Bagaimana saya bisa menghentikan pengguna dari menyinkronkan folder Perusahaan ke desktop Google Drive mereka?

Saya melakukan admin untuk 30 perusahaan pengguna kami (akun Apps Premier). Kami bermigrasi dari Exchange satu tahun yang lalu dan saya secara bertahap menyapih orang dari kebiasaan MS Office mereka dan sekarang semua orang menggunakan GDocs / Drive untuk pembuatan dokumen. Saya ingin membuat Google Documents / Drive server File kami.

Ada beberapa masalah:

1. Saya tidak ingin orang menyinkronkan Folder Bersama (yaitu file dan folder perusahaan) ke laptop tanpa jaminan yang mungkin mereka tinggalkan di kereta. Apakah Google Drive memungkinkan saya untuk "mengunci" folder agar tidak disinkronkan? Sejauh ini, satu-satunya opsi keamanan yang dapat saya temukan adalah Sinkronisasi hidup atau mati. Saya harus menjaga itu. Tentunya saya bukan satu-satunya yang menginginkan rincian ini, tetapi saya tidak dapat menemukan posting lain tentang hal itu.

2. Untuk membuat segalanya lebih rapi. Daripada saya harus menjadi pemilik semua folder, kami ingin mengatur "Pengguna Sistem Pusat" yang akan memiliki semua folder dan kemudian setiap pengguna lain, termasuk saya, akan memiliki My Drive yang bersih — semacam desktop mereka . Idenya adalah bahwa setiap orang dapat membuat file dan tidak membagikannya tetapi jika mereka ingin berbagi maka mereka menyimpan dalam folder bersama yang sesuai yang mereka miliki akses. Masalahnya adalah bahwa Pengguna Pusat hanya akan memiliki ruang 5Gb, sedangkan kami memiliki 30 pengguna dan ruang kolektif 125Gb tidak dapat digunakan.

Sistem ini tampaknya berantakan total berbagi acak acak antara pengguna daripada hub struktur dan desain berbicara kita semua nyaman dengan. Mengapa tidak ada orang lain yang mencari ini - sudahkah kita benar-benar melewatkan titik Google Drive? Saat ini kami memiliki lebih dari 5000 dokumen dan terus bertambah setiap hari dan tidak ada urutan atau cara menegakkan izin granular untuk penyimpanan.

PS: Saya sudah mencoba Cloudlock dan GPanel dan tidak banyak yang bisa dilakukan tetapi memberi tahu Anda betapa semuanya tidak terorganisir!

Re poin Anda 2 Anda menuju ke arah yang sama dengan perusahaan saya. Kami memiliki yang setara dengan 'Sistem Pusat' Anda sebagai Nama Pengguna, dan telah membuat tiga folder di Drive-nya - BEKERJA, REFERENSI, PENGGUNA EKSTERNAL - dan membagikannya dengan Sysadmin kami. Sysadmin berbagi BEKERJA dengan Pengguna berdasarkan Edit dan pengguna kami membangun struktur sub-folder untuk perusahaan kami untuk menyimpan semua file kerja kami. Sysadmin membagikan REFERENSI dengan sebagian besar Pengguna berdasarkan Baca tetapi dengan beberapa Pengguna diberikan hak Edit sehingga mereka dapat membuat dan memelihara struktur folder / file untuk dokumen kebijakan, manual, dll.

PEKERJAAN dibagikan Sunting dan REFERENSI dibagikan Baca untuk pemula baru sebagai bagian dari proses pengaturan Pengguna dan Pengguna baru segera memperoleh hak yang diwarisi untuk semua konten folder ini.

Bagi yang belum lulus, kami segera mengubah kata sandi Pengguna, menggunakan alat administrasi canggih untuk mentransfer kepemilikan kepada manajer / kolega mereka untuk file / folder apa pun yang mungkin telah mereka buat dan kemudian membukanya dari WORK dan REFERENSI.

Kami belum menjadikan KERJA atau REFERENSI menjadi Pemilik sub-folder dan dokumen yang dikandungnya karena itu mengharuskan hanya seseorang yang masuk ke Sistem Pusat yang dapat menghapusnya. Kami hanya menggunakan versi kami sendiri Sistem Pusat untuk menyediakan struktur data terpadu untuk Pengguna kami. Pengguna masing-masing mempertahankan 5gb ruang penyimpanan non-Gdocs yang dibagikan dengan Pengguna lain melalui KERJA dan REFERENSI.

Kami berkolaborasi dengan organisasi eksternal dan menggunakan PENGGUNA EKSTERNAL sebagai portal. Sebagai contoh, Auditor kami ingin akses ke beberapa data kami di sistem kami. Kami membuat sub-folder AUDITACCESS di folder ACCESS EKSTERNAL dan memberikan akun gmail auditor kami Baca akses ke AUDITACCESS. Kami kemudian menggunakan fungsi Atur untuk memberi mereka Tampilan ke arah file dan folder yang perlu mereka akses (tapi ingat untuk menahan tombol CTRL saat Anda menggunakan fungsi Atur). Ini memungkinkan kami untuk membatalkan pengorganisasian file dan folder, jika perlu, karena semuanya tercantum dalam folder AUDITACCESS dan untuk tidak membagikan AUDITACCESS dengan akun email auditor kami, jika perlu.

Semoga ini akan memberi Anda beberapa ide untuk mengatur sistem Anda sendiri.