Cara meningkatkan komunikasi email saya

Mengutip sebuah email yang saya kirim ke seorang rekan

Saya melihat ada masalah dengan Sistem A. Saya telah menentukan bahwa itu bukan disebabkan oleh X. Saya menduga bahwa itu disebabkan oleh Y. (karena Anda bertanggung jawab atas Y) Bisakah Anda melihatnya?

(Bagian dalam tanda kurung tidak dimasukkan dalam email saya karena kolega ini tahu betul bahwa ia bertanggung jawab atas Y ... harus dipahami itu sebabnya saya mengiriminya email)

Saya bertemu dengan kolega setengah hari kemudian, dan berkata, "apakah Anda sudah melihat masalah dengan Sistem A?" dan dia menjawab, "Oh, ya, saya menerima email Anda tentang Sistem A yang rusak tetapi saya menduga itu mungkin disebabkan oleh X, jadi saya menunggu Anda untuk memeriksanya."

Jelas pesan saya tidak dikomunikasikan. Ini adalah hasil yang terlalu umum dari email yang saya kirim dan sangat mengecewakan ... namun, saya tidak tahu bagaimana saya bisa membuat email saya menjadi lebih jelas. Mereka selalu singkat, jelas, dan to the point yang saya bisa buat mereka. Ada saran? Mungkin ada sesuatu yang melekat pada media email yang tidak efektif untuk jenis komunikasi ini?

Anda dapat mencoba menata ulang sehingga Anda memberi tahu mereka apa yang Anda inginkan pada awal email.

Saya melihat ada masalah dengan Sistem A yang ingin saya lihat. Saya sudah melihat X dan memutuskan bahwa bukan itu penyebabnya. Mungkin disebabkan oleh Y, itulah sebabnya saya butuh bantuan Anda. Masalah ini membuat So & So tidak melakukan pekerjaan mereka, jadi jika Anda bisa melihat Y di pertemuan Anda yang paling awal, saya akan sangat menghargainya.

Terima kasih!

Anda mungkin mencoba sesuatu seperti itu.

Juga, garis subjek bahkan lebih penting daripada tubuh kadang-kadang. Untuk email ini, saya akan membuat subjek mengatakan:

Subjek: Mengalami masalah dengan Sistem A, silakan periksa Y

Seharusnya bukan email.

Itu harus masuk ke sistem pelacakan Anda:

• Entri kasus adalah laporan kesalahan.
• Awalnya ditugaskan kepada Anda dan dengan tanggapan pertama untuk dicatat bahwa itu bukan konsekuensi dari X karena Anda sudah memeriksa (dengan informasi tambahan apa pun untuk mendukung kesimpulan ini).
• Itu kemudian ditugaskan kepada Anda kolega dengan catatan bahwa Anda curiga itu mungkin Y

Pada titik ini harus cukup jelas bahwa ini adalah masalahnya ...

Edit:

Sebenarnya ini adalah, dalam beberapa hal, jawaban yang buruk untuk pertanyaan karena tidak - tetapi intinya adalah valid yaitu bahwa hanya mengirim email tanpa (mengutip istilah penjualan) "panggilan untuk bertindak" spesifik yaitu sesuatu yang membuatnya jelas bahwa sekarang penerima masalah untuk dihadapi.

Dalam hal email - Anda bisa mulai dengan sesuatu di sepanjang baris "Bisakah Anda melihat masalah berikut ..." tetapi lebih baik untuk membuatnya secara eksplisit ditandai sebagai tugas di atas dan di atas teks pesan

Jangan menganggap kata-kata kasar ini secara pribadi, saya juga bersalah.

Inilah yang saya benci tentang penggunaan email. Ini harus dikirim sebagai Tugas / Todo yang pernah dipanggil oleh sistem email Anda. Dengan tanggal jatuh tempo. Mungkin ada beberapa masalah budaya perusahaan tentang mengirim tugas karena tidak muncul sebagai meminta dengan baik, tetapi lebih seperti memberikan pesanan. Itu tidak seharusnya menjadi kasus karena penerima dapat menolak permintaan (Yang akan menjadi nilai tambah dalam kasus Anda.) Dan menetapkan waktu yang berbeda.

Permintaan rapat adalah item kalender. Ini sangat menyakitkan ketika seseorang bertanya apakah Anda bisa mengadakan pertemuan dan mereka tidak memberikan kerangka waktu dan menendang perut ketika mereka memiliki akses ke kalender Mei.

