Bagaimana cara mengatur dokumen secara efektif saat bepergian?

Setiap kali saya bepergian, ada sepotong kertas cetak dan dokumen lain yang harus saya bawa.

Beberapa di antaranya adalah dokumen yang harus sering saya akses: tiket, paspor, visa, dll. Yang saya simpan di tas atau saku yang mudah diakses. Dan ada dokumen lain, seperti tanda terima pembayaran, yang tidak sering dibutuhkan. Tetapi masih ada banyak dokumen yang membingungkan saya.

Saya bertanya-tanya bagaimana beberapa pelancong yang lebih berpengalaman di sini secara efektif mengatur dokumen ketika Anda bepergian? Apakah ada alat khusus (tas, folder, tas kerja) yang Anda gunakan?

Dokumen-dokumen harus disimpan dengan baik dan ringan.

Saya dan istri saya memiliki dompet / penyelenggara perjalanan yang kami bawa di semua perjalanan. Ini hal yang sangat konyol, tetapi sangat berguna. Ini terbuat dari bahan nilon, dan cukup besar sehingga selembar A4 dilipat menjadi tiga akan muat di dalam, memiliki ritsleting di tiga sisi dan berisi beberapa kantong. Itu dibuat oleh Eagle Creek dan mirip dengan yang ini . Kami sudah sepuluh tahun dan sudah dalam perjalanan yang tak terhitung jumlahnya dan masih dalam kondisi bagus.

Di dalamnya kami kemas:

• Paspor
• Cetakan tiket penerbangan / boarding pass / reservasi hotel dan arah, disusun sesuai urutan penggunaannya dalam perjalanan
• Sertifikat imunisasi
• Dokumen asuransi perjalanan
• Kartu frequent flyer
• Kartu sertifikasi selam scuba (jika kita tidak dalam perjalanan menyelam)
• Sekitar sepertiga dari semua mata uang yang kami gunakan dalam perjalanan (dua pertiga lainnya dibagi antara dompet saya dan dompet istri saya.

Dompet perjalanan biasanya tinggal di tas bawaan saya selama perjalanan.

Untuk beberapa perjalanan, saya akan mengepak set cetakan yang terpisah (disegel dalam amplop besar) di bagasi.

Sebagai cadangan tambahan, semua dokumen elektronik yang relevan ada di folder OneDrive / Dropbox dan saya akan menyinkronkan dokumen ke telepon saya sebelum pergi (jika saya membutuhkannya di lokasi di mana saya tidak memiliki penerimaan telepon).

Saat perjalanan berlangsung, saya akan menghapus cetakan dari dompet karena mereka menjadi berlebihan dan menyimpannya di tempat lain di dalam koper saya, siap untuk dihancurkan ketika kami tiba di rumah .

Ini mungkin terdengar seperti banyak kerumitan dan organisasi pra-perjalanan, tetapi itu berarti bahwa ketika kita pergi kita bisa melanjutkan dengan santai dan menikmati hal-hal!

Di bawah ini adalah beberapa foto dompet perjalanan. Ini juga memiliki ruang untuk pena - sangat berguna saat mengisi kartu pendaratan dan tag bagasi! :-)

Setelah saya mendapatkan visa, tiket, asuransi, pemesanan hotel dll, saya memindai semuanya, sebagai pdf individu.

Dua jenis dokumen, satu yang penting untuk perjalanan, yang lain hanya untuk bantuan. Lalu saya membuat dua folder di dropbox saya, Penting dan Informatif. Visa, tiket pesawat, pemesanan hotel, asuransi, tiket, halaman info paspor dll. Pdf buka Penting. Panduan perjalanan, wisata, peta, info cuaca dll. Pergi ke Informative. Kemudian saya menggabungkan semua pdf di setiap folder sebagai pdf baru, mencetak dua salinan masing-masing di sisi ganda A5. Pokok setiap salinan di sudut kiri atas.

Ukuran A5 membuatnya lebih kecil untuk disimpan, sekaligus membuatnya mudah dibaca. Pencetakan sisi ganda juga memotong volume menjadi dua.

Satu set Penting pergi di bagasi, kedua tetap dengan saya di tas kamera-cum-dokumen saya, bersama dengan paspor asli.

Kedua salinan buklet Informatif pdf tetap di dalam bagasi. Saya menggunakan satu pada liburan, kedua sebagai cadangan, untuk berjaga-jaga.

Dokumen asli hanya paspor saya, ID nasional saya, kartu uang, dll.

