Proyek dan Organisasi Dokumen Bisnis

Bagaimana Anda mengatur, mengelola pengeditan, revisi, dan hubungan antara:

1. Proposal
2. Kontrak
3. Ubah Pesanan
4. Kiriman
5. Proyek

Bagaimana Anda mengatur proyek Anda agar dapat digunakan kembali?

Misalnya, apakah ada cara untuk menambahkan tag ke proyek, agar lebih mudah diakses?

Apa struktur data yang baik untuk membuang semua file saya di server internet agar mudah diakses?

Saat ini, folder kerja saya diatur sebagai berikut:

(1)/work/
 (2)/projects
  (3)/project_a
   (4)/final (which includes all final documents)
    (5)/contracts
    (5)/rfp_rfq
    (5)/change_orders
    (5)/communications (logs all emails, faxes, and meeting notes and minutes)
    (5)/financial
     (6)/paid
     (6)/unpaid
    (5)/reports
   (4)/old (include all documents that didn't make it into the project_a/final/ 
  (3)/project_b
   (4) ... same as above ...
 (2)/references
  (3)/technical_references
  (3)/gov_regulations
  (3)/data_sources
  (3)/books
  (3)/topic_based (each area of my expertise has a folder with references in them)
 (2)/business_contacts
  (3)/contacts.xls (file contains all my contacts)
 (2)/banking
  (3)/banking.xls (contains a list of all paid and unpaid invoices as well as some cool stats)
  (3)/quicken (to do my taxes and yada yada)
   (4)/year
 (2)/education (courses I've taken
  (3)/webinars
  (3)/seminars
  (3)/online_courses
 (2)/publications (includes the publications I've made
  (3)/publication_id

Kami sebagian besar 5 orang bekerja bersama paruh waktu untuk hal ini. Karena ini adalah pendekatan yang sangat terstruktur, saya merasa sangat sulit untuk mengingat apa yang telah saya lakukan pada proyek sebelumnya dan bolak-balik dengan mudah.

Apa saran Anda untuk meningkatkan proses saya? Saya terbuka untuk perangkat lunak sumber terbuka dan tertutup (selama harganya tidak terlalu tinggi).
Saya juga ingin menerapkan sistem di mana saya dapat menyimpan sebagian besar proyek online untuk meningkatkan kolaborasi dan efisiensi dan mengurangi bandwidth terutama pada pengeditan dokumen.

Bayangkan mengirim dokumen melalui email 5-10 kali sehari.

Pertama, saya tidak akan mencoba melacak semuanya menggunakan file dan folder. Anda dapat memulai dengan niat terbaik, tetapi akan dengan cepat menjadi binatang buas untuk dipertahankan dan disinkronkan. Untuk hal-hal yang jelas harus disimpan dalam file individual, Anda dapat menggunakan sistem kontrol versi seperti CVS, Subversion, atau salah satu dari banyak sistem yang bersaing, tetapi itu hanya akan membawa Anda sejauh ini. Sebagian besar bisnis pindah ke aplikasi dan penyimpanan berbasis cloud.

Itu membawa saya ke poin kedua: jangan menemukan kembali kemudi. Anda dapat mencoba untuk membangun sistem homebrew Anda sendiri yang akan melakukan persis apa yang Anda butuhkan hari ini, tetapi dalam jangka panjang Anda lebih baik berinvestasi dalam sistem yang sudah ada yang telah terbukti pertempurannya. Ada begitu banyak kasus sudut tambahan yang bahkan tidak dapat Anda pertimbangkan, dan saat Anda mulai memperbaiki sistem in-house Anda, Anda akan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk meretas sistem Anda untuk menangani semua sudut yang aneh case (atau hanya mencoba menambahkan fungsionalitas baru), dan segera Anda tidak akan memiliki cukup waktu untuk mengabdikan diri untuk merawat pelanggan Anda seperti yang Anda inginkan. Pada akhirnya biaya pemeliharaan sistem Anda sendiri akan melampaui jumlah yang Anda bayarkan untuk beberapa sistem yang ada, sumber terbuka, atau yang tersedia secara komersial.

Jika Anda setuju dengan dokumen yang dihosting di server Google, saya sangat merekomendasikan Google Apps (atau Google Documents jika Anda ingin pergi rute gratis) untuk dokumen Anda. Ini akan memberi Anda pengeditan kolaboratif real-time dan menyediakan cara alami berbagi dokumen. Itu juga menyimpan setiap revisi dokumen.

Saya sarankan menggunakan paket akuntansi nyata seperti QuickBooks untuk melacak faktur dan tagihan Anda.

Untuk kolaborasi tambahan, WebEx adalah standar de facto, tetapi ada juga berbagai sistem konferensi / layar web gratis dan berbayar lainnya yang mungkin juga cocok untuk kebutuhan Anda karena perusahaan Anda masih sangat kecil.

Untuk mengelola semua akun pelanggan Anda, Anda harus menggunakan sesuatu seperti Salesforce.com atau sistem CRM lainnya. (Tapi ingatkan sebelumnya, sistem CRM apa pun akan membutuhkan sejumlah pemikiran dan penyesuaian agar dapat digunakan untuk bisnis khusus Anda.) Anda dapat mencoba menggunakan spreadsheet, tetapi spreadsheet tersebut akan menjadi sangat sulit untuk dipertahankan.

Untuk mendokumentasikan proses bisnis Anda, Anda harus mempertimbangkan membuat wiki. Melangkah lebih jauh, Anda juga dapat mengatur sistem tiket seperti Fogbugz (jika sistem CRM Anda belum memilikinya) yang memungkinkan Anda membuat entri untuk setiap item tindakan dari rapat Anda, dan melacak status hingga setiap tugas telah selesai.