Setelah 3-4 bolak-balik satu email kalimat, saatnya untuk mengangkat telepon atau setidaknya mengobrol. Itu juga berlaku untuk penjelasan paragraf 47 dari sesuatu yang saya tidak perlu diarsipkan dalam teks.

Berbicara tentang pengarsipan. Mengapa saya mendapatkan email tentang klien yang hanya masuk ke Kotak Masuk 'saya'? Ketika saya meninggalkan perusahaan, seseorang mungkin menginginkan ini dan mereka tidak akan mendapatkan inbox saya. Saya bisa meneruskannya kepada orang yang 'dapat' mengambil alih akun saya ketika saya pergi. Jadi sekarang saya harus menyalin email ke beberapa sistem dokumen atau menjadi seperti orang lain dan memiliki 50 folder di email mungkin satu untuk setiap klien dan seret ke sana. Dan ketika saya pergi, seorang pengisap yang malang bisa pergi ke semua folder itu dan terus menerima spam yang dikirim ke alamat email lama saya (Jujur, saya tidak pergi ke situs porno itu.).

Ketika sebuah email dari BigBoss@OurMostImportantClient.com, perlu pergi ke beberapa lokasi pusat untuk siapa saja yang perlu mendapatkannya sekarang atau di masa depan bisa mendapatkannya. Jika langsung ke MyBigBoss, maka mungkin tidak. Tetapi harus memiliki kemampuan untuk mengarahkan klien dan mitra bisnis penting.

Wiki dan SharePoint dan aplikasi pasar vertikal yang menggabungkan manajemen contactg bagus, tetapi mereka tidak menangani email. Seseorang harus membereskan kekacauan ini sampai kita singkirkan.

Maaf, jawaban untuk pertanyaan Anda ada di suatu tempat. Sama seperti sistem email kami.

Pasti ada cara yang lebih baik dan pasti bukan Twitter.

• Buat pesan Anda singkat dan ringkas.
• Mendukung daftar berpoin lebih dari prosa gaya paragraf.
• Ketahui penerima Anda (yaitu menghindari jargon teknis ketika berbicara dengan non-programmer).
• Gunakan email dengan hemat.
  • Jika Anda berkomunikasi berlebihan, orang akan mengabaikan Anda.

Menangani contoh spesifik Anda melalui mekanisme pelacakan bug pilihan Anda, seperti yang orang lain katakan, mungkin solusi yang lebih baik. Yang mengatakan, pertanyaan Anda yang lebih luas tentang komunikasi email layak melihat lebih dekat.

• Mengingat bahwa email Anda sejelas yang Anda klaim (dan saya tidak punya alasan untuk meragukannya berdasarkan pertanyaan Anda yang diungkapkan dengan sangat jelas di sini)
• Dan Mengingat bahwa orang-orang mengakui menerima dan membaca kata email
• Dan Mengingat bahwa ini bukan kejadian yang terisolasi atau langka
• Maka saya ragu bahwa masalahnya adalah kejelasan email Anda.

Anda sepertinya curiga ketika Anda bertanya, "Mungkin ada sesuatu yang melekat pada media email yang tidak efektif untuk jenis komunikasi ini?" Tapi saya ragu Anda akan sukses di media lain. Saya menduga bahwa sumber frustrasi Anda lebih besar kemungkinannya berdasarkan pada hubungan Anda dengan tim Anda.

Bagi saya sepertinya orang-orang di tim Anda tidak menganggap Anda serius dan itu masalah yang lebih luas daripada yang bisa diatasi dengan perubahan gaya media atau komunikasi. Jika Anda ingin komunikasi Anda ditanggapi dengan serius, maka Anda perlu mengetahui alasan mengapa Anda tidak dianggap serius dan memulihkannya. Ada banyak faktor yang mungkin menjadi penyebab kurangnya rasa hormat ini (Anda baru, atau muda, atau berbeda secara budaya, atau tidak terbukti, atau telah salah di masa lalu) dan masing-masing akan menunjukkan pendekatan yang berbeda untuk remediasi. Dan tim yang berbeda merespons secara berbeda pada tipe kepribadian yang berbeda. Jadi tanpa mengetahui detail lebih lanjut, saya ragu untuk memberikan saran tentang cara untuk maju dari sini.

Jika ini adalah film penjara, saya sarankan Anda mencari pria terbesar di tim dan melompatinya. Mendapatkan rasa hormat dari tim pemrogram bisa lebih sulit (meskipun secara umum ada kemungkinan lebih rendah untuk berakhir di rumah sakit).