Penyalahgunaan Email Outlook - Panduan untuk etiket email?

Saya telah menghabiskan banyak waktu melakukan migrasi surat untuk perusahaan yang hanya memiliki sedikit fokus TI, atau tidak ada staf penuh waktu untuk menangani masalah umum. Akibatnya, kebijakan yang mengatur penggunaan email dan proses terbaik tidak pernah dilembagakan. Pengguna akhir di lingkungan ini adalah non-teknis dan cenderung menolak perubahan.

Saya benar-benar memahami mekanisme mengubah / memindahkan / meningkatkan platform email. Dalam kebanyakan kasus, saya membantu perusahaan dalam berpindah dari POP3 atau IMAP berbasis Linux ke Microsoft Exchange. Jenis gerakan ini memunculkan banyak kebiasaan buruk pengguna.

Kekhawatiran saya tidak sepenuhnya tentang ruang disk yang terlibat dalam masalah penimbunan email yang saya temui di masa lalu ; selalu ada satu di setiap perusahaan . Ini tentang masalah dan pelanggaran yang biasa saya lihat ketika saya bekerja dengan perusahaan tertentu.

Selama migrasi terakhir, saya melihat:

• Pengguna yang CC:sendiri pada setiap email (mungkin sebagai cara untuk melacak utas pesan?).

• 300 Megabita pesan di folder Item Terkirim ?!?

• Orang yang mengirim Outlook membaca tanda terima pada setiap pesan keluar.

• Pengguna yang memelihara subfolder untuk setiap kontak yang terkait dengannya. Terkadang secara manual. Terkadang dengan aturan sisi klien yang sangat rusak.

• Over-organisasi subfolder . (beberapa folder dengan hanya satu pesan di dalamnya).

• Subfolder di bawah Kotak Masuk (saya tidak yakin apakah ini praktik yang buruk, tetapi rasanya salah).

• Penggunaan Bendera Prioritas secara serampangan. Semuanya Sangat Penting !!

• Email 4+ tahun di folder Item Terkirim .

• 25.000 atau lebih item dalam Kotak Masuk (dengan sebagian besar item belum dibaca).

• 15.000 atau lebih pesan di folder Item Terhapus .

• Seorang pengguna dengan 24.000 item di folder Konsep mereka ! (hasil dari aturan sisi klien yang tidak diterapkan).

• Arsip otomatis tumbuh di luar kendali.

Bagaimana ini bisa terjadi?

• Apakah email itu relatif baru, dan pengguna tidak dididik tentang cara memanfaatkannya dengan baik?
• Apakah ini masalah UI di mana folder Item Terhapus hanyalah sistem pengarsipan satu-kunci ?
• Apakah administrator tidak melakukan bagian mereka untuk dengan lembut membantu memperbaiki tindakan?
• Jika pengguna memiliki masalah dengan email dasar, bagaimana cara mengatasi tantangan mengajar mereka tentang balasan di luar kantor dan bagaimana cara kerja kalender grup (tegukan)?

Pertanyaan saya adalah apakah ada seperangkat pedoman standar tentang cara mengelola email seseorang? (bahkan pamflet?)

Masalah pendidikan pengguna cenderung memperlambat penyebaran ini karena saya mengubah alur kerja yang diterima orang melalui berbagai cara. Dan ketika ini mempengaruhi orang-orang di semua level / peran organisasi, sepertinya tidak ada standar di tempat.

Situasi seperti ini adalah hasil dari beberapa faktor:

• Tidak ada pendidikan formal tentang penggunaan surat
• Transmisi berdasarkan kebijaksanaan rakyat untuk tugas-tugas umum seperti aturan liburan dan cara mengatur pelapor otomatis
• Kurangnya rasa sakit karena tidak menghapus apa pun

Hari-hari ini, kita tidak cukup pada titik di mana mayoritas tenaga kerja secara keseluruhan telah berurusan dengan email seluruh karir mereka tetapi sudah sampai di sana. Tapi kita pasti melewati angka 50% untuk orang-orang yang telah menghadapinya selama lebih dari satu dekade sekarang, jadi ada banyak praktik buruk di masa lalu yang masih ada di sana.

