Menandai email otomatis sehingga pengguna dapat memfilter dengan aturan pandangan

Di kantor kami (lembaga keuangan besar), kami mengirimkan banyak email yang dihasilkan ke banyak pengguna. Email-email itu biasanya berisi nomor yang diverifikasi, konfirmasi cek, dll. Tidak mungkin menggunakan database pusat untuk tujuan ini, karena itu akan terlalu rumit dan terlalu mahal.

Saya ingin penerima saya dapat menyaring email yang dihasilkan secara andal, tanpa melewatkan diskusi bolak-balik yang mungkin muncul. Setiap pengguna mendapat ratusan surat itu setiap hari, tetapi mereka harus mendapatkannya, jadi mereka telah diberi tahu secara resmi.

Saya ingin membantu mereka fokus dengan menemukan aturan dalam pandangan itu

memfilter secara otomatis mengirim email sebaik mungkin
TIDAK akan memfilter diskusi yang mungkin timbul (yaitu Re :, Fwd :, ...) dengan pasti
pengirim surat-surat itu akan bervariasi, tergantung pada siapa yang melakukan verifikasi. Alamat pengirim tunggal tidak dimungkinkan karena alasan kepatuhan.

Jika email berakhir di kotak masuk pengguna tanpa diurutkan secara otomatis, itu baik-baik saja, tetapi tidak dapat menyembunyikan diskusi yang sedang berlangsung yang mungkin sensitif waktu (ya, kami menggunakan email untuk itu ...)

Masalahnya adalah bahwa aturan pandangan hanya akan memindai jika sebuah kata muncul dalam teks atau subjek, tetapi afaik saya tidak dapat memfilter untuk posisi ("Mulai dengan XXX"). Dengan demikian, pemfilteran dengan kata kunci juga akan memfilter diskusi dan tindak lanjut.

Saya dapat mengubah email itu sendiri, dan saya dapat menyarankan aturan filter kepada pengguna. Perbaikannya harus sesederhana mungkin, karena saya harus menggunakan perubahan ke puluhan makro vba dan program lainnya. Idealnya itu hanya bekerja dengan HTML dan teks saja, tetapi hanya HTML yang dapat diterima.

Apakah ada tanda atau tanda pintar yang dapat saya tambahkan ke email saya yang memastikan email tidak difilter jika diteruskan atau dibalas?

Terima kasih atas masukan Anda!

— zuiqo
sumber

Awalan atau akhiran pesan otomatis dengan sesuatu seperti [Automated Message]:?

— Seth

Itu tidak berhasil, karena Aturan Outlook 2010 hanya memungkinkan untuk mencari kata-kata tertentu di baris subjek, tetapi tidak akan mempertimbangkan posisi relatif mereka. Karenanya, aturan seperti itu akan memfilter semua balasan. Karena jika seseorang pernah membalas pesan-pesan ini, sesuatu yang mendesak sedang terjadi, itu bukan solusi.

— zuiqo

Jadi, beri tahu para pengguna untuk menghapus bagian itu dari pesan? Anda mungkin bisa menulis sesuatu di VBA yang akan menghapus bagian itu dari judul jika seseorang membalas pesan. Tetapi dengan kerangka yang Anda tentukan mengubah proses yang sebenarnya mungkin akan jauh lebih efektif.

— Seth

Saya sangat setuju. Namun, saya tidak dalam posisi untuk mendorong perubahan ini, dan saya hampir pasti tidak akan dapat mendidik kembali pengguna, karena mereka tersebar di berbagai departemen dan sub-perusahaan. Beruntung, kurasa.

— zuiqo