Microsoft Outlook tips dan trik untuk meningkatkan pengalaman pengguna? [Tutup]

Saya salah satu pengguna Microsoft Outlook yang berat, saat ini bekerja pada versi 2007. Tuhan tahu alat ini berat dan bisa menimbulkan masalah. Saya bertanya-tanya apa yang disarankan kerumunan Pengguna Super untuk meningkatkan pengalaman penggunaan.

Beberapa saran saya sendiri:

1. Selalu bekerja dalam mode cached (Alat -> Pengaturan Akun -> Ubah -> Gunakan Mode Exchange Cached)
2. Gunakan kemampuan pengarsipan lokal Outlook
3. Gunakan pembaca RSS Outlook - sederhana dan memungkinkan akses offline ke umpan Anda
4. Jika Anda memiliki langganan email ke majalah, blog, dll. - buatlah subdirektori untuk menyimpannya, dan aturan untuk memindahkannya secara otomatis di sana saat mereka tiba (satu aturan per langganan, berdasarkan email pengirim.)

Anda juga dapat membagikan saran yang memerlukan konfigurasi Exchange Server, bagi kami yang dapat membuatnya membawanya ke manajer TI mereka.

Apa saran Anda?

PS: "Gunakan Gmail" bukan jawaban yang diterima, sebagian dari kita tidak mengontrol sistem email apa yang kami gunakan ...

Saya menggunakan pengiriman surat saya yang tertunda. Anda cukup membuat aturan baru yang menolak pengiriman surat dengan jumlah menit yang ditentukan.

Saya memiliki aturan Kotak Masuk nol. Ketika saya membaca email, saya memindahkannya ke folder lain sehingga semua yang ada di Inbox baru dan / atau dapat ditindaklanjuti. Jika dapat ditindaklanjuti, saya biasanya melakukan tindakan dan mengajukan email dengan cepat untuk menjaga Kotak Masuk saya kosong sebanyak mungkin.

Ini adalah basis makro saya. Ini memindahkan pesan yang dipilih di panel pesan atau pesan terbuka saat ini ke folder "Arsip Pribadi" file "Kotak Masuk" PST. Anda harus mengubah nama file dan folder PST jika milik Anda berbeda. Saya membuat tombol makro pada bilah alat Outlook utama dan pada bilah alat Baca Pesan Jendela. Cara terbaik adalah Anda menandatangani makro juga.

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Klik kanan pada ikon Outooks system tray dan pilih "Hide When Minimized". Lebih banyak ruang untuk aplikasi lain di bilah tugas selalu disambut :)

Saya telah menambahkan makro untuk memeriksa apakah saya telah memasukkan subjek sebelum mengirim.

1. Tekan Alt + F11. Ini membuka editor Visual Basic

2. Di Panel Kiri, orang dapat melihat "Microsoft Outlook Objects" atau "Project1 ″, perluas ini. Sekarang orang dapat melihat "ThisOutLookSession".

3. Klik dua kali pada "ThisOutLookSession". Ini akan membuka panel kode.

4. Salin dan Tempel kode berikut di panel kanan. (Panel Kode)

Kode:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

Anda juga harus menandatangani makro - lihat jawaban saya untuk pertanyaan ini .

Saya suka kemampuan untuk membuka lebih dari satu jendela Outlook, misalnya satu untuk email, satu untuk tugas atau kalender, ketika saya mengerjakannya bersama. Klik kanan pada item di panel Navigasi:

Pilih 'Buka di Jendela Baru'. Saya yakin bahwa ada cara pintas keyboard untuk ini, tapi saya tidak bisa membuatnya bekerja dari memori otot, atau menemukannya di web atau dalam daftar cara pintas keyboard lengkap resmi!

Atau, tetap dengan satu jendela, tetapi menggunakan pintasan keyboard untuk berpindah di antara kalender, kontak, email, dll:

ctrl + 1 Beralih ke Mail.
ctrl + 2 Beralih ke Kalender.
ctrl + 3 Beralih ke Kontak.
ctrl + 4 Beralih ke Tugas.
ctrl + 5 Beralih ke Catatan.
ctrl + 6 Beralih ke Daftar Folder di Panel Navigasi.
ctrl + 7 Beralih ke Pintasan.

Secara umum, yang menurut saya sangat berguna adalah mempelajari beberapa pintasan keyboard untuk operasi yang paling sering saya gunakan - yang menghemat banyak waktu bila ditambahkan lebih dari satu hari atau seminggu, karena saya menghabiskan banyak waktu di Pandangan. Daftarnya sangat lengkap di sini

dan juga di sini

Menanggapi komentar Slink84 tentang lupa untuk benar-benar melampirkan lampiran saya telah melakukan pencarian cepat dan menemukan entri blog ini yang menggambarkan proses pembuatan makro seperti itu.

Saya belum menyalinnya di sini karena cukup panjang.

Opsi penarikan cukup berguna ketika Anda lupa sesuatu tentang surat yang Anda kirim.

Email Terkirim-> klik dua kali ke email -> Tindakan lain -> recall

Saya memiliki mimpi buruk pada kotak email - Saya menggunakan konteks yang jelas ini