Kalender Outlook 2007/2010: sembunyikan rapat dalam kategori tertentu

Pertanyaan

Apakah ada cara mudah di Outlook 2007/2010 untuk menampilkan / menyembunyikan rapat dalam kategori tertentu? Lebih disukai hanya untuk tampilan tertentu (tampilan Bulan, dalam hal ini).

Catatan: Saya hampir selesai menulis pertanyaan ini, menambahkan hanya satu lagi opsi "Apa yang saya coba", ketika saya menemukan solusi yang dapat diterima (meskipun tidak sempurna). Mengingat posting blog SE ini saya pikir saya mungkin juga mempostingnya dan menjawabnya sendiri. Dan siapa tahu, mungkin orang lain memiliki solusi yang lebih elegan.

The Alasan bagi saya pribadi adalah bahwa saya ingin menyembunyikan "kecil, pertemuan berulang" seperti pertemuan stand-up sehari-hari dalam tampilan bulan. Saya lebih suka fitur Outlook yang dimaksudkan untuk ini (pasti ada satu untuk ini, kan?), Tapi saya juga terbuka untuk pemecahan masalah atau saran plugin.

Apa yang saya harapkan di suatu tempat adalah daftar kategori (dengan opsi tambahan "Tidak ada kategori") di mana Anda dapat memilih / membatalkan pilihan dari kategori mana Anda akan melihat rapat. Sesuatu seperti mock-up ini:

Apa yang saya coba

1. Edit "Lihat Pengaturan", dan gunakan "Saring ..." pada kategori. Ini memiliki beberapa kelemahan, yang utama adalah bahwa filter hanya memungkinkan saya untuk memilih apa yang ingin saya tampilkan , tetapi bukan apa yang ingin saya sembunyikan . Sekalipun saya mencentang semua kategori tetapi satu untuk filter, ia masih akan menyembunyikan rapat tanpa kategori.
2. Mirip dengan 1, tetapi kemudian menggunakan filter lanjutan. Masih agak kikuk karena mengubah tampilan dapat mencapai tiga klik, tetapi ini adalah solusi terbaik sejauh ini (lihat jawaban yang sesuai di bawah).
3. Membuat sub-kalender untuk rapat "kecil" yang ingin saya sembunyikan ini. Ini terasa agak canggung dan seperti berlebihan, tetapi memang memberikan pilihan "pilih / hapus" mudah untuk menunjukkan / menyembunyikan pertemuan ini.
4. Cari plug-in yang melakukan ini. Tidak dapat menemukannya (belum).

Seperti yang dijanjikan di atas, inilah jawaban saya saat ini untuk pertanyaan ini. Instruksi khusus untuk Outlook 2007, tetapi sedikit variasi juga harus berfungsi untuk 2010 dan 2013.

1. Di pita "Lihat", klik "Lihat Pengaturan"
2. Klik opsi "Filter ..."
3. Pilih tab "Advanced"
4. Tambahkan aturan di Bidang "Bidang yang sering digunakan"> "Kategori"
5. Masukkan Kondisi "tidak mengandung"
6. Masukkan nama kategori yang tepat di bawah Nilai
7. Tekan "Oke" untuk menutup dialog
8. Di pita "Tampilan", buka "Ubah Tampilan" dan pilih "Simpan Tampilan Saat Ini Sebagai Tampilan Baru ..."

Voila, sekarang Anda telah menyimpan tampilan yang memfilter rapat dari kategori tertentu. Jika Anda ingin beralih antara tampilan terpangkas dan tampilan kalender lengkap, Anda dapat menggunakan tombol "Ubah Tampilan" di pita "Tampilan".

Saya awalnya melakukan penyaringan lanjutan yang disarankan di sini, tetapi menemukan mereka masih menunjukkan dan mengacaukan 'Todo bar' di sisi email karena tidak memiliki opsi filter.

Saya kemudian menemukan jawaban ini dengan "doh, kenapa saya tidak memikirkan itu!" solusi buat calander lain. Sekarang saya memiliki pertemuan dan pengingat yang muncul kembali terpisah, memungkinkan saya untuk tidak melewatkan yang penting.

Saya telah mengedit jawaban di atas dengan perubahan yang diperlukan untuk membuatnya berfungsi.

1. Di pita "Lihat", klik "Lihat Pengaturan"
2. Klik opsi "Filter ..."
3. Klik tombol "Pilihan Lainnya"
4. Centang setiap kategori kecuali yang ingin Anda kecualikan.
5. Beralih ke tab SQL.
6. Lihat “Edit kriteria ini secara langsung. Semua tab lain tidak akan tersedia. ”Kotak.
7. Tambahkan kategori lain HOLIDAYdengan kriteria yang sama ke daftar.

8. Tambahkan satu lagi sintaks SQL ke akhir:

   OR ("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" like '%%')
   

   Ini akan memungkinkan item kalender tanpa kategori untuk ditampilkan.

9. Di pita "Tampilan", buka "Ubah Tampilan" dan pilih "Simpan Tampilan Saat Ini Sebagai Tampilan Baru ..." Sekarang Anda telah menyimpan tampilan yang memfilter rapat dari kategori tertentu. Jika Anda ingin beralih antara tampilan terpangkas dan tampilan kalender lengkap, Anda dapat menggunakan tombol "Ubah Tampilan" di pita "Tampilan".

Contoh Sintaks SQL:

"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'A - Important and Immediate' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'B - Important and Not Immediate' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'C - Not Important and Due Soon' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'D - Uncategorized' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'I - Informational' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'P - Pending Requests' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Personal' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Z - Business' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Z - Important' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'HOLIDAY' OR "urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" like '%%'

Saya menggunakan pendekatan awal Anda (terima kasih banyak!), Tetapi saya ingin menyembunyikan janji kecil yang berulang-ulang yang saya tetapkan untuk diri saya agar tidak muncul di kalender saya.

Hal pertama yang saya lakukan adalah saya mengedit janji kecil saya yang berulang-ulang untuk diri saya sendiri sebagai kepentingan RENDAH.

Kemudian perubahan tambahan di Nomor 3 Anda ..

3. Klik tab "Advanced"
4. Klik menu tarik-turun "Bidang" di bawah "Tentukan lebih banyak kriteria".
5. Klik "Semua bidang janji temu" dan pilih "kepentingan"
6. Setel "kondisi" menjadi "tidak sama dengan" dan kemudian pilih "nilai" menjadi "rendah"