Apa yang biasanya kami lakukan adalah membagi lingkup kerja penuh menjadi modul / elemen utama yang dapat dianggap sebagai sub-proyek. Dengan kata lain mereka adalah bagian-bagian pekerjaan yang dianggap klien sebagai bagian terpisah dari proyek dan yang ingin ditaksir secara terpisah oleh klien.
Setelah selesai, kami membagi masing-masing modul menjadi tugas, sub tugas dan bahkan sub tugas yang lebih kecil sehingga masing-masing modul dapat diperkirakan dengan cukup mudah dan estimasi memakan waktu dari satu hingga sepuluh jam kerja. Dengan begitu kita mendapatkan rincian lingkup pekerjaan untuk proyek tersebut.
Langkah terakhir adalah mendistribusikan tugas di antara tonggak sejarah. Kami melakukannya dengan cara sehingga setelah setiap tonggak klien mendapatkan hasil yang terlihat. Itu membantu untuk melewati satu tonggak sejarah dan pindah ke tonggak lain. Jadi akhirnya kami mendapatkan sesuatu seperti:
Modul 1
<ol>
<li>
Primary task 1 - 5 hrs
<ol>
<li>Subtask 1.1 – 3 hrs</li>
<li>Subtask 1.2 – 2 hrs</li>
</ol>
</li>
<li>
Primary task 2 - 9 hrs
<ol>
<li>Subtask 2.1 – 1 hrs</li>
<li>Subtask 2.2 – 2 hrs</li>
<li>Subtask 2.2 – 5 hrs</li>
</ol>
Awalnya kami melakukannya hanya menggunakan lembar excel. Tetapi lebih dari dua tahun yang lalu kami mulai menggunakan alat perangkat lunak untuk itu. Ada beberapa produk serupa yang membantu dengan itu www.evenflow.com , www.swproposal.com dan beberapa lainnya. Saya tidak ingat semua daftar. Kami melakukan penelitian sejak lama. Semoga itu bisa membantu.
Pertanyaan yang bagus adalah bagaimana cara memperkirakan dengan tepat. Tidak ada estimasi yang benar 100% seperti yang kami yakini. Satu-satunya cara adalah membagi ruang kerja penuh menjadi tugas sekecil mungkin. Semakin kecil tugas yang Anda miliki, ulasan dan analisis yang lebih rinci tentang proyek yang Anda lakukan. Sehingga toh meningkatkan akurasi.