Bagaimana cara mendokumentasikan biaya perjalanan?

Saya telah menemukan bahwa banyak pelancong menuliskan pengeluaran mereka saat dalam perjalanan. Namun saya selalu merasa kesulitan secara pribadi, karena ada begitu banyak situasi di mana saya tidak punya cukup waktu untuk mencatatnya, seperti membayar taksi dan kemudian bergegas ke depan. Jadi saya tersesat cukup cepat.

Bagaimana Anda berurusan dengan mendokumentasikan pengeluaran? Apakah Anda selalu melakukannya setelah pembayaran atau tepatnya disatukan di malam hari? Apakah Anda menuliskan setiap pengeluaran tunggal atau hanya yang besar?

Perhatian utama saya adalah tentang pengeluaran yang tidak Anda terima tanda terima, seperti misalnya membayar di pasar atau pengumpulan mobil.

Sejauh pengeluaran berbasis uang:

Bawalah buku catatan berukuran saku mini dan pensil golf (atau peralatan serupa sesuai keinginan Anda). Beri tanggal pada halaman, dan kemudian setiap kali Anda melakukan pembelian tunai, catat jumlah dan catatan singkat tentang di mana atau untuk apa pembelian itu sehingga Anda ingat kapan Anda melakukan buku besar nanti. Semakin cepat Anda menuliskan pengeluaran, semakin mudah untuk mengingat jumlah yang tepat dan untuk apa itu. Anda mungkin ingin menghitung uang tunai di dompet Anda sebelum dan sesudah jalan-jalan jika Anda mengantisipasi kurangnya waktu untuk membuat catatan cepat di notebook Anda, atau membuat catatan sesegera mungkin setelah fakta (mis: tunggu sampai Anda duduk di bus untuk menuliskan apa yang Anda habiskan untuk ongkos bus saat masuk).

Apa yang harus dilacak terutama tergantung pada tujuan untuk melacak pengeluaran. Jika Anda hanya mencoba untuk memastikan Anda tetap dalam anggaran, Anda mungkin melacak secara berbeda daripada jika Anda mencoba memperkirakan berapa banyak yang harus disisihkan untuk perjalanan masa depan dengan durasi yang sama. Jika melacak "lubang" dalam pengeluaran (misalnya: orang lain memperlakukan Anda untuk makan malam), Anda mungkin ingin mencatat di mana pengeluaran itu harus dilakukan sehingga Anda dapat ingat untuk menyesuaikannya dalam estimasi Anda untuk pengeluaran di masa mendatang.

Tiga hal membantu saya tetap teratur:

• Biasakan menulis pada kwitansi yang tidak jelas (mis. Banyak taksi hanya memiliki kota, bahkan tidak berkencan - mencoret ke BANDARA sekarang akan membuat Anda mengisi sisanya nanti)
• Siapkan tempat standar untuk menaruh tanda terima yang belum Anda proses (bagi saya, ini ada di buku catatan untuk membantu menjaga agar barang-barang itu tidak kusut - jika saya tidak mendapatkan tanda terima, saya sering menuliskan jumlah di buku catatan pada saat itu)
• Punya cara untuk "memproses" tanda terima dengan menuliskannya pada ringkasan atau mengetiknya di spreadsheet, dan tempat untuk meletakkannya setelah melakukan itu.

Jika ringkasan Anda memiliki format yang cukup standar, itu dapat membantu Anda menyadari di mana Anda kehilangan biaya - sekilas Anda dapat melihat tidak ada entri untuk makan siang pada hari Selasa, mungkin. Pada saya jika orang lain membeli saya makan atau saya berbagi taksi dan orang lain bersikeras membayar untuk semuanya, saya menulis "Joe dibayar" atau apa pun di tempat itu pada ringkasan jadi saya tahu itu bukan tanda terima hilang. Jika itu adalah kwitansi yang hilang, saya dapat mencarinya sebelum check-out dari hotel, atau mencoba mengingat jumlahnya setidaknya kira-kira.

Akhirnya, dapatkan satu kartu kredit untuk digunakan untuk perjalanan bisnis dan letakkan sebanyak mungkin di dalamnya. Anda dapat merekonstruksi banyak dari pernyataan kartu kredit, tetapi dari "Saya datang ke kota dengan $ 73 dan pergi dengan $ 14", tidak terlalu banyak. Plus, Anda mendapatkan setidaknya tanda terima kartu kredit bahkan jika Anda tidak mendapatkan daftar item dengan pajak.

Saya menggunakan Homebank untuk semua keuangan pribadi saya. Beberapa juga bersumpah oleh GnuCash , tapi saya merasa tidak perlu rumit. Homebank lebih sederhana dan memiliki semua fitur yang saya pedulikan.

Biasanya saya mengumpulkan semua kwitansi pada siang hari dan menghabiskan sepuluh menit untuk menambahkannya ke dalam basis data. Jika Anda membayar dengan kartu dan memiliki perbankan elektronik, Anda dapat berhemat pada tanda terima dan mendapatkan informasi pengeluaran yang tepat dari situs web bank Anda (ini berguna saat membayar dalam mata uang lain, nilai tukar bank berbeda dari yang resmi, dan beberapa pajak tambahan mungkin menerapkan).

