Permintaan file kerja karena Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR)

Saya telah memiliki permintaan untuk memasok klien dengan semua file mereka (termasuk dokumen InDesign) karena Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR). Klien saya juga ingin saya menghapus file dari mesin saya. Saya benar-benar tidak nyaman melakukan ini karena waktu yang terlibat juga akan hilang karena mereka tidak mau membayar.

Bagaimana saya harus menanggapi permintaan seperti itu?

TL: DR Klien pada dasarnya salah tentang tipe data yang dicakup dalam GDPR, meskipun ada beberapa hal dalam file yang tercakup di bawahnya. Anda tidak boleh mengiriminya file, meskipun Anda harus merespons dengan informasi pribadi apa pun di dalamnya.

Saya melakukan beberapa pekerjaan perlindungan data untuk perusahaan saya, jadi saya sudah banyak membaca tentang ini. Saya jelas bukan pengacara, jadi banyak dari ini harus diambil dengan sedikit garam. Yang mengatakan, contoh ini memiliki tindakan yang cukup jelas:

• GDPR hanya mencakup informasi pribadi yang terkait dengan individu https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/what-does-general-data-protection-regulation-gdpr-govern_en

• Ini berarti bahwa satu-satunya hal yang terpengaruh dalam desain Anda oleh GDPR adalah informasi pribadi

• Karena itu, respons Anda hanya mencakup informasi pribadi yang terkandung dalam desain Anda. Apakah Anda memasukkan alamat email pribadi di alamat mereka? Apakah ada nama atau alamat klien dalam teks? ada foto klien atau orang pada umumnya? Jika demikian, kirimi mereka email yang menyatakan informasi pribadi yang Anda temukan dalam desain, dan tanyakan apakah mereka ingin Anda menghapus bit-bit spesifik itu

• Jika mereka menjawab ya, hapus alamat email / nama / foto klien informasi pribadi lainnya yang dapat Anda temukan.

• Ingatlah untuk juga menghapusnya dari cadangan yang Anda miliki, dan dari riwayat file. Jika Anda merasa ramah, Anda mungkin ingin menunjukkan ini akan membuat file lebih sulit digunakan untuk mereka

• Mereka benar-benar tidak dapat memaksa Anda untuk menyerahkan kepemilikan file di bawah GDPR. Kecuali dinyatakan dalam kontrak, mereka tetap menjadi kekayaan intelektual Anda.

Sunting: lupa sedikit yang penting. Ini hanya berlaku untuk data pribadi orang yang mengajukan permintaan. Hal lain, bahkan data dari salah satu karyawan mereka, tidak dicakup, dan Anda mungkin tidak bisa dan tidak boleh menyerahkan data apa pun. Karyawan mereka harus membuat permintaan sendiri untuk data pribadi mereka. Namun, untuk melindungi diri Anda sendiri, ada baiknya Anda mengulas dan menghapus informasi pribadi yang tidak perlu yang Anda miliki.

Semoga bermanfaat!

Tidak masalah MENGAPA klien ingin Anda menghapus file Anda dan mengirim semuanya.

Menurut saya klien menggunakan GDPR sebagai alasan dan tidak lebih. Maksud saya, hampir semua desain adalah materi promosi dan segala informasi pribadi yang mungkin - nama, alamat, kontak, email, dll. - dibuat informasi publik melalui promosi itu sendiri. Itu bukan "data tersimpan pribadi". Klien Anda sedang sangat samar di sini, menurut saya.

Biaya untuk pengiriman file. Setelah Anda menerima pembayaran, kirim file dan surat yang menjelaskan semua file akan dihapus dari mesin dan cadangan Anda dan Anda tidak akan lagi menyimpan file apa pun yang terkait dengan klien, setelah Anda diberi tahu mereka menerima file. Lalu masuk dan singkirkan semuanya setelah Anda mendapatkan konfirmasi tanda terima (karena mereka telah membayar untuk ini).

Ingat, meskipun mereka membayar Anda , Anda tidak dapat mengirimi mereka font atau gambar stok apa pun yang Anda beli dan gunakan. Itu pada umumnya dilisensikan kepada Anda dan membagikan barang-barang itu akan membuat Anda melanggar perjanjian lisensi apa pun yang terkait dengannya. Klien harus pergi dan membeli font dan gambar yang diperlukan untuk mendukung desain.

Ini masalah klien jika nanti mereka perlu sesuatu diubah atau dibuat. Anda hanya perlu memastikan Anda dibayar untuk file.

Jika klien tidak ingin membayar apa pun ... jangan berikan file, jangan hapus apa pun . Mereka adalah file Anda . Tidak ada pihak luar yang dapat memaksa Anda untuk melakukan apa pun dengan aset bisnis Anda (selain penegakan hukum).

Jika klien mulai waffling dan menjadi suka berperang dan menuntut file, tolaklah dengan sopan kecuali jika pembayaran diterima.

