Cara mencegah sel mencetak di Excel

Bagaimana saya bisa mencegah konten sel tertentu (atau seluruh baris atau kolom) dari mencetak di Excel, sambil tetap terlihat di layar ketika saya mengedit file? Idealnya, saya harus dapat melakukan ini pada sel-sel di bagian dalam spreadsheet (yaitu, bukan hanya kolom paling kanan atau baris paling bawah). Menyembunyikan baris atau kolom tidak dapat diterima karena saya perlu mempertahankan ukuran sel, untuk mempertahankan keseluruhan tampilan lembaran.

Saya telah mencari cara untuk mendefinisikan format bersyarat yang tergantung pada apakah Excel saat ini mencetak, tetapi sepertinya tidak ada hal seperti itu. Saya telah secara manual mengatur warna teks menjadi putih sebelum mencetak (dan secara manual mengembalikannya setelah itu), tetapi tampaknya harus ada cara otomatis untuk melakukan ini.

Anda dapat menerapkan pemformatan normal (tidak bersyarat) untuk mencapai hal ini. Pilih sel, baris, dan / atau kolom yang dimaksud dan buka "Format Sel", yang dapat diakses melalui pita ("Beranda" → "Sel" → "Format") atau pintasan keyboard Ctrl+ 1.

Pada tab "Number", pilih Category = "Custom" dan untuk "Type" masukkan:

""; ""; ""; ""

atau sederhana

;;;

Ini memberitahu Excel untuk menampilkan string kosong jika sel berisi angka positif, angka negatif, nol atau (non-numerik) teks. Jadi nilai apa pun yang bukan kesalahan akan disembunyikan di layar dan saat dicetak.

Jika Anda menggunakan Office 2010, di bawah "File -> Print -> Page Setup -> Sheet (tab)", pengaturan untuk "Area cetak" harus menjadi apa yang Anda cari. Dalam contoh saya, hanya kolom A: J yang akan dicetak; namun, semuanya ditampilkan saat melihat di layar.

Seperti inilah tampilan dialog:

^{(Klik gambar untuk memperbesar)}

Ini juga dapat diakses sebagai "Tata Letak Halaman" → "Pengaturan Halaman" → (tombol sudut) → "Pengaturan Halaman" → "Lembar":

Solusi ini tidak mengharuskan Anda untuk mengambil tindakan khusus sebelum dan sesudah setiap kali Anda perlu mencetak file. Itu didasarkan pada gagasan menggunakan "Area Cetak", seperti yang disarankan oleh Terence dan Don Livezey. Letakkan sel yang tidak ingin Anda cetak di luar area cetak. Jika itu cukup baik untuk Anda, Anda sudah selesai.

Tapi Anda mungkin ingin sel yang dikecualikan muncul di dalam area cetak saat Anda mengedit lembar kerja. Dalam hal itu, untuk setiap sel yang ingin Anda tampilkan tetapi tidak dicetak:

• Masukkan "bentuk". (Kotak empat berfungsi paling baik.) Posisikan di atas sel tempat Anda ingin data muncul. Format secara visual sesuai keinginan Anda. Mungkin yang terbaik adalah tidak memiliki garis perbatasan. Setel warna isian ke apa pun yang Anda inginkan untuk warna latar belakang, atau tanpa isian untuk membiarkan warna isian sel yang mendasarinya terlihat (dan membuat bentuk itu sendiri tidak terlihat).
• Konfigurasikan bentuk untuk menampilkan konten sel yang diinginkan, dengan memilih bentuk dan kemudian mengetik referensi (misalnya, =D15) ke dalam bilah rumus di bagian atas . Jangan hanya mengetikkan bentuk; jika Anda melakukannya, rumus ( =D15) akan ditampilkan secara harfiah.
• Klik kanan pada bentuk dan pilih "Format Bentuk". Di bawah Properti, Anda dapat memilih apakah bentuknya dicetak atau tidak (dengan mengosongkan kotak centang "Cetak objek"). (Di Excel 2013, ini berada di bawah "Opsi Bentuk" → "Ukuran & Properti" → "Properti".)

Ketika saya perlu melakukan apa yang Anda katakan, apa yang akan saya lakukan adalah:

Gunakan fungsi dalam editor kode (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

untuk menyembunyikan kolom atau baris, lakukan cetakan, lalu sembunyikan.

Contoh:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Atau ubah bagian terkait untuk menyembunyikan kolom (contoh ini menyembunyikan kolom B dan D):

        With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Atau sembunyikan semua baris dengan sel kosong di kolom A:

        With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Tautan:

• Sembunyikan baris, kolom, atau sel saat Anda mencetak lembar
• Cegah Pencetakan Sel Tertentu
• Bagaimana cara menambahkan VBA di MS Office?

Saya memecahkan masalah yang sama dengan membuat lembar terpisah dan menyalin tautan ke informasi di sana. Untuk melakukan ini, sorot seluruh lembar asli dan salin ( Ctrl+ C). Buka lembar baru dan klik kanan sel pertama. Pilih ikon tautan di Opsi Tempel. Semua yang ditempelkan akan diformat, jadi Anda harus memperbaikinya. Sel kosong akan berisi nol. Ini dapat diperbaiki dengan masuk ke "File" → "Options" → "Advanced" dan hapus centang pada kotak "Tampilkan nol di sel yang memiliki nilai nol".

Sekarang Anda dapat menghapus sel, baris, atau kolom yang tidak ingin Anda tampilkan pada hasil cetak. Lembar Cetak akan diperbarui saat Anda memperbarui lembar asli.