Lingkungan Exchange terakhir yang saya gunakan memiliki semua masalah itu. Beberapa di antaranya disebabkan oleh minoritas tertentu yang bersikeras antarmuka non-Outlook untuk Exchange yang memiliki .... efek samping. Beberapa di antaranya adalah hasil dari menggapai-gapai secara acak sampai terlihat benar, lalu dibiarkan sendiri selama lima tahun.

Manajemen email adalah hal yang sangat pribadi, dan dipaksa dari tempat tinggi oleh The Man untuk mengajukan banyak hal hanya karena beberapa pamflet konyol mengatakan bahwa cara yang seharusnya tidak dipenuhi dengan hangat. Dalam lingkungan dengan kuota kotak surat yang sangat kecil Anda berakhir dengan PST-file-dari-ukuran yang tidak biasa yang terlihat seperti contoh terlalu banyak folder Anda.

Tempat kami dulu menghabiskan waktu untuk mendidik pengguna adalah:

• Folder Item Terhapus bukan lemari arsip. Bahkan, kosongkan! Berikut cara menyiapkan proses penghapusan otomatis ...
• Saat menyiapkan aturan di luar kantor, berikut adalah beberapa pedoman.
• Ini adalah apa yang dapat Anda lakukan ketika Anda mendapatkan email "kotak surat Anda terlalu besar".

Singkatnya, kami fokus pada area nyeri. Kami tidak peduli jika pengguna membuat satu folder per hari untuk memasukkan korespondensi satu hari, atau jika mereka meninggalkan semuanya di Kotak Masuk dan mencari kapan pun mereka membutuhkan sesuatu (gaya gmail!).

• Item yang dihapus Kami benar-benar memiliki pengguna yang agak jengkel ketika kami melakukan flush item yang dihapus seluruh sistem selama migrasi. Jadi kami menulis beberapa hal untuk mencegah penggunaan tempat sampah sebagai lemari arsip.
• Aturan di luar kantor Grand-high-sysadmin mulai bosan menangani permintaan helpdesk untuk menghapus pengaturan aturan OO yang ditulis dengan buruk, jadi kami menulis beberapa pelatihan tentang cara mengatur yang baik.
• Kotak surat terlalu besar Kami punya kuota surat, karena kami harus. Jadi kami menulis dokumen tentang cara untuk tetap di bawah. Belakangan, frequent flier kami mengubah cara retensi surat mereka.

Satu-satunya standar yang kami terapkan adalah:

• Simpan kotak surat Anda di bawah ukuran tertentu (berikut adalah beberapa cara untuk melakukannya)
• Jangan mengganggu dengan pesan OO
• Jangan berikan kata sandi email Anda, bahkan kepada sekretaris Anda. Kami bersungguh-sungguh. Inilah cara Anda mendelegasikan ...

Saya suka analogi kotak surat ini di rumah untuk mencoba berurusan dengan pengguna email "buruk".

Anda tidak meninggalkan semua spam yang belum dibuka di kotak surat Anda, Anda tidak menyimpan tagihan, foto keponakan Anda di kebun binatang, atau apa pun di sana. Anda mengambilnya dan membuangnya, atau menyimpannya di tempat lain untuk disimpan dengan aman. Perlakukan kotak surat email Anda, seperti halnya kotak surat rumah Anda.

Dengan itu, pendidikan pengguna dan pelatihan yang tepat berjalan jauh. Kami menerapkan batasan kotak surat sesuai alasan, dan menyelaraskan batasan ukuran kirim dan terima dengan google untuk menghindari masalah. Bagaimanapun juga, akan selalu ada satu pengguna yang menganggap segala sesuatu "seharusnya hanya berfungsi" tanpa mereka harus menghadapinya (yaitu, bersihkan kotak surat Anda di beberapa titik selama bertahun-tahun akumulasi).