Utilitas Faks lewat Email saat keduanya tersedia

Apakah ada manfaat yang tersisa untuk mengirim dokumen melalui Faks sebagai lawan email? (dengan asumsi bahwa pengirim dan penerima memiliki akses ke teknologi mana pun). Misalnya, apakah ada kasus di mana Faks lebih aman atau nyaman daripada Email?

Alasan yang sangat besar adalah tanda tangan dan hukum. Misalnya di beberapa negara Anda hanya dapat mengirim faks tanda tangan saat menggunakan tanda tangan digital akan mengharuskan Anda untuk mendapatkan tanda tangan digital resmi (biasanya disimpan pada kartu pintar, jika itu ada di tempat pertama, dan kadang-kadang memiliki kurang "validitas" dari tulisan tangan tanda tangan), kemudian dapatkan pembaca kartu pintar, instal middleware yang mungkin atau mungkin tidak bekerja dengan program yang ingin Anda gunakan untuk menandatangani dokumen, dan kemudian penerima mungkin perlu memiliki program yang akan bekerja dengan tanda tangan digital untuk mengonfirmasi , dan seterusnya untuk seluruh rantai.

Bukan hal yang aneh bagi beberapa bisnis untuk perlu menyerahkan dokumen yang ditandatangani ke banyak kantor, lembaga, bank, dan sebagainya semuanya dan semua orang harus dilatih dan diperlengkapi untuk menggunakan tanda tangan digital. Persiapan semacam itu dapat dilakukan pada tingkat satu negara, tetapi apa yang terjadi jika Anda mendapatkan email yang ditandatangani dari negara lain (ketika tanda tangan lebih penting karena orang lain tidak bisa datang begitu saja dan menandatangani dokumen sendiri dan surat membutuhkan waktu dan uang).

Seluruh proses pengiriman surat terautentikasi agak rumit. Untuk pegawai kantor yang sederhana, seringkali lebih mudah menggunakan faks saja, dan kemudian fokus melakukan pekerjaan yang seharusnya dia lakukan.

Jadi pada dasarnya alasan utama adalah kelembaman masyarakat. Setiap orang perlu terbiasa dengan e-mail, dan hampir semua orang sudah terbiasa menggunakan faks, sehingga transisi tidak mudah.

Masalah lain adalah betapa sulitnya mengakses dokumen. Menggunakan faks, Anda dapat dengan mudah mengirim catatan tulisan tangan, atau mengambil dokumen dan menggarisbawahinya dengan tangan dan sebagainya. Di komputer hal-hal "sederhana" semacam itu sedikit lebih rumit. Misalnya, jika Anda memiliki dokumen di komputer, Anda perlu mencetaknya, melakukan pengeditan dengan tangan dan kemudian memindai, atau mengeditnya di komputer, dan orang-orang sering tidak terbiasa berinteraksi dengan komputer karena mereka digunakan untuk berinteraksi dengan pensil. Selain itu, tikus sulit digunakan untuk menggambar dan tablet grafis tidak sering menjadi bagian dari komputer kantor standar.

Memfaks dokumen resmi dengan tanda tangan dan hal-hal seperti itu hanya memudahkan orang di pihak penerima. Mereka tidak harus melalui pencetakan banyak kertas, sebaliknya faks akan mengurusnya DAN akan menampilkan nomor faks Anda di bagian atas (untuk pengaturan yang mudah).

Saya tidak berpikir bahwa faks memiliki keunggulan signifikan dibandingkan email selain ini. Di masa mendatang, Anda mungkin dapat memiliki jenis 'mesin email' di mana perusahaan akan memiliki server email dengan email khusus untuk setiap departemen. Setiap email yang diterima akan melalui filter untuk menghapus segala jenis spam dan hanya menerima email yang sah. Mesin kemudian akan menangkap email-email ini, mengirimkannya ke 'mesin-mesin email' dari departemen yang bersangkutan dan itu akan secara otomatis dicetak.

Saya tidak tahu apakah ada yang seperti ini, tapi agak keren :)

Memfaks lebih disukai daripada mengirim email ketika dokumen legal atau kritis akan dikirim karena sebagai respons sebelumnya yang ditunjukkan ketika Anda mengirim faks, Anda dijamin sudah datang. Saat Anda mengirim email, tidak ada jaminan bahwa email telah tiba - tidak mendapatkan pesan balasan bukan jaminan kedatangan.

Faks hanya dapat dikirim jika ada mesin faks yang siap dan menunggu untuk menerimanya. Jika Anda mendapat pemberitahuan bahwa faks telah dikirim, Anda tahu bahwa nomor faks di ujung lain telah menerimanya.

