Apakah ada cara untuk menggunakan Room Finder tanpa Daftar Kamar?

10

Saya menggunakan Outlook 2010, dan Administrator Exchange kami menyiapkan kotak surat untuk banyak ruang rapat yang tersedia di fasilitas kami. Namun, sepertinya mereka tidak memiliki Daftar Kamar yang dikonfigurasi. (Saya mengumpulkan ini karena saya tidak melihat menu drop-down "Tampilkan daftar kamar". Tetapi saya melihat bagian kosong "Pilih kamar yang tersedia" dan "Waktu yang disarankan".)

Apakah ada cara bagi saya untuk tetap dapat menggunakan fungsionalitas yang nyaman (melalui semacam Buku Alamat Kamar lokal atau serupa) dari Room Finder tanpa membuat Daftar Kamar yang dihasilkan pada server Exchange?

— Iszi
sumber

1

Bisakah seseorang menjelaskan bagaimana ini di luar topik? Tentu saja, ini adalah pertanyaan pengguna desktop tetapi ini tentang fungsi perangkat lunak yang cukup spesifik untuk perusahaan. Itu sebabnya saya pikir itu akan lebih baik disajikan di sini, daripada Super User .

— Iszi

SuperUser mungkin situs yang tepat untuk ini. Kesalahan Server khusus untuk administrator pro, bukan pengguna akhir. Untuk info lebih lanjut, silakan merujuk ke FAQ .

— Sven

6

Satu-satunya cara Daftar Kamar dikonfigurasikan adalah oleh administrator Exchange SAJA. Saya pribadi belum menemukan cara yang baik untuk melewati ini. Yang mungkin ingin Anda lakukan adalah mengonfigurasi satu atau beberapa daftar alamat lokal yang hanya berisi ruang konferensi. Kemudian pilih mereka ketika menjadwalkan, dan BUKA daftar dan hapus entri yang tidak bekerja untuk Anda. Menarik, ketika Anda melakukannya, pencari ruangan akan menunjukkan waktu yang memiliki konflik dan waktu yang tidak. Memungkinkan Anda untuk lebih mudah menemukan kamar.

— mdpc
sumber

2

Kelemahan dari pendekatan ini adalah bahwa Room Finder akan berpikir bahwa kamar tersebut adalah peserta, dan tidak akan memperlihatkannya di bagian "Pilih kamar yang tersedia".

— Oberlies

4

Dari apa yang saya temukan, Finder Kamar hanya akan berfungsi jika Anda menggunakan dialog "Kamar Pilih" khusus (tersedia melalui tombol "Kamar ..." atau "Tambahkan Kamar ...") dan langsung masukkan kamar di sana. Ketika Anda menentukan kamar dengan cara lain, misalnya dalam bidang Ke atau daftar Semua Peserta, Pencari Kamar akan menganggap kamar sebagai peserta reguler, dan mis. Tidak menunjukkannya sebagai "kamar yang tersedia" di daftar Disarankan Waktu.

Jadi cara mudah untuk menggunakan Room Finder adalah dengan memilih secara manual beberapa kamar dalam dialog "Select Rooms".

Namun ini mungkin tidak nyaman jika Anda memiliki daftar panjang kamar kandidat. Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat menggunakan Grup Kontak lokal. Buat grup seperti itu, beri nama "My Rooms", dan tambahkan ruangan yang ingin Anda pertimbangkan untuk rapat. Kemudian, buat Rapat baru dan gunakan grup dengan cara berikut:

Masukkan nama grup "My Rooms" di bidang Ke
Jika Outlook belum mengenali grup, klik "Periksa Nama"
Klik tanda plus di sebelah kiri "My Rooms" dan konfirmasikan dialog
Potong semua kamar di bidang Ke ( CTRL+ A, CTRL+ X)
Masukkan peserta
Buka dialog "Pilih Kamar" ( ALT+ Matau klik tombol Kamar di sebelah kanan kotak teks lokasi)
Rekatkan kamar di bidang Kamar dan konfirmasikan dialog ( CTRL+ V, ENTER)

Sekarang acara Room Finder akan menampilkan kamar yang tersedia dari daftar kamar kandidat Anda.

— oberlies
sumber

mengenai komentar Anda, "Namun ini mungkin tidak nyaman jika Anda memiliki daftar panjang kamar kandidat". Anda cukup menggunakan shift + klik untuk memilih beberapa kamar di "dialog Add Rooms"

— tinker

mengenai komentar Anda, "Pencari Ruang hanya akan berfungsi jika Anda menggunakan tombol Tambahkan Kamar pada Asisten Penjadwalan". Anda juga dapat mengklik tombol "Kamar" di halaman Janji Temu.

— bermain

@tinker Terima kasih telah menunjukkan bahwa ada dua cara untuk membuka dialog Kamar. Saya sudah memasukkan ini dalam jawaban

— oberlies

@tinker Shift + Klik untuk memilih beberapa kamar hanya nyaman jika mereka berada dalam satu urutan. Ini tidak terjadi pada saya - ada misalnya ruang pertemuan pribadi yang tidak dapat saya gunakan.

— Oberlies

Jawaban yang brilian - terima kasih! Saya tahu saya bisa membuat Grup Kontak lokal, tetapi tidak berfungsi dengan benar ketika memasukkannya langsung ke bidang TO. Bahkan jika Anda secara manual mengubah setiap kamar dari "Peserta yang Diperlukan" menjadi "Sumberdaya" (di Penjadwalan Asisten), kamar tidak akan muncul dengan benar di Room Finder. Trik cut / paste ini akhirnya berhasil bagi saya!

— jimtut

1

Ini mungkin solusi alternatif yang memungkinkan: Menyesuaikan Formulir Outlook Permintaan Rapat Baru (support.office.com) . Pada dasarnya Anda membuat formulir rapat sendiri yang sudah diisi sebelumnya dengan ruang yang Anda inginkan:

Buka Outlook dan fokus pada folder Kalender Anda
Dari menu pilih Alat -> Formulir -> Formulir Desain
Dalam drop-down "Lihat di:" pastikan Anda memiliki "Perpustakaan Formulir Standar" dipilih, sorot "Rapat" di daftar formulir yang tersedia dan klik Buka
Tambahkan ruangan yang ingin Anda rapat
Klik "Alat -> Formulir -> Terbitkan formulir sebagai" dan simpan di Perpustakaan Formulir Pribadi Anda.
Gunakan formulir baru ini untuk membuat rapat di masa depan!

Mungkin ada cara yang bagus untuk membuat pintasan ke formulir baru itu dan masukkan ke pita ....

— Ian
sumber

Ingatlah untuk memilih: "Tidak Ada" di daftar kamar sebelum Anda mempublikasikan. Supaya tidak ada ruang yang dipilih secara default saat Anda membuat rapat dan bidang "Kepada" kosong.

— Wasted_Coder

Bagaimana cara melakukannya di Outlook 2016?

— rustyx

1

Solusi terbaik yang saya temukan secara pribadi adalah menambahkan blok kamar yang ingin saya pilih dari ke penjadwalan asisten dan kemudian pilih Save-As dan pilih "Outlook Template" sebagai jenis file dan simpan file di tempat yang berguna. Saya memiliki satu file templat untuk setiap lantai bangunan tempat saya berada. Saya hanya pergi ke folder dokumen saya dan membuka file templat dari sana untuk lantai yang ingin saya pesan. Jika Anda melakukan ini, pastikan Anda membiarkan kotak Subjek dan Ke kosong sebelum menyimpan.

Saya masih belum menemukan cara untuk menampilkan kapasitas ruang pada layar Penjadwalan Asisten. Jika itu bisa dilakukan tanpa harus masuk ke tombol Add Rooms, saya akan sangat senang.

— Israel
sumber