan. Yang ini bahkan lebih buruk.

Sistem yang rumit seperti ini harus 'di luar jangkauan' kustomisasi ad-hoc.