Mencari metodologi manajemen Kotak Masuk yang baik [ditutup]

Saya mendapat beberapa ratus email sehari untuk bekerja. Banyak yang merupakan bagian dari percakapan email yang berlangsung beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu, jadi saya enggan menghapusnya langsung, karena saya mungkin membutuhkannya untuk referensi di beberapa titik dalam waktu dekat. Konsekuensinya adalah saya memiliki ribuan email di Kotak Masuk saya sendiri, yang sebagian besar tidak lagi relevan. Saya menggunakan Thunderbird, jadi saya memiliki beberapa fitur pengorganisasian yang tersedia untuk saya, tetapi yang saya butuhkan adalah metodologi keseluruhan yang bagus untuk manajemen email. Adakah yang punya saran? Terima kasih!

Kombinasi berbagai interpretasi dari strategi "nol kotak masuk" yang dikombinasikan dengan proses Dapatkan Hal-hal ( GTD ).

1. Disiplin Diri : Hanya melihat kotak masuk Anda beberapa kali sehari - ketika Anda mulai bekerja, sesaat sebelum Anda selesai bekerja dan beberapa kali di antaranya.
2. Organisasi mailfile : Memiliki dua folder "khusus" di file email Anda: keranjang dan sampah-lunak . Kemudian memiliki folder kerja (dan mungkin swasta ) dengan berbagai sub-folder untuk proyek-proyek / topik.
3. Proses : Setiap kali Anda membuka kotak masuk, berurusan dengan semua surat, mulai dari atas dan tidak selesai sampai kotak masuk nol. Bergantung pada jumlah surat, buka kotak masuk secara iteratif hingga kosong.

Tindakan yang mungkin dilakukan per email adalah:

• hapus segera ke tempat sampah kotak surat (hal-hal yang Anda jelas tidak perlu lagi)
• pindah ke folder soft-trash (hal-hal yang mungkin Anda butuhkan dalam waktu dekat)
• pindah ke folder keranjang (hal-hal yang ingin Anda simpan)
• pindah ke folder khusus di bawah folder kantor atau pribadi (hal-hal yang ingin Anda simpan dan cukup penting)

Perbedaan antara keranjang dan folder khusus di bawah pekerjaan

Cobalah untuk memasukkan semuanya ke keranjang dan gunakan saja fitur pencarian. Tapi mungkin ada topik / proyek / masalah tertentu yang ingin Anda kelompokkan bersama dan dapat melihatnya secara keseluruhan - jadi Anda menempatkannya di folder yang dinamai dengan tepat.

Tip lain untuk folder keranjang - tergantung pada aplikasi email Anda - adalah dengan menggunakan tag untuk fitur pencarian yang ditingkatkan.

Apa yang harus dilakukan dengan folder soft-trash

Hapus email dari folder soft-trash secara rutin, misal email yang lebih dari 3 bulan. Ini memberi Anda sejumlah surat tunggakan saat Anda mengetahuinya, bahwa Anda memerlukan surat yang telah Anda hapus 2 hari yang lalu, tetapi Anda pikir Anda tidak akan pernah membutuhkannya lagi ...

Saya sangat suka strategi Kotak Masuk Nol . Tentu saja, ini membutuhkan usaha, tetapi Anda tidak dapat mengharapkan penanganan email yang mudah, bukan?

Inbox Zero adalah jawaban terbaik, seperti yang disarankan Manni . Setelah Anda selesai dengan itu, periksa Getting Things Done: Seni Produktivitas Bebas Stres (Paperback)

Ini akan membantu Anda memperbaiki kekuatan super yang baru Anda temukan

Untuk meringkas proses GTD:

Saat memproses ember, alur kerja yang ketat diikuti:

• Mulai dari atas.
• Menangani satu barang pada satu waktu.
• Jangan masukkan kembali apa pun ke 'dalam'.
• Jika item memerlukan tindakan lakukan salah satu :
  • Lakukan (jika kurang dari dua menit)
  • Delegasikan itu
  • Tunda
• Jika suatu item tidak memerlukan tindakan, lakukan satu :
  • Simpan untuk referensi
  • Membuangnya
  • Inkubasikan untuk tindakan selanjutnya

Jika kurang dari dua menit untuk melakukan sesuatu, itu harus segera dilakukan. Aturan dua menit adalah pedoman, mencakup kira-kira waktu yang diperlukan untuk secara resmi menunda tindakan.

Lihat artikel Wikipedia untuk lebih lanjut.

Ini agak ekstrim / tidak terorganisir tetapi yang kadang-kadang saya lakukan adalah (di gMail) "Pilih Semua" dan kemudian lihat dan hapus pilihan yang penting lalu klik 'Arsipkan'. Hanya menyisakan hal-hal penting di Kotak Masuk.

Saya memiliki lebih banyak email yang tidak perlu daripada yang saya sadari sehingga ini bekerja sangat baik untuk saya.

Seperti biasa, YMMV.

Saya berhenti mengatur email saya karena saya merasa seperti mengacaukannya dan membiarkan email menumpuk dan kemudian saya tidak dapat menemukan apa yang saya cari karena saya tidak tahu folder apa yang saya masukkan. Untuk apa nilainya, Saya menggunakan Outlook 2003 dan saya mendapatkan kurang dari 30 pesan per hari.

Inilah yang saya lakukan sekarang:

1. Saya menginstal Google Desktop karena itu akan memungkinkan saya mencari email saya lebih baik daripada apa pun yang bisa saya temukan.
2. Saya menyimpan satu bulan email di Kotak Masuk saya. Setelah itu, saya memindahkannya ke arsip terpisah.
3. Saya memang memiliki beberapa folder yang saya gunakan tetapi kebanyakan untuk email otomatis yang saya terima dan untuk email saya sering referensi. Sebagian besar folder ini memiliki aturan yang mengatur yang secara otomatis menempatkan email di folder itu dan sepenuhnya memotong Kotak Masuk saya.

Semoga berhasil!