Pada dasarnya Anda membutuhkan database. Excel mungkin melakukan pekerjaan itu untuk sementara waktu, tetapi akan menjadi berantakan dan sangat besar dalam waktu yang sangat singkat. Saya akan merekomendasikan menggunakan database. Anda bisa mulai dengan sesuatu seperti Access (yang akan membuat Anda membuat formulir) atau MySQL jika Anda ingin DB gratis, tapi saya tidak tahu apa yang bisa Anda dapatkan untuk membuat formulir untuk MySQL. SQL Server akan menjadi pilihan saya, dan ada versi Express gratis untuk hingga 5 pengguna dan ukuran data yang masuk akal, dengan peningkatan yang mulus ke SQL Server lengkap jika Anda membutuhkannya.
Maka pilihan lain tentu saja untuk online dengan sesuatu seperti Google docs.
Ada begitu banyak opsi yang saya pikir Anda mungkin mendapatkan jawaban yang lebih baik jika Anda dapat menentukan input apa, seberapa sering, berapa banyak PC yang terlibat, apakah mereka semua berada dalam satu lokasi geografis, berapa banyak jenis pencarian di sana, dan apakah mereka ingin laporan lain dari sistem, seperti menemukan semua bagian dari penyedia tertentu atau dari kumpulan yang ditentukan.