Berkenaan dengan apakah telah diambil atau dibaca oleh seseorang yang tidak relevan dalam banyak kasus. Jika Anda mengirim dokumen hukum, Anda perlu tahu bahwa dokumen itu telah diterima. Terserah penerima untuk membacanya dan membuat pengaturan untuk mengambilnya. Sama seperti jika Anda mengirim surat terdaftar ke alamat tersebut. Anda memiliki bukti pengiriman dan hanya itu yang Anda butuhkan. Pekerjaan Anda selesai dan terserah penerima untuk membuka dan membaca surat itu. Jika mereka tidak melakukannya, itu sepenuhnya tanggung jawab mereka. Jadi faks lebih aman jika Anda ingin memiliki bukti penerimaan dokumen. Itulah sebabnya perusahaan di sektor keuangan dan sektor hukum sangat bergantung pada faks untuk komunikasi dokumen jarak jauh terutama dengan undang-undang keterlacakan - tidak ada yang bisa berargumen bahwa Anda tidak pernah mengirim faks tetapi mereka bisa berpendapat bahwa mereka tidak pernah menerima email.

Ketika Anda mengirim faks, Anda tahu jika orang lain telah menerimanya, di mana tidak ada metode yang sangat mudah untuk mengkonfirmasi bahwa pihak lain telah menerima dan membaca surat Anda (sejauh yang saya tahu).
Juga jika Anda tidak yakin bahwa lampiran dapat dibuka di ujung lain Anda dapat menggunakan faks.

Jadi Pengakuan dokumen dan keterbacaan terjamin adalah dua situasi di mana Anda mungkin mempertimbangkan mengirim faks, bukan email.

Faks biasanya dikirim melalui saluran telepon dan data tidak terganggu dan tidak dapat dihadang di sejumlah titik di internet seperti halnya pesan email. Juga faks tidak dapat dengan mudah atau salah diteruskan ke pihak yang tidak diinginkan seperti halnya email rahasia.

Ringkasan dari catatan saya / sumber lain:

Saya bosan mendapatkan dokumen, mencetaknya, menandatanganinya, dan memindai kembali.

Jadi, yang saya lakukan adalah memindai tanda tangan dan inisial saya. Lalu ketika saya mendapatkan dokumen, yang harus saya lakukan adalah "Tambahkan Gambar" untuk meletakkan tanda tangan dan inisial saya di tempat yang tepat.

Sekarang, inilah masalahnya - Jika saya mengirimnya ke seseorang, sepertinya mereka dapat menghapus tanda tangan saya (gambar).

Bahkan jika saya mengatur Properties ke "Terkunci," sepertinya orang berikutnya dapat menghapus centang pada kotak Kunci dan menghapusnya.

Apakah ada cara untuk membuat ini permanen, sehingga tidak ada seorang pun (atau setidaknya tidak seorang pun selain saya) yang dapat menghapus atau memodifikasinya?

Gambar yang ditambahkan oleh Foxit Reader terletak di lapisan anotasi.

Atur / Ratakan Halaman. . . untuk membuat tanda tangan pada lapisan dokumen, dan itu tidak dapat dihapus oleh orang lain.

Kemudian atur "Ubah dokumen" dalam batasan dokumen menjadi "Tidak Diizinkan."

Kemudian, tambahkan kata sandi ke PDF, dan telepon yang masuk ke penerima.

Atau, Anda dapat membuat 1.000 kata sandi 20 digit dalam spreadsheet, bernomor 1 hingga 1.000. Lindungi kata sandi itu, kirim e-mail ke penerima, dan telepon kata sandinya. Kemudian Anda dapat mengirim surel PDF yang dilindungi kata sandi melalui surel, dan memasukkan dalam surel bahwa itu nomor sandi 0850, atau sesuatu.

Anda tidak perlu khawatir tentang PDF yang tersimpan di beberapa server selamanya, dan

Satu-satunya orang yang akan melihatnya adalah orang yang Anda berikan kata sandi.

Jadi, IMO, PDF dapat dilakukan lebih aman daripada faks.

Saya diminta oleh perusahaan asuransi untuk mengirim faks atau mengirim email informasi perbankan. Saya memilih faks sekolah lama hanya karena kemungkinan dicegat oleh pihak ketiga jauh lebih sedikit. Tetapi sebagian besar karena email beserta info perbankan saya akan tetap ada di server email saya, dan di server perusahaan asuransi, secara hukum untuk waktu yang lama dan mungkin selamanya. Mengingat peretasan email baru-baru ini, itu tidak sebanding dengan risikonya.