Bagaimana saya mendesak agar hotel-hotel Amerika menerima kartu kredit majikan saya untuk pembayaran, alih-alih meminta kartu kredit pribadi pada saat check-in?

Saya bekerja untuk badan pemerintah negara bagian di Amerika Serikat. Sebagai bagian dari pekerjaan saya, saya kadang-kadang melakukan perjalanan beberapa hari. Masa inap hotel saya dibayar oleh majikan saya dan bebas pajak.

Saya sering mengalami masalah ketika membayar untuk hotel yang terkait dengan bisnis. Sebelum bepergian, kantor saya mengajukan formulir dengan hotel, yang seharusnya memungkinkan hotel membebankan biaya kamar saya ke kartu kredit kantor. Namun, mau tidak mau ketika saya check in, setiap kali petugas hotel bersikeras bahwa saya harus menggunakan kartu pribadi saya. Ini berarti bahwa saya harus sementara menutup biaya kamar saya (sampai saya diganti), tetapi juga bahwa negara sekarang harus membayar pajak (yang merupakan penggunaan dana pembayar pajak yang buruk).

Bagaimana saya bisa mendapatkan hotel untuk menerima kartu kredit majikan saya untuk pembayaran, daripada bersikeras menggunakan kartu pribadi saya?

Masalahnya di sini bukan kartu kredit perusahaan , tetapi Anda mencoba melakukan ini tanpa kartu fisik . Nomor kartu kredit cukup baik untuk melakukan reservasi, itulah sebabnya panggilan telepon berfungsi untuk itu, tetapi penerimaan perlu membebankan deposit pada saat kedatangan dan protokol mereka menentukan bahwa Anda perlu menyerahkan kartu fisik untuk ini. Hotel ini tidak terlalu peduli apakah itu milik Anda atau perusahaan, asalkan sah dan mencantumkan nama Anda di situ.

Hal yang waras adalah bahwa majikan Anda memberi Anda kartu kredit korporat fisik , yang kemudian dapat Anda gunakan untuk membayar setoran dan melunasi tagihan. Karena majikan Anda adalah badan pemerintah dan tidak melakukan ini, saya kira mereka tidak waras.

Pilihan lainnya adalah membayar di muka untuk kamar hotel Anda menggunakan kartu kredit perusahaan. Anda mungkin masih harus menyerahkan kartu kredit pribadi untuk setoran (untuk menutup razia minibar dll), tetapi ini harus dikembalikan secara penuh dalam satu atau dua hari setelah check out tanpa biaya kepada Anda atau pembayar pajak.

Lihat juga: Pemesanan hotel dengan kartu kredit saya untuk orang ketiga. Apakah orang itu akan mengalami masalah saat check-in?

Kami memiliki situasi yang serupa dalam bisnis kami, di mana kami ingin memesan dan membayar akomodasi untuk pengunjung tetapi (jelas) tanpa memberikan rincian kartu pembayaran kepada pengunjung tersebut.

Awalnya, kami melakukan apa yang tampaknya dilakukan oleh atasan Anda: mengirim otorisasi kartu pihak ketiga ke hotel untuk setiap pemesanan, dan berharap itu akan terkait dengan reservasi / diambil oleh staf hotel. Sayangnya, seperti yang Anda temukan, sering tidak berfungsi seperti yang direncanakan — pengunjung kami sering harus, secara memalukan, menelepon pada saat check-in untuk menyelesaikan masalah. Tentu saja, mungkin (seperti yang disarankan orang lain) bahwa mereka hanya diminta memberikan pre-auth untuk tambahan, tetapi bahkan yang seharusnya dibebankan ke kartu kami sehingga masih tidak memuaskan.

Kami akhirnya memecahkan masalah ini dengan membuka akun perusahaan dengan jaringan hotel, yang secara khusus dirancang untuk menangani pemesanan jenis ini. Tidak hanya masalah yang sekarang dipecahkan, tetapi kami juga mendapatkan potongan harga dan kredit tanpa bunga dari hotel, bersama dengan tagihan bulanan terperinci menurut pusat biaya. Ini telah meringankan begitu banyak titik rasa sakit!

Saya kira ini adalah sesuatu yang ditawarkan sebagian besar rantai besar, tetapi untuk apa program yang kami ikuti adalah Keuntungan Bisnis dari IHG . Manfaat tambahan dari skema mereka adalah bahwa orang yang melakukan pemesanan menerima poin Hadiah Bisnis sementara tamu yang menginap di hotel masih menerima poin Klub Hadiah mereka sendiri seperti biasa (dan jika keduanya merupakan orang yang sama, poin bonus!).