Ini membutuhkan sedikit disiplin - jika Anda melewatkan pengarsipan hanya untuk beberapa hari, tumpukan kwitansi menjadi hambatan yang tidak dapat diatasi yang tidak dapat Anda lalui dengan mudah. Selain itu, jika Anda tidak melakukan ini setiap hari, Anda cenderung lupa apa yang Anda habiskan uang Anda jika Anda belum mendapatkan tanda terima - Anda tidak dapat melacaknya dengan mudah.

Adapun biaya, saya menambahkan masing-masing dari mereka, sehingga jumlah aktual dan yang sesuai buku. Jika Anda tidak dapat mengingat transaksi tertentu, Anda selalu dapat memasukkannya ke dalam kategori "Lainnya", dan tetap menyeimbangkan semuanya. Mereka cenderung menjadi pembelian kecil satu kali saja.

sebuah buku catatan kecil dan sebuah pena atau pensil bisa membuat keajaiban. Tidak perlu pengisi daya baterai :)

Saya telah mengembangkan aplikasi Android yang dirancang untuk melakukan hal itu: dengan mudah melacak pengeluaran Anda saat bepergian. Ini mendukung banyak mata uang, mengelompokkan pengeluaran dan melacaknya di peta. Tujuan utamanya adalah melacak pengeluaran bersama sekelompok orang, tetapi Anda juga dapat menggunakannya sebagai satu orang.

Lihat : TravelMoney

Cheers Francis

Seorang teman dan saya mengambil liburan musim panas lalu dan menggunakan Google Spreadsheet yang dibagikan untuk menyeimbangkan di akhir. Pastikan Anda menyimpan semua kwitansi, dan bersedia menghapus hal-hal kecil, lalu buat buku besar di spreadsheet dan bandingkan nilainya. Ini juga memberi Anda keuntungan untuk melihat ke mana uang itu pergi secara kumulatif (seperti, jika Anda membayar akomodasi dan orang lain membayar untuk perjalanan, Anda dapat melihat total ke mana uang paling banyak pergi).

Hal yang saya temukan paling sulit adalah melacak di kepala saya untuk apa saya menggunakan uang tunai dan untuk apa saya menggunakan kartu. Satu hal tentang uang tunai adalah menarik jumlah besar, bulat - maka Anda dapat melihat apa yang tersisa dan mendapatkan estimasi yang baik untuk apa yang telah dibelanjakan.

Saya suka mencatat pengeluaran saat bepergian karena anggaran saya terbatas, tetapi yang saya tidak suka adalah melacak di mana semua tanda terima saya! Sebagian besar jawaban lain tampaknya menyarankan bahwa: simpan tanda terima, lalu gunakan yang lain untuk dilacak.

Biasanya, yang saya lakukan adalah membiasakan diri untuk mengambil gambar kwitansi di aplikasi Evernote di ponsel saya. (Saya mengatur Evernote untuk menyinkronkan hanya melalui jaringan WiFi sehingga saya tidak perlu mengunggah pada jaringan seluler yang lambat. Lagi pula, ini tetap menyimpan salinan lokal.) Lalu, tidak masalah apakah saya kehilangan tanda terima atau tidak. Dalam catatan yang sama, Anda juga dapat dengan cepat mengetik atau mencatat pengeluaran yang tidak Anda terima. Ini adalah operasi yang cepat dan sederhana, dan kemudian setelah Anda kembali dan harus mengajukan pengeluaran, Anda dapat duduk dan menambahkannya dalam sekali jalan.

Metode ini cukup berhasil bagi saya. Saya kira bahwa pada titik tertentu, metode apa pun yang Anda gunakan, Anda hanya harus menjadikannya kebiasaan! Anda dapat berputar-putar mengatakan, "Tapi saya menghabiskan uang tunai! Beberapa kali sehari! Dan kemudian saya melupakan semuanya!" tetapi tidak hanya ada jawaban nyata untuk itu. :)

Saya telah membuat Aplikasi untuk melacak pengeluaran saya ... Anda dapat menemukannya di sini: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Pantau pengeluaran Anda dalam perjalanan atau selama akhir pekan bersama teman-teman Anda. Catat bagaimana Anda telah menghabiskan uang Anda, di mana Anda telah menghabiskannya, berapa banyak, dengan siapa dan berapa kontribusi semua orang di pesta Anda. Anda akan tahu setiap saat berapa banyak Anda akan dikembalikan dan berapa banyak milik Anda.

• Buat profil pengguna untuk teman-teman Anda dan tambahkan mereka di perjalanan Anda.
• Tambahkan pengeluaran Anda.
• Tambahkan kontribusi setiap teman Anda.
• Ketahui setiap saat berapa banyak yang Anda dan teman Anda habiskan.
• Buat peta untuk melacak pengeluaran Anda dalam perjalanan Anda.
• Kirim surat rekap ke semua teman perjalanan Anda.
• Impor teman perjalanan dari Buku Alamat Anda.
• Perjalanan yang dibuat sebelumnya untuk menguji aplikasi.