Skenario kasus yang lebih buruk, Anda kehilangan klien ini (yang akan tetap Anda lakukan dari suara hal-hal), dan klien merasa mereka perlu membuat beberapa tontonan masalah dan mengajukan gugatan atau sesuatu. Gugatan itu, menurut saya, memiliki probabilitas rendah. Namun, mereka mungkin menggunakan itu sebagai taktik untuk mengintimidasi Anda agar melakukan apa yang mereka inginkan. Meskipun saya bukan pengacara , saya ragu mereka akan memenangkan gugatan yang memaksa Anda melepas aset bisnis Anda.

Singkatnya, sikap saya adalah:

Aku senang untuk. Harga untuk semua file adalah $ X. Setelah pembayaran diterima, saya akan meneruskan semua yang saya miliki dan kemudian menghapus semuanya dari sistem saya setelah saya tahu Anda telah menerimanya.

Klien:

Kami tidak membayar

Saya:

Maka saya minta maaf. Saya tidak akan mengirim file, atau menghapus apa pun, tanpa pembayaran.

Klien:

Kami akan menuntut!

Saya:

Baik. Anda bebas melakukan apa yang menurut Anda perlu. Harga untuk aset bisnis saya karena terkait dengan pekerjaan yang saya selesaikan untuk [nama perusahaan] adalah $ x. Saya sangat senang memenuhi permintaan Anda setelah pembayaran diterima. Terima kasih.

Saya telah bekerja pada proyek yang sangat rahasia di mana data perusahaan bersifat pribadi dan dimaksudkan untuk tetap pribadi dalam kelompok kecil. Ini selalu disajikan kepada saya sebagai data yang sangat sensitif yang "tidak akan dibagikan kepada siapa pun". Saya tidak berbicara tentang perjanjian non-pengungkapan, data yang lebih umum yang saya punya rahasia untuk menyelesaikan proyek (kebanyakan keuangan perusahaan). Klien untuk proyek-proyek ini selalu disajikan hal ini di depan pada awal proyek. Jadi, saya tahu kerahasiaannya. Tetapi bahkan berurusan dengan perusahaan multi-juta dolar dengan cara ini, mereka tidak pernah meminta saya menghapus dan menghapus file saya, mereka hanya meminta agar saya menjaga privasi file.

Jika klien ini meminta saya untuk menghapus barang-barang dan mengirimkannya semua file, saya pasti akan mengerti permintaan itu . Tapi saya juga pasti akan menagih mereka untuk mengirimkan file.

Jika mereka hanya ingin saya menghapus file tanpa mengirimkannya, saya mungkin akan menegosiasikan penyelesaian ... seperti pada ... Saya menghapus data pribadi dari potongan-potongan tetapi menjaga desain dalam kebijaksanaan untuk digunakan sebagai sampel portofolio. Memberi mereka persetujuan atas desain yang diubah sehingga mereka dapat memverifikasi informasi pribadi telah dihapus.

Bekerja-untuk-menyewa : jika Anda berada di bawah perjanjian kerja-untuk-menyewa, atau "karyawan", maka mereka benar-benar memiliki segalanya. Memenuhi permintaan mereka tanpa pembayaran atau masalah. File-file itu bukan milikmu.

Ini bukan nasihat hukum jadi jangan anggap seperti itu. Anda mungkin sebenarnya ingin membaca di GDPR. Tapi jangan hanya google untuk itu langsung ke sumber:

1. Apa itu dikatakan komisi Eropa tentang GDPR
2. The regulasi yang sebenarnya adalah juga tersedia

Sekarang GDPR tidak mengatakan apa-apa tentang merilis file sumber. Sebaliknya itu cukup masuk akal dalam ruang lingkup. Apa yang pada dasarnya dikatakan adalah:

• Data pribadi penting
• Anda harus memiliki alasan untuk menyimpan data pribadi
• Anda perlu mendokumentasikan data apa yang Anda simpan, mengapa, untuk tujuan apa dan untuk berapa lama. Sesederhana mungkin, dengan dokumen yang tersedia untuk klien Anda.
• Orang yang memiliki data pribadi memiliki hak untuk meminta meninjau data tersebut. Ini bisa dilakukan dengan banyak cara, tetapi tidak menentukan bahwa itu berarti Anda harus memberikannya dalam bentuk persis seperti yang Anda simpan.
• Seseorang memiliki hak untuk melakukan koreksi terhadap data pribadi
• Seseorang memiliki hak untuk meminta penghapusan data pribadi
• Ini juga memberi tahu Anda bahwa Anda tidak dapat menggunakan data tanpa batasan
  • Jadi Anda tidak bisa begitu saja memberikannya kepada pihak ketiga
• Anda harus melindungi data tersebut dari pihak ketiga dan penyalahgunaan.

Ini juga menangani beberapa hal tentang cara mengumpulkan persetujuan dan sebagainya.

