Saya sudah bisa mengetahui dasar-dasar pertanyaan yang ingin saya tanyakan tetapi perlu klarifikasi lebih lanjut tentang bagaimana itu akan bekerja secara real time dan apa yang harus saya lakukan untuk memastikan bahwa solusi ini berfungsi.
Situasinya adalah:
Saya sedang mengerjakan banyak proyek bersama-sama yang saya perlu memperbarui tim saya secara teratur serta memberikan tanggung jawab kepada orang-orang untuk tugas tertentu. Tujuan saya adalah untuk membuat daftar proyek sebagai daftar Tugas dan terus memperbarui catatan hingga akhir proyek. Di sela-sela itu saya harus menugaskan tugas kepada anggota tim. Ini memberi mereka visibilitas snapshot di mana setiap proyek siap dan mereka dapat membuka tugas dan membaca catatan untuk mendapatkan semua langkah yang telah diselesaikan.
Metode yang saya adopsi adalah sebagai berikut:
Di MS Outlook 2013 saya di menu tugas saya telah membuat folder baru bernama Project. Niat adalah untuk memberikan akses ke seluruh tim saya agar mereka dapat melihatnya.
Saya membuat tugas individu untuk setiap proyek dan memperbaruinya dengan catatan.
Saya ingin memahami yang berikut:
Jika saya memberikan tugas tertentu kepada anggota tim yang memiliki akses ke folder, apakah itu akan hilang dari setiap folder bersama atau masih akan terlihat di folder yang sama?
Di bagian catatan, saya ingin prospek untuk secara otomatis mengambil inisial dari pengetikan orang (Mirip dengan apa yang terjadi dalam komentar balasan pesan) tetapi tidak dapat menemukan tempat untuk melakukannya. Apakah ini mungkin?
Setelah menetapkan tugas, apakah saya memiliki metode untuk mengirim pengingat dalam tugas kepada anggota tim atau saya masih perlu menindaklanjutinya secara manual?
Bagaimana saya bisa membuat anggota tim untuk mengirim tugas kembali kepada saya setelah mereka memperbarui catatan?
Dapatkah saya membatasi anggota tim dari mengedit apa pun dalam tugas selain dari catatan (Seperti mereka tidak dapat menandainya sebagai selesai atau mengubah topik pembicaraan atau mengubah tanggal jatuh tempo)
Saya tahu mungkin ada beberapa perangkat lunak dan titik berbagi yang tersedia untuk melakukan hal semacam ini tetapi penggunaannya sangat terbatas sehingga tidak masuk akal untuk berinvestasi ke dalamnya dan juga cara pandang yang digunakan oleh setiap orang sehingga akan memberikan tinjauan cepat alih-alih masuk ke sesuatu baru.