Jika, seperti saya, Anda memiliki lembar dasar yang Anda salin untuk periode waktu atau tujuan yang berbeda, Anda dapat membuat lembar cetak ini untuk lembar dasar. Saat Anda membutuhkan pasangan baru, cukup salin kedua lembar dan lembar cetak baru akan ditautkan ke lembar baru.

Saya tidak memiliki poin reputasi yang cukup untuk mengomentari pos lain, jadi saya akan menambahkan "jawaban" dengan beberapa pengamatan. Saya memiliki kebutuhan yang sama atau serupa, dan ada pro dan kontra untuk berbagai pendekatan.

• Mengatur area cetak: Ini dapat bekerja tergantung pada tata letak lembar, tetapi tidak menangani pemilihan area cetak yang tidak berdekatan terlalu baik. Atau, mungkin itu menanganinya dengan sangat baik, tetapi pendekatan yang dipilih tidak bekerja dalam kasus saya. Misalnya, jika saya memiliki spreadsheet dengan kolom AE, dan saya ingin menyembunyikan kolom B dan D saat mencetak, maka ia menempatkan setiap kolom tercetak {A, C, E} pada halaman terpisah. Tidak benar-benar apa yang saya inginkan.

• Mengatur teks menjadi putih di atas putih: Dapat berfungsi dalam beberapa kasus, tetapi WASPADALAH hal itu tidak mencegah bocornya data yang disembunyikan. Jika Anda mencoba menyembunyikan informasi sensitif, ketahuilah bahwa jika Anda mencetak ke PDF, data akan tetap ada dalam file PDF. Meskipun putih-putih, masih ada di sana, dan dapat disalin / ditempelkan keluar dari file PDF.

Saya lebih suka pendekatan yang menggunakan makro untuk menyembunyikan kolom yang dipilih saat mencetak, meskipun saya menyadari bahwa mungkin tidak berlaku atau pilihan terbaik dalam semua situasi.

Anda dapat "menyembunyikan" seluruh baris atau kolom dengan mengklik kanan baris / kolom dan memilih "Sembunyikan". Ini akan mencegah baris / kolom dari dicetak (atau ditampilkan). Jika Anda memiliki beberapa baris / kolom, Anda dapat menyorotinya dengan "klik seret" jika mereka bersebelahan atau dengan Ctrl+ klik jika mereka tidak bersebelahan. Ketika baris / kolom disembunyikan, nomor / hurufnya tidak ditampilkan. Untuk menyembunyikannya, cukup sorot baris / kolom di kedua sisi dan "klik kanan" dan pilih "Tampilkan".

Saya tidak yakin apakah Anda dapat mencegah sel-sel individual dari mencetak selain mengubah warna font. Anda mungkin dapat mengotomatisasi ini dengan pemformatan bersyarat.

Selain menyembunyikan kolom atau baris seperti yang disarankan di atas. Anda mungkin melihat Tampilan Kustom sebagai cara sederhana untuk menerapkan dan membatalkan penerapan apa yang tidak ingin Anda tampilkan.

Misalnya, jika Anda mencetak satu kolom untuk tenaga penjualan, yang lain untuk gudang, dan yang lain dengan segalanya, Anda dapat membuat tampilan khusus untuk masing-masing dan dengan mudah beralih ke keduanya.

Cara sederhana lainnya adalah untuk sementara menghapus isi sel dengan menyorot sel yang dipilih - klik kanan dan pilih "Kosongkan Konten".

Sekarang Anda dapat mencetak dan kemudian klik tombol Undo dan semuanya kembali normal.

Saya telah menyusuri jalan "hapus konten" dan dapat mengatakan bahwa pada hari yang sibuk, tidak sulit untuk melupakan membatalkan sesuatu hanya untuk kepentingan pencetakan.

Proses saya sejak itu terdiri dari memiliki tab "sumber" (sumber), dengan pesan "jangan sentuh" ​​ke rekan mana pun yang bekerja di file saya, serta tab "cetak" (tujuan) yang menarik langsung dari tab kerja tanpa harus khawatir tentang pembukaan, persembunyian, atau mengingat untuk dimasukkan kembali.

Ketika saya memperbarui sumbernya, tujuan mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan, dan saya tidak kehilangan jam kerja saya seharusnya lebih baik dalam membuat cadangan.

Juga, buat cadangan file Anda, hehe.

Bersulang

Untuk mencegah percikan baris atau kolum, Anda dapat menyembunyikannya dari tampilan:

1. Pilih baris / kolom
2. Klik kanan padanya
3. Pilih "Sembunyikan" di menu konteks

Cara altenatif adalah membuat grup dan kemudian menciutkannya:

1. Pilih baris / kolom
2. Pilih tab Data (dalam pita) -> Tombol grup di grup Garis

Sekarang Anda dapat dengan cepat menutup / memperluas baris (s) / colum (s) untuk mengedit / mencetak.

Lihat juga video yang menjelaskan berbagai cara untuk menyembunyikan sel (termasuk yang dijelaskan di atas).

Mengingat saran sebelumnya bahwa font putih dapat terlihat pada pencetakan PDF, saya menggunakan teknik berikut:

Gunakan sel di luar area cetak dengan entri "1" atau "0".

Saya kemudian merujuk ke bidang ini dalam pemformatan bersyarat dari semua sel yang diperlukan untuk tidak mencetak.

Jika A1=0kemudian mengatur format ke font putih.

Jika A1=1kemudian atur format menjadi hitam atau font warna apa saja yang Anda inginkan.

Baris kedua mungkin tidak diperlukan tetapi juga memungkinkan Anda untuk menyorot area menggunakan nomor yang berbeda untuk rentang atau sel tunggal ke latar belakang, perbatasan dan font yang Anda pilih dengan memilih rentang angka di sel A1.