Di masa lalu, saya meminta perusahaan saya untuk menginap di hotel menggunakan kartu kredit agen perjalanan perusahaan. Prosesnya bagi agen perjalanan perusahaan saya untuk mengisi formulir otorisasi kartu kredit dan mengirimkannya ke hotel. Idealnya ini harus ditindaklanjuti dengan panggilan telepon untuk mengonfirmasi penerimaan dan bahwa pembayaran pihak ketiga telah diterima.

Contoh formulir otorisasi kartu kredit terlihat seperti ini

Inilah salah satu cara untuk menjadikan kantor Anda memprioritaskan ini di atas.

Pertama, sebelum pergi, tanyakan kepada kantor bisnis apakah mereka telah menyelesaikan masalah kartu kredit dengan hotel. Jika belum, beri tahu mereka bahwa Anda tidak bisa pergi sebelum melakukannya. Mereka mungkin hanya akan membuat Anda meledak dan berkata "ya, itu bagus."

Kemudian pastikan bahwa ketika Anda check-in, itu adalah selama jam kerja normal. Dengan kata lain, ketika Anda yakin bahwa staf kantor bisnis Anda ada di meja mereka.

Anda memulai proses check in. Hotel meminta kartu kredit Anda. Anda memberi tahu mereka itu ada di file. Mereka kemudian bertanya, lagi, untuk kartu fisik. Pada titik ini Anda menelepon kantor bisnis Anda dan memberi tahu mereka bahwa Anda tidak dapat check-in ke hotel. JANGAN menawarkan untuk menggunakan kartu Anda sendiri. Biarkan kantor bisnis berbicara ke hotel.

Satu dari dua hal akan terjadi. Baik kantor bisnis / hotel mengatasinya saat itu atau Anda kembali naik pesawat dan pulang. Jika Anda akhirnya pulang, manajer Anda mungkin akan marah. Pastikan itu diarahkan ke kantor bisnis.

Seseorang kemudian akan memastikan Anda memiliki kartu perusahaan, dengan nama Anda di atasnya ATAU mereka akan memastikan bahwa tidak ada kartu kredit yang perlu disajikan pada saat Anda check-in berikutnya.

Perspektif Anda adalah perspektif yang menganggap penipuan tidak ada. Apa yang membuat Frank Abagnale (atau bahkan penipu varietas kebun) tidak memalsukan semua ini dengan data kartu kredit curian?

Transaksi "Kartu Tidak Hadir" pada dasarnya berisiko untuk sebuah hotel. Perusahaan kartu kredit mengambil sejumlah tanggung jawab untuk penipuan. Sekarang, ketika sifat bisnis benar-benar mengharuskan pelanggan hadir secara fisik, agak sulit untuk menjelaskan kepada manajer risiko mengapa Anda melakukan transaksi "kartu tidak hadir" sama sekali .

Manajer risiko akan berkata, "Lakukan bisnis seperti biasa. Pelanggan secara fisik menunjukkan kartu, akhirnya." Dengan kata lain, jika majikan Anda tidak akan memberikan kartu fisik, mereka menganggap bahwa Tidak mereka Masalah.

Tanggapan mereka kepada orang-orang seperti Anda, adalah bahwa metode pembayaran dasar Anda masih berupa kartu yang Anda miliki secara fisik yang masuk akal sebagai kartu Anda . Mereka juga bersedia mencobanya dengan cara yang Anda minta (atau tidak) ... dan jika itu benar-benar berhasil, maka Anda bebas. Intinya, mereka dibayar oleh Anda kecuali sesuatu yang lain berhasil.

Salah satu solusinya adalah menggunakan Samsung Pay (jika ponsel atau arloji Anda mendukungnya)

1. Anda memasukkan informasi kartu kredit perusahaan Anda ke telepon Anda

2. Saat Anda perlu melakukan pembayaran, Anda memicu Samsung Pay dan Anda mengautentikasi dengan menggunakan PIN atau sidik jari Anda.

