Bagaimana cara menormalkan dokumen Word?

Saya terlalu murah untuk menyewa seseorang untuk mengetik ulang dokumen yang sudah sangat lama dipindai, penuh dengan legalese. Jadi saya OCR menggunakan OmniPage. Tapi output OCR agak mengecewakan. Saya mendapat kata doc yang memiliki banyak spasi baris. Ketinggian paragraf sebelum dan sesudah berbeda di semua tempat.

Ini akan mudah, jika seluruh dokumen memiliki pengaturan paragraf yang sama, tetapi tidak. Mungkin ada setengah lusin gaya berbeda yang terjadi.

Apa cara termudah untuk menormalkan dokumen? Misalnya, jika satu paragraf memiliki penspasian garis 20,4 pt dan yang lain memiliki penspasian 20,9 pt, maka saya ingin menganggapnya dengan gaya yang sama dan menetapkannya ke nilai tunggal? Atau sungguh, setiap saran diterima pada saat ini.

Saya akhirnya mendapatkan banyak dokumen yang benar-benar berantakan dan tidak mungkin untuk mempertahankan bahwa saya perlu membersihkan.

Anda ingin mempelajari dan menggunakan gaya paragraf / karakter jika Anda belum menggunakannya.

Di tab beranda Pita, cari jendela "Gaya".

Memilih paragraf atau beberapa paragraf di Word dan kemudian memilih salah satu gaya Paragraf akan menerapkan format gaya itu untuk semua paragraf yang Anda pilih.

Ini juga membuatnya lebih mudah di masa depan jika Anda ingin mengubah gaya - cukup masuk ke definisi gaya gaya untuk gaya yang diberikan, buat beberapa perubahan, dan kemudian perubahan Anda akan tercermin di semua paragraf yang menggunakan gaya itu.

Klik panah kecil di sudut kanan bawah jendela Style di Ribbon untuk melihat daftar gaya.

Proses Pembersihan Dokumen Saya

1. Lakukan permulaan yang bersih (Buang semua pemformatan saat ini dan terapkan gaya paragraf default) - Pilih semua teks dan pilih Gaya Paragraf yang cocok dengan bagian terbesar dari teks. Teks yang dipilih biasanya berupa paragraf biasa, jadi saya memilih gaya paragraf "Teks Teks". Sekarang semua teks harus ditata secara konsisten.
2. Secara bertahap membangun kembali gaya dokumen - Terapkan Judul Sekarang saya pergi melalui dokumen menambahkan Pos dalam urutan (Pindai seluruh dokumen untuk Heading 1, lalu Heading 2, dll.)
3. Terapkan gaya paragraf lain - Saya melanjutkan langkah di atas untuk semua item lain yang memerlukan gaya paragraf diterapkan (Daftar, Paragraf Tambahan, Keterangan, Tabel, Gambar)
4. Terapkan gaya karakter - Lalu saya memindai gaya karakter apa pun yang perlu diterapkan.
5. Gaya fine tune - Pada titik ini dokumen pada dasarnya harus dilakukan. Saya mengubah gaya apa pun yang memerlukan modifikasi untuk dokumen yang diberikan.

Pintasan Kata yang Berguna

CTRL+SPACEBAR   Strip character formatting that's not contained in the applied paragraph style.
CTRL+Q          Strip paragraph formatting that's not contained in the applied paragraph style.
CTRL+SHIFT+N    Apply Normal paragraph style.

Saya telah menemukan bahwa kadang-kadang Word tidak suka memperbaiki situasi ini apa pun yang terjadi. Jika itu masalahnya, salin seluruh dokumen ke Notepad, cobalah untuk tetap memformat massal (seperti spasi dan paragraf) dan kemudian salin kembali ke Word dengan pengaturan baru.

Jika Anda memilih teks seluruh dokumen dan kemudian membuka jendela format paragraf (seperti yang Anda tunjukkan di atas), saya percaya bahwa nilainya akan kosong karena ada beberapa nilai. Namun, jika Anda mengetikkan nilai yang diinginkan secara manual, maka semua akan berubah ke nilai yang baru.