Jadi klien Anda dapat meminta untuk meninjau data yang telah Anda simpan dan kebijakan penyimpanan data yang Anda miliki (untuk tujuan pembayaran misalnya). Ini tidak harus menjadi file inDesign Anda dapat menyalin bagian yang relevan dari teks misalnya dan mengirimkannya ke klien misalnya, jika dan hanya jika itu adalah data klien untuk memulai.

Tetapi saya bukan pengacara, saya tidak tahu apa-apa tentang bagaimana definisi yang relatif tidak jelas akan ditafsirkan oleh pengacara Eropa.

PS: Kalau menurut Anda GDPR benar-benar ketat dan berat. Ya, itu hanya gejala karena harus melegitimasi tindakan yang wajar. Ketika sesuatu yang seharusnya Anda lakukan tetap saja dituliskan ke dalam undang-undang, semua jenis perilaku yang wajar akan hilang karena undang-undang adalah instrumen yang sangat tumpul yang berlaku untuk semua orang dalam ruang lingkup, masuk akal atau tidak.

GDPR adalah situasi yang rumit dan semuanya tergantung pada jenis kontrak yang Anda miliki dengan klien Anda. Jadi ini sebagian besar masalah hukum sebelum sampai ke bagian InDesign.

Selain itu, GDPR adalah masalah hukum utama bagi perusahaan dan yang melibatkan banyak biaya dan GDPR tidak memaksa Anda sebagai penyedia pihak ketiga untuk memberikan file secara gratis.

Secara teori mereka mungkin mengambil tindakan untuk melindungi pekerjaan eksklusif yang dilakukan oleh pihak ketiga, tetapi dalam praktiknya Anda di sisi lain dapat menetapkan harga untuk menyerahkan file.

Namun, jika Anda melakukan pekerjaan sebagai karyawan, Anda mungkin tidak akan memiliki banyak hal untuk dimainkan dan akan perlu memasok semuanya dan menghapus semuanya dari komputer pribadi Anda.

Lihat juga pertanyaan ini: Klien jangka panjang menginginkan file yang berfungsi

Saya tidak mengerti apa yang harus dilakukan GDPR dengan file Anda.

Jika Anda mengerjakan Data Pribadi yang diberikan klien Anda, maka Anda menghapus file-file itu dan orang lain yang berisi data (misalnya file kerja), dan mengeluarkan pernyataan kepada klien bahwa Anda telah melakukannya.

Ini melindungi klien jika terjadi sesuatu; mereka dapat menunjukkan data telah dihancurkan.

Memasok file untuk mereka adalah hal yang sama sekali berbeda dan memerlukan biaya. Baik dijelaskan dalam kontrak atau dinyatakan dalam yang benar-benar baru hanya untuk menangani file.

Kedua hal itu tidak saling terhubung. Bahkan di GDPR, panduan "praktik yang baik" menyatakan bahwa file data harus dihancurkan, tidak dikembalikan ke penyedia.

Di bawah GDPR Anda harus menghapus data pribadi. Ia tidak mengatakan apa-apa tentang file bisnis Anda atau produk Anda. Jangan berikan itu. Anda tidak diwajibkan untuk memberikan file-file itu.

Anda hanya berkewajiban memberikan ikhtisar data yang dikumpulkan, ini bisa berupa file teks yang menggambarkan data mana yang Anda miliki. Anda juga wajib ketika diminta untuk memperbarui data atau menghapusnya.

Juga, jangan lupa hukum Pajak. Di bawah sebagian besar undang-undang perpajakan, Anda diharuskan menyimpan data selama X tahun jika Anda menerima uang untuk tujuan audit. Menghapus informasi ini sebenarnya ilegal / mengeja banyak masalah ketika audit terjadi.

Apa yang harus Anda lakukan adalah mengaudit informasi pribadi yang Anda miliki tentang pelanggan di mana (yang sudah seharusnya Anda miliki)

Kirim tangkapan layar dari data pribadi dalam dokumen yang Anda buat. Kirim ringkasan data mana yang Anda miliki. Buat daftar data yang tidak dapat Anda hapus secara sah (faktur tercetak, kutipan rekening bank, dll ...) tetapi beri tahu dia kapan data itu akan dihapus ketika masa audit telah berakhir. Anda dapat menganonimkannya dalam perangkat lunak audit, membuat catatan bahwa informasi sebenarnya ada pada dokumen yang diarsipkan dicetak untuk audit.

Juga mendokumentasikan permintaan penghapusan. Simpan itu dicetak di folder di suatu tempat, beri tahu entitas pribadi bahwa itu juga tempat di mana detailnya akan disimpan, hanya agar Anda dapat menutupi pantat Anda.

Ingatlah bahwa Anda dapat menganonimkan data alih-alih langsung menghapusnya. Jadi mengubah email ke nobody@example.com untuk menjaga stabilitas perangkat lunak akuntansi, dll ...)