3. Telepon menghasilkan nomor kartu kredit unik untuk setiap transaksi.

4. Bagian penting: Samsung Pay kompatibel ke belakang. Jadi, bahkan jika terminal pembayaran tidak menerima pembayaran NFC seluler, Anda dapat mengetuk bagian belakang ponsel Anda ke tempat pembaca magnetik dan telepon Anda akan meniru strip magnetik kartu kredit unik yang dihasilkannya (ini akan bekerja pada semua terminal yang memiliki pembaca magnetis di tepi mesin dan tidak tertanam dalam di dalam mesin itu sendiri).

5. Jika ini pra-otorisasi, awalnya terlihat sebagai jumlah $ 1 dengan bank, yang nantinya akan berubah menjadi jumlah berapa pun yang akhirnya diputuskan oleh hotel untuk menagih Anda. Jika mereka membuat Anda mengisi formulir kertas di samping pra-otorisasi elektronik, Anda hanya memasukkan empat digit terakhir dari nomor kartu kredit yang dihasilkan pada formulir, bersama dengan tanda bintang di depannya. Dan jika mereka ingin memeriksa keaslian tanda tangan Anda, Anda menunjukkan ponsel Anda (atau arloji Anda kepada mereka) sehingga mereka dapat membandingkan tanda tangan.

6. Bagian pembebasan pajak: Saya bukan ahli, tetapi setelah penelitian lebih lanjut , Anda mungkin juga ingin mengambil tangkapan layar layar konfirmasi transaksi dari ponsel Anda dan mengirimkannya ke hotel untuk catatan pajak mereka. Layar konfirmasi tersebut akan berisi 4 digit terakhir dari nomor kartu kredit yang dibuat secara unik, tetapi juga akan menunjukkan di latar belakang 4 digit terakhir dari kartu kredit pemerintah asli yang merupakan apa yang mungkin diperlukan oleh hotel (selain dari pembebasan pajak lainnya) diperlukan dokumentasi) jika tidak mau dipaksa harus membayar pajak penjualan dari kantongnya sendiri.

Catatan. Untuk mengambil tangkapan layar pada ponsel Samsung, tekan tombol daya dan tombol beranda secara bersamaan. Untuk mengambil tangkapan layar arloji S3 Gear, tekan tombol beranda arloji sambil secara bersamaan menggesek dari kiri ke kanan pada arloji.

Inilah yang akan saya lakukan:

1: Beri tahu kantor perusahaan hotel tentang masalah Anda dan minta mereka untuk menetapkan akun untuk Pegawai Negeri untuk kantor Anda - umumnya ketika ini dilakukan, mereka mengharapkan sejumlah masa inap tertentu dalam setahun tetapi mereka juga akan memberikan diskon untuk itu juga .

Negara Anda mungkin juga sudah memiliki program perjalanan yang diatur dengan rantai hotel, kantor akuntansi dan perjalanan negara Anda mungkin dapat memberi Anda informasi yang lebih terperinci. Umumnya sistem seperti itu Anda dapat memiliki tagihan langsung atau ditagih ke nomor akuntansi tertentu yang diberikan oleh majikan Anda [Kantor Negara] - biasanya pengaturan ini TIDAK TERKECUALI seperti telepon dan alkohol .. di mana petugas akan meminta info kartu Anda ..

Saya juga menduga bahwa formulir yang dikirim ke hotel memiliki id bebas pajak pada formulir.

2: Jika hotel ini adalah rantai Anda juga dapat bergabung dengan program tunjangan mereka dan memiliki info kartu kantor pada file untuk itu, skenario menyimpan kartu pemerintah pada file mungkin lebih sulit karena saya pikir mereka akan berkeinginan untuk memiliki kartu fisik saat check-in.

Bagaimana saya bisa mendapatkan hotel untuk menerima kartu kredit majikan saya untuk pembayaran, daripada bersikeras menggunakan kartu pribadi saya?

"Maaf, saya tidak punya kartu kredit pribadi."

Dalam pengalaman saya, mereka kemudian akan meminta Anda untuk meninggalkan sejumlah uang tunai untuk minuman yang diambil dari mini bar, yang akan dikembalikan kepada Anda ketika check out.

Pertama, pastikan Anda membawa semua dokumen yang relevan, secara fisik. Jadi, jika perusahaan memiliki perjanjian dengan hotel, bawa salinannya, jika ada email di mana mereka setuju untuk menerima kartu itu, cetak, dll.

Itu dengan sendirinya dapat menyelesaikannya dalam beberapa kasus. Seorang pelanggan yang mengatakan "perusahaan saya setuju dengan hotel X" tidak sama dengan dokumen dengan kop surat rantai, dikirim oleh cabang utama, mengatakan X.

(Juga, ini dapat membantu memperjelas posisi keduanya, karena mungkin ada tulisan yang bagus dalam X-with-company-Y yang tidak diketahui oleh Anda maupun juru tulis itu)

Namun, mungkin mereka bersikeras bahwa menerima kartu kredit majikan Anda "tidak mungkin" atau bahkan "ilegal". Buat mereka mendokumentasikannya . Minta mereka untuk memberi Anda formulir yang menyatakan bahwa Anda meminta mereka untuk menerima kartu 1234, menurut dokumen XYZ, tetapi mereka tidak dapat melakukannya karena <alasan mereka>, tidak ada pilihan lain selain menggunakan kartu kredit pribadi Anda dan mereka menerima bahwa jika itu merupakan kesalahan pada bagian mereka, mereka akan bertanggung jawab atas biaya tambahan yang disebabkan oleh hal itu. Apakah itu ditandatangani oleh karyawan, dan idealnya juga dengan stempel hotel.

Lebih disukai, siapkan teks di muka dan tinjau dengan departemen hukum Anda, dan siapkan dokumen tersebut dengan legalese yang relevan dan ruang di mana mereka dapat mengisi deskripsi masalah.

Jika benar-benar mustahil untuk melakukan sebaliknya, seharusnya tidak ada masalah untuk mengakui hal itu secara tertulis, bukan?

Nah, Anda mungkin akan mengetahui bahwa sebelum melakukannya mereka akan berusaha ekstra keras untuk melakukannya. Atau tiba-tiba, sebenarnya ada alternatif lain.

Jika mereka menolak, berargumen bahwa Anda perlu menjustifikasi penyimpangan tersebut (lagipula, mengapa perusahaan Anda akan mengganti biaya Anda jika mereka sudah menangani semuanya?). Jika ya, berikan kartu pribadi Anda dan lanjutkan. Kemudian di kantor, akuntan Anda dapat meninjau masalah yang disebutkan dan memutuskan tindakan terbaik. Ada kemungkinan bahwa beberapa bagian dari perjanjian dengan hotel tidak jelas, dan mereka perlu menambahkan klausul tambahan pada pemesanan berikutnya. Mungkin saja hotel salah, dalam hal ini Anda memiliki dokumen di mana mereka setuju untuk menerima kartu dan yang lain di mana mereka menolak untuk melakukannya, yang tampaknya merupakan kasus yang cukup jelas untuk meminta mereka mengembalikan pajak perusahaan Anda, biaya pekerjaan akuntan Anda yang memproses penggantian Anda, konsekuensi jika kartu Anda dikompromikan karena pelanggaran... Atau mereka mungkin lebih suka untuk tidak mengambil tindakan tentang itu (belum), cukup mengeluh kepada penghubung hotel yang setuju untuk menerima kartu (yang seharusnya membuat hotel sadar akan masalah tersebut, misalnya. Hal itu dapat membuat mereka mengajar pegawai mereka tentang prosedur yang tepat untuk kasus-kasus ini), atau bahkan tidak melakukan apa pun. Bagaimanapun, Anda memaksa hotel untuk menyatakan kontradiksi mereka, dan harus menjadi titik awal.

Dalam pengalaman saya, hotel akan mengambil kartu kredit pada saat check-in dan menahannya tetapi tidak akan menyelesaikan biaya sampai mendekati akhir masa inap. Jadi Anda bisa memberi mereka kartu pribadi dan begitu Anda berada di dalam kamar, hubungi kantor bisnis dan minta mereka mengatasinya dengan hotel sebelum Anda check out.

Saya telah melakukan apa yang ingin Anda lakukan selama beberapa tahun. Majikan saya menggunakan Concur, agen perjalanan utama. Ketika saya memesan hotel melalui Concur, mereka memberi hotel nomor kartu kredit virtual. (Mereka tidak pernah mempercayai saya dengan nomor itu!) Ketika saya check in, biasanya hanya berfungsi. Saya dapat menelepon hotel sebelum bepergian untuk memeriksa apakah semuanya sudah diatur.

Pengecualian akan menjadi hotel yang sangat kecil dan tarif acara khusus, seperti konferensi, yang harus dipesan di situs konferensi. Bagi mereka, saya menggunakan CC saya.