Apa solusi terbaik untuk pengarsipan dokumen?

Saya mencari utilitas yang membantu saya (dan kolega saya) untuk mengarsipkan dokumen secara sistematis (Seperti Zeitgeist tapi permanen).

Utilitas harus membersihkan dokumen lama dari desktop dan menyimpannya di server (seotomatis mungkin dan konsisten) mungkin hanya dari beberapa lokasi (Direktori dokumen)
Dokumen harus disimpan pada media besar yang murah selama bertahun-tahun mendatang - mungkin hard disk dan sistem file? Mudah dirawat dan dikelola untuk organisasi kecil.
Dokumen harus mudah ditemukan dan dipulihkan

Satu cara sistematis dapat berupa struktur direktori berdasarkan tahun, bulan, pengguna atau pengguna, tahun, bulan. Ini merupakan nilai tambah jika dokumen dapat ditautkan ke proyek, jika dokumen dapat dicari dan jika dokumen juga dapat dikirim melalui email, diskusi IM tidak hanya dokumen tradisional OpenOffice.

Ada ide?

software-recommendation document-management

— Anders Wallenquist
sumber

Saya tidak berpikir ini terkait Ubuntu.

— chris

Mungkin, jika penanya mencari solusi pengarsipan dokumen berbasis Linux - khususnya Ubuntu. Dia tidak menyebutkan persyaratan untuk menggunakan Windows.

— Torben Gundtofte-Bruun

Itu adalah pertanyaan yang valid. Lihat linuxappfinder.com/office/documentmanagement untuk daftar alat manajemen dokumen untuk Linux. Salah satu persyaratan yang harus menonjol adalah kemampuan untuk memahami format seperti PDF dan ODT dan mengindeksnya secara otomatis, menemukan duplikat, dll.

— user4124

Yah, kami memiliki lingkungan Ubuntu dengan Ubuntu-klien dan server, jadi saya pikir ini terkait Ubuntu. Saya menyukai beberapa sistem manajemen dokumen tradisional. Saya telah menguji Knowledgeware, Alfresco, Drupal dan OpenERP. Tetapi tidak satu pun dari mereka yang beroperasi di desktop (dan secara otomatis mengarsipkan dokumen seperti Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync dan DropBox untuk backup dan sinkronisasi direktori). DMS tradisional dapat berupa platform storagepl dikombinasikan dengan klien yang melakukan "pembersihan" dan memindahkan dokumen yang cukup lama untuk diarsipkan ke penyimpanan.

— Anders Wallenquist

The downside dengan DMS sebagai penyimpanan adalah bahwa ia dengan cepat tumbuh "tua" dalam perspektif arsip. DMSes hadir dengan rilis baru beberapa kali selama satu dekade dan membutuhkan banyak cinta dan migrasi ketika Anda membandingkannya dengan sistem file yang sederhana. Mungkin fileserver + indexserver (mis. Solr) dan Zeitgeist pada klien untuk melakukan pekerjaan?

— Anders Wallenquist

Jawaban:

Anda dapat mendedikasikan PC lama (dengan HDD baru yang besar) sebagai server cadangan dan menginstal BackupPC

Tidak diperlukan perangkat lunak sisi klien - cukup ekspor melalui NFS backup dirs pada klien (misalnya / home / atau / home / nama pengguna / Desktop dll.) Atau bagikan folder pada stasiun Windows
Antarmuka pengguna web yang kuat memungkinkan administrasi, melihat file log, konfigurasi
ekstensi file dapat didefinisikan untuk termasuk / tidak termasuk file
menggunakan rsync untuk pencadangan cepat

secara terpisah Anda dapat menerapkan pencarian web di server linux menggunakan Xapian atau Omega

— jet
sumber

Bisakah saya mengonfigurasi BackupPC untuk memindahkan file ke arsip? Biasanya cadangan adalah cermin dari keadaan banyak file. Yang saya inginkan adalah proses mengarsipkan file dengan usia tertentu ke filestore.

— Anders Wallenquist

Xapian / omega terdengar menarik. Saya pikir Drupal memiliki api pencarian untuk xapian dan pencarian segi. Saya mencari Google tentang Zeitgeist dan plugin xapian - apakah ini solusi untuk mencari arsip pusat dengan cara yang sama seperti pencarian lokal? Apakah mungkin untuk mempertahankan izin baca dan grup saat mengindeks dengan Xapian? Apakah ekstensi timgeist untuk Zeitgeist semacam server indeks untuk suatu perusahaan?

— Anders Wallenquist

Saya telah mencari di Google untuk kombinasi BackupPC dan Xapian dan tidak menemukan apa pun. Tampaknya BackupPC menyimpan dokumen terkompresi, dapatkah Xapian mengindeks file terkompresi itu?

— Anders Wallenquist

Anda dapat menggunakan layanan cloud computing seperti Dropbox atau UbuntuOne

Saya menyarankan Anda menggunakan Dropbox, Anda dapat memilih antara gratis (2gb + 8bisa mengundang orang lain) atau paket berbayar (50 atau 100gb).

Anda dapat berbagi folder dengan pengguna dropbox lain atau hanya baca dengan siapa pun.

Dan mengembalikan file yang dihapus

— Matteo Pagliazzi
sumber

Yah, saya prihatin dengan keamanan, biaya dan kapasitas menggunakan jenis layanan ini. Misalnya ini berarti bahwa semua direktori home karyawan di semua perangkat harus berukuran beberapa TB. Untuk alasan keamanan, layanan cloud harus menawarkan penyimpanan terenkripsi. Saya tidak berpikir Dropbox atau UbuntuOne dapat bersaing dengan disk besar murah dalam efektivitas biaya. Jika disk lokal bukan masalah rsync / backup-pc, back-in-time atau deja-dup ke server akan melakukan pekerjaan.

— Anders Wallenquist

Meskipun tidak didasarkan pada Ubuntu, museum tempat saya bekerja telah mengevaluasi Archivista . Ini adalah rangkaian perangkat lunak untuk menyimpan, membuat katalog, dan mengindeks (dan, jika perlu, memindai dan OCRing) dokumen yang tersedia sebagai CD live (agak tidak standar) yang disebut " Archivista BOX " (ini open source), tetapi perusahaan itu terutama menjual peralatan yang menjalankan perangkat lunak. Katalog menyediakan frontend web.

Mereka mengklaim bahwa format yang digunakan sepenuhnya terbuka, didokumentasikan dan berusaha untuk umur panjang. Saya harus menambahkan bahwa saya pribadi belum mengevaluasi itu dengan sangat rinci.

— jstarek
sumber

Bahasa Jerman saya agak berkarat. Ada bab tentang pengarsipan archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/… Apa gagasan umum tentang arsip? Apakah mereka menggunakan server indeks yang terpisah? Jika ya, apakah ada koneksi untuk mencari utilitas di platform Gnome? Tampaknya mereka mengkonversi dokumen ke pdf dan kemudian menyimpannya di server file (apakah ini benar dibaca?)

— Anders Wallenquist

Cukup gunakan archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php - semua halaman tampaknya juga tersedia dalam bahasa Inggris :-) Tautan pemilihan bahasa ada di kotak menu biru di sebelah kiri, di bagian bawah.

— jstarek