Sunting: Saya juga membawa satu atau dua ziplock, hampir berukuran A5, dan saya mendorong semua kwitansi, tagihan, token, dll. Saya dapatkan saat berlibur di dalamnya, dan mengurutkannya ketika saya kembali ke rumah.

Sunting2: Saya menggunakan FolderSync Android App untuk menjaga folder ini dua-arah disinkronkan dengan telepon saya, dan hampir setiap kali maskapai penerbangan hotel dll tidak masalah dengan salinan dokumen, karena mereka hanya perlu nomor untuk menemukan data saya di sistem mereka .

Saya terus: Paspor, kartu asuransi, dompet (id, uang ...)

Saya tetap menggunakan iPhone: Pesawat elektronik. Pemesanan hotel / akomodasi dan email konfirmasi.

Saya menyimpan amplop kerajinan tangan di cetakan duplikat bagasi tangan saya dari setiap konfirmasi yang saya terima melalui email.

Email juga disimpan di cloud (hotmail / gmail ...) agar mudah diakses di warnet jika diperlukan.

Pemindaian paspor dan kartu kredit (foto) dikirim melalui email ke saya sendiri dan GF (dan sebaliknya) sehingga disimpan di cloud jika perlu.

Seperti yang ditulis Richard, saya membuang semua dokumen yang tidak perlu ke dalam bagasi saya untuk disortir dan didaur ulang saat dalam perjalanan pulang.

Saya akan berbagi pengalaman baru-baru ini.

Kami akan pergi berlibur dengan X-Mas dan saya memindai dan menyimpan semua dokumen penting di laptop saya yang selalu ada bersama saya.

Itu terhubung ke Dropbox dan begitu juga Telepon saya dan saya pikir oh well saya akan memiliki semua salinan di ponsel pintar saya untuk akses cepat di mana saya tidak bisa mengeluarkan laptop saya.

Kami akan mencapai First Country dan harus mengisi kartu imigrasi mereka yang diberikan oleh maskapai, mengeluarkan telepon untuk melihat detail Paspor kami dan mengetahui bahwa saya lupa untuk menyinkronkan telepon dengan Dropbox (Anti-virus telah memblokirnya untuk tidak berjalan di Latar Belakang). Saya tidak bisa melakukan apa-apa selain menertawakan kebodohan saya.

Moral: Jangan hanya berasumsi dokumen akan ada di sana. Periksa kembali.

Tetapi satu hal yang saya lakukan dengan baik adalah bahwa saya mencetak semua itu dan memasukkannya ke dalam file di tas laptop saya dan menomori mereka secara berurutan yang saya harapkan untuk menggunakannya.

1. Tiket
2. Salinan Paspor, Visa dan Asuransi
3. Pemesanan Transfer Bandara
4. Pemesanan hotel
5. Pemesanan Tur
6. Transfer Keluar Pemesanan

Lalu angka selanjutnya untuk negara kedua. Saya menemukan bahwa urutan 1,2,3 sederhana sangat membantu sepanjang jalan di kedua negara yang kami kunjungi. Setidaknya ada 15 pemesanan dan urutan itu membuatnya sangat mudah.

File ini ada di bagian dokumen tas laptop saya yang merupakan paket belakang, setiap kali kami mencapai perhentian berikutnya di mana kami membutuhkan dokumen-dokumen Istri saya hanya akan mengeluarkan dokumen bernomor berikutnya dari tas saya yang ada di punggung saya dan di sana Anda pergi , tidak perlu repot. Bahkan tidak perlu melepas tas dalam satu baris (tidak, saya tidak malas, hanya saja saya punya bayi kami, yang tidak suka kereta dorong, di tangan saya: P).

Setiap kali satu cetakan digunakan, saya meletakkan tanda silang di atasnya dan memindahkannya ke bagian belakang file.

Tidak sepenuhnya yakin apakah orang akan menyukainya sebagai jawaban untuk pertanyaan ini: D

Untuk dokumen kertas, saya menggunakan banyak folder plastik. Saya mengelompokkan dokumen dalam folder tergantung pada saat saya harus menggunakannya. Dimungkinkan untuk menggunakan berbagai warna pada folder untuk membedakannya. Bagaimanapun, mereka semitransparan, sehingga Anda akan melihat pada teks pada satu dokumen folder yang Anda miliki.

Bagi saya satu-satunya cara untuk mengatur hal-hal semacam ini adalah setiap cetakan dengan urutan Anda akan menggunakannya, lalu membuang barang-barang saat Anda menggunakannya.

Misalnya jika Anda akan pergi ke bandara, kemudian naik pesawat, kemudian mengambil mobil sewaan ketika Anda mendarat, untuk kemudian pergi ke hotel untuk check in saya akan memesan hasil cetak seperti ini:

1. detail parkir bandara
2. detail checkin bandara
3. detail sewa mobil
4. detail hotel
5. detail checkin penerbangan kembali

Jangan lupa membuang barang-barang - mis. Setelah saya check-in untuk pesawat, saya akan membuang lembar 1 & 2, artinya lembaran 3 (detail sewa mobil) ada di atas ketika saya pergi untuk mengambil mobil sewaan. Ini membuatnya super cepat dan mudah - cukup tarik lembar pertama / atas dan Anda selesai.

Protip: jika satu cetakan dicetak lebih dari satu lembar, pastikan untuk menjilidnya menjadi satu agar lebih mudah ditangani.

Untuk perjalanan singkat / sederhana, saya hanya memasukkan cetakan ini dalam amplop A4 sederhana dan meninggalkannya di tas jinjing saya.

Protip: tuliskan hal-hal penting di bagian luar amplop dengan tulisan besar - nomor & waktu penerbangan, terminal, alamat hotel dll. Ini berarti Anda dapat dengan mudah mendapatkan info itu dengan cepat jika sedang terburu-buru.

Untuk perjalanan yang lebih lama / kompleks dengan banyak pemesanan, saya meletakkan print-out ke dalam "buku pajangan" yang merupakan sekelompok amplop plastik A4 yang diikat ke dalam sebuah buku sehingga saya bisa membolak-balik semuanya. Buku-buku pajangan murah dan ringan - Saya telah menggunakannya pada perjalanan panjang dengan 30 atau 40 pemesanan untuk berbagai hal dan mereka bekerja dengan sangat baik untuk menjaga semuanya tetap rapi juga.

Tentu saja cetakan kertas ini adalah cadangan. Saya akan memiliki sebagian besar tersedia / disematkan untuk offline di ponsel saya.

Saya memiliki notebook Moleskine (A5) kecil yang saya gunakan untuk bepergian. Di sampul bagian dalam saya menulis hal-hal yang jarang berubah dan akan sama di beberapa perjalanan, seperti nomor paspor saya (jika hilang), nomor kartu, nomor telepon untuk bank saya (kalau-kalau saya perlu membatalkan kartu saya) , dll. Kemudian pada masing-masing halaman saya menulis rincian setiap aspek perjalanan dalam urutan kronologis. Halaman-halaman ini mudah dihapus setelah perjalanan / sebelum yang berikutnya.

Untuk penerbangan, saya akan memiliki bandara, maskapai, nomor penerbangan, terminal (jika berlaku) dan waktu keberangkatan. Untuk hotel (atau, lebih mungkin sekarang, airbnbs), nama, alamat, nomor telepon, nomor konfirmasi pemesanan, tanggal saya menginap.

Ini cukup kecil untuk dimasukkan ke dalam saku, hanya sedikit lebih besar (meskipun jumlah yang cukup tebal) dari paspor saya, dan memiliki tali elastis untuk menjaga penutup tertutup, jadi saya bisa memasukkan paspor saya di dalamnya untuk menjaga mereka tetap bersama.

Di ponsel saya, saya biasanya memiliki aplikasi airbnb, aplikasi untuk United, dan saya membintangi / menandai email konfirmasi sehingga saya dapat menemukannya dengan cepat jika diperlukan. Saya juga cenderung membawa baterai kedua saat bepergian sehingga saya tidak perlu terlalu khawatir tentang baterai yang berpotensi mati.

Dalam hal pencetakan, sesedikit mungkin. Umumnya hanya hal-hal yang saya (mungkin) perlu melewati kontrol perbatasan di negara tempat saya bepergian (mis. Cetakan reservasi penerbangan saya untuk membuktikan saya memiliki tiket pulang) dan apa pun di mana mereka secara eksplisit menyatakan bahwa mereka tidak Saya tidak menerima salinan elektronik / tiket elektronik (saya bepergian dengan Greyhound antara Seattle dan Spokane sebagai bagian dari perjalanan ke AS tahun lalu, mereka hanya menerima tiket versi cetak).

Tanda terima yang saya kumpulkan selama perjalanan hanya masuk ke dompet saya untuk disortir ketika saya